現(xiàn)代化檔案管理研究

楊俊瑋+高曉慧

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都廣泛的運(yùn)用了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這些技術(shù)目前已改變了人們生活和工作的方式，在檔案管理中，現(xiàn)代化建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢(shì)，也必將依賴(lài)于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但檔案管理現(xiàn)代建設(shè)目前還存在一定的問(wèn)題，阻礙了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。本文就主要分析了這些問(wèn)題，并提出了幾點(diǎn)建議，以為相關(guān)人士提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化；現(xiàn)代化；檔案管理；問(wèn)題

1 目前檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

1.1 專(zhuān)業(yè)管理人才匱乏

從檔案管理人才的分級(jí)來(lái)看，有三個(gè)層次，分別是檔案管理高級(jí)專(zhuān)業(yè)人才、專(zhuān)業(yè)管理人才和輔助管理人才，滿(mǎn)足檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)所需要的人才應(yīng)該是專(zhuān)業(yè)檔案管理人才和高級(jí)專(zhuān)業(yè)管理人才，這部分人才在無(wú)論是在政治素質(zhì)、文化素養(yǎng)還是現(xiàn)代化管理手段和管理業(yè)務(wù)方面都有很高的水平，加上檔案現(xiàn)代化建設(shè)必將依賴(lài)更高新的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這對(duì)管理人才的要求進(jìn)一步提高，但是目前的管理人才隊(duì)伍大多數(shù)都是學(xué)歷偏低，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培養(yǎng)和崗位培訓(xùn)的人員，整體管理人才隊(duì)伍綜合素質(zhì)不強(qiáng)，從而導(dǎo)致了高新技術(shù)無(wú)法快速的在檔案管理活動(dòng)中運(yùn)用，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)速度較慢。

1.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)一直是指導(dǎo)檔案管理工作開(kāi)展的前提和基礎(chǔ)，是規(guī)范檔案管理行為的準(zhǔn)則，雖然我國(guó)在上世紀(jì)80年代針對(duì)檔案管理工作制定出了一系列的標(biāo)準(zhǔn)，使我國(guó)的檔案管理工作逐步走向合規(guī)化、規(guī)范化，但是我國(guó)的檔案管理工作復(fù)雜程度較高，加上歷史遺留問(wèn)題出現(xiàn)了很多分散管理的情況，各單位針對(duì)檔案管理的手段不一，方法不一，所選擇的軟硬件也有很大的不同，導(dǎo)致了整個(gè)檔案管理水平參差不齊，甚至有的單位的檔案管理并沒(méi)有依照管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，整體導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化發(fā)展的需求。

1.3 投入力度欠缺

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理也必將跟隨時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步，在改進(jìn)過(guò)程中必將需要企業(yè)進(jìn)行經(jīng)費(fèi)投入，但是目前很多企業(yè)沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，思想上的認(rèn)識(shí)不足導(dǎo)致行為上對(duì)檔案管理投資力度不足，無(wú)法購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，特別是一些基層單位，普遍存在著檔案管理理念落后、管理設(shè)備陳舊、管理基礎(chǔ)薄弱，可見(jiàn)投入不足是制約檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的主要因素。

2 現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)的措施

2.1 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

人才一直是各行各業(yè)強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)，僅有高素質(zhì)的綜合性人才才能滿(mǎn)足企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，才能保證企業(yè)能夠有源源不斷的動(dòng)力向前發(fā)展，檔案管理也不例外，要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，必將擁有一支高素質(zhì)的檔案管理人員，這樣才能切實(shí)的滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理的需求，因此需要企業(yè)針對(duì)檔案管理的特點(diǎn)以及企業(yè)發(fā)展的情況來(lái)制定出科學(xué)合理的人才培養(yǎng)計(jì)劃，培養(yǎng)的內(nèi)容包括檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和理論、現(xiàn)代化信息技術(shù)操作知識(shí)、人員的職業(yè)道德培養(yǎng)等，完善檔案管理人才知識(shí)結(jié)構(gòu)，通過(guò)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)建立起一種綜合素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍，以加快現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)的腳步。

2.2 加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在現(xiàn)代化檔案管理中，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，它是整個(gè)檔案管理工作開(kāi)展的前提和基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理需要依賴(lài)現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展，所以信息的共享以及網(wǎng)絡(luò)信息的傳遞是當(dāng)前現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中的重要內(nèi)容，需要制定出統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，如檔案信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、檔案信息的傳遞、檔案信息的共享標(biāo)準(zhǔn)等，只有建立起一個(gè)完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系才能實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)檔案管理工作有條不紊的開(kāi)展，才能有利于現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)和發(fā)展。

2.3 加大檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)投入

為了加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，加大投入力度是必然的措施，只有加大投入力度才能切實(shí)的滿(mǎn)足現(xiàn)代化市場(chǎng)的需求，才能促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)發(fā)展，在加大投入力度之前需要加強(qiáng)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，也只有企業(yè)的管理人員充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的作用才能讓他們重視檔案管理工作。投入上主要集中于檔案管理軟硬件設(shè)備的升級(jí)，淘汰落后的管理設(shè)備和軟件系統(tǒng)，購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，在軟件方面企業(yè)可以根據(jù)自身的特點(diǎn)自主研發(fā)符合國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)，也可以外包給軟件企業(yè)，不斷的提高檔案管理軟硬件水平，不斷提高檔案管理的質(zhì)量和水平，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展。

3 建議

作者認(rèn)為檔案管理作為一個(gè)尤為重要的社會(huì)活動(dòng)，其應(yīng)該在全社會(huì)受到重視，不僅僅局限在檔案管理部門(mén)或單位，這樣無(wú)法全面的發(fā)揮出檔案的作用，因此作者在此建議在出臺(tái)相關(guān)政策法規(guī)的同時(shí)進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕逃麄鞴ぷ?，從目前的社?huì)狀況來(lái)看，這方面的知識(shí)宣傳工作極少，目前很少人能夠全面的知曉檔案的作用，因此檔案管理工作在社會(huì)中并沒(méi)有收到足夠的重視，并且檔案管理工作需要積極的和人員進(jìn)行交流和溝通，加強(qiáng)人員檔案知識(shí)教育能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，有利于檔案發(fā)揮其作用。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有重要的作用，由于當(dāng)前很多企業(yè)的管理人員不重視檔案管理工作，在投入上和人才培養(yǎng)上的力度都較小，使得我國(guó)整體的檔案管理水平不高，對(duì)此本文就主要分析了現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)中面臨的主要問(wèn)題，并提出幾點(diǎn)措施，以期望能夠有利于現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展。

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