辦公室檔案管理創(chuàng)新途徑及實(shí)踐意義解讀

劉濱

[關(guān)鍵詞]辦公室；檔案管理；創(chuàng)新；實(shí)踐意義

在事業(yè)單位辦公室工作中，檔案管理工作是一項(xiàng)較為重要的服務(wù)性和政治性工作，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位辦公室各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供相應(yīng)的支持。在新社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理工作也受到信息技術(shù)的影響迎來(lái)了創(chuàng)新發(fā)展的契機(jī)，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法逐漸無(wú)法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案資源的要求，因此事業(yè)單位辦公室檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)新檔案管理工作的重視，重視對(duì)創(chuàng)新措施的探索，進(jìn)而以科學(xué)的方法為辦公室檔案管理工作提供相應(yīng)的指導(dǎo)，促使辦公室檔案管理工作得以順利推進(jìn)。

1 對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的實(shí)踐意義

新時(shí)期隨著信息技術(shù)的應(yīng)用以及事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案資源和檔案管理提出的新要求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展進(jìn)步的必然選擇，具體來(lái)說(shuō)，對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，其實(shí)踐意義主要體現(xiàn)在以下方面。其一，檔案管理創(chuàng)新工作開(kāi)展能夠滿足社會(huì)發(fā)展需求。一個(gè)民族的進(jìn)步和國(guó)家的發(fā)展都離不開(kāi)創(chuàng)新的支持，只有借助創(chuàng)新的力量，社會(huì)才能夠獲得不斷進(jìn)步的動(dòng)力源泉，可見(jiàn)，創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的必然要求。而檔案管理工作作為辦公室重要工作，在國(guó)家建設(shè)方面也發(fā)揮著重要的作用，因此對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新能夠滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)創(chuàng)新的要求，也能為事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供相應(yīng)的支持。其二，檔案管理創(chuàng)新能夠?yàn)闄n案部門的發(fā)展提供不竭動(dòng)力。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，檔案管理工作的工作環(huán)境和工作條件得到了極大的改善。但是不可否認(rèn)的是，辦公室檔案管理工作仍然存在一定的問(wèn)題，如檔案服務(wù)滯后性和單一性問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。而借助檔案管理創(chuàng)新能夠?qū)@些問(wèn)題進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)和完善，為檔案部門的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供不竭的動(dòng)力。其三，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新能夠?yàn)闄n案管理的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供相應(yīng)的保障。新時(shí)期，基于信息技術(shù)的應(yīng)用以及先進(jìn)管理理念的指導(dǎo)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新，能夠促使辦公室檔案工作的社會(huì)功能得到完善，為辦公室檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好的條件，促使辦公室檔案管理工作的社會(huì)服務(wù)功能得到進(jìn)一步提升。

2 對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的具體途徑

2.1 利用信息技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)手段，提升檔案資源有效利用率

從對(duì)辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前社會(huì)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)工作質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響，已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期對(duì)檔案管理工作提出的新要求。所以基于這一社會(huì)背景，辦公室檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，借助信息技術(shù)手段對(duì)管理服務(wù)工作進(jìn)行合理創(chuàng)新，逐步實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理信息化建設(shè)，為檔案資源的使用者提供信息檢索、閱覽等服務(wù)，促使檔案管理服務(wù)水平得到顯著地提升，為檔案資源的有效利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這樣，在信息技術(shù)手段的支持下，辦公室檔案管理工作就能夠取得新的發(fā)展成效，為辦公室各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供相應(yīng)的支持。

2.2 加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)，以資源共享強(qiáng)化檔案管理服務(wù)能力

受到當(dāng)今社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)迅速發(fā)展和普及應(yīng)用的影響，社會(huì)對(duì)信息的需求逐漸增加，事業(yè)單位在使用檔案資源的過(guò)程中單方面獲取相關(guān)檔案信息已經(jīng)無(wú)法滿足事業(yè)單位對(duì)檔案資源的需求。因此辦公室檔案管理人員應(yīng)該結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案資料的來(lái)源加以豐富，實(shí)現(xiàn)來(lái)源的多元化發(fā)展，進(jìn)而借助來(lái)源管理實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全方位管理，滿足不同層次客戶的需求，促使辦公室檔案管理部門的檔案管理服務(wù)能力得到進(jìn)一步的強(qiáng)化。同時(shí)，在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)方面，也可以嘗試建立辦公室聯(lián)合目錄的方式實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享管理，為檔案資源的有序管理和優(yōu)化利用創(chuàng)造條件，促使辦公室檔案管理工作獲得更好的發(fā)展。

2.3 對(duì)保密制度進(jìn)行創(chuàng)新，完善檔案保密工作

受到信息技術(shù)的影響，在開(kāi)展辦公室檔案管理工作的過(guò)程中要想提升管理質(zhì)量，還應(yīng)該結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用以及信息檔案的保密管理需求，對(duì)辦公室檔案管理工作中的保密工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，為辦公室檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。辦公室檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理不僅面臨著傳統(tǒng)管理安全問(wèn)題的威脅，也受到信息病毒、木馬等安全因素的影響，因此基于信息技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案保密管理的重視，積極采取一系列管理措施保證檔案資料的安全，如設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、定期開(kāi)展病毒查殺、將文件改為只讀文件保證文件原始性等。唯有如此，才能夠有效降低風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)辦公室檔案管理安全，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造條件。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新對(duì)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展、檔案服務(wù)水平的提升都產(chǎn)生著一定的積極影響，所以新時(shí)期檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理工作的重視，借助合理的管理提升檔案管理水平，為檔案管理職能的發(fā)揮創(chuàng)造良好的條件，進(jìn)而借助檔案管理的優(yōu)化促使辦公室檔案管理服務(wù)工作取得顯著發(fā)展成效，為辦公室相關(guān)工作的開(kāi)展提供良好的支持。

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作者單位：

無(wú)棣縣委辦公室