計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

路慧澤

摘要： 近年來(lái)，國(guó)家教育政策和人事管理系統(tǒng)是不斷變化的，而我國(guó)高校普遍采用的人事檔案管理模式明顯落后，不利于學(xué)校工作的開(kāi)展。檔案的收集，整理，編目，分類(lèi)等主要依靠手工操作，紙張文件中綁定了一些，整理?yè)p壞嚴(yán)重，影響了文件的安全性和完整性。同時(shí)，缺乏人事檔案管理辦公自動(dòng)化技術(shù)和文件管理軟件，電子記錄的管理經(jīng)驗(yàn)缺乏技術(shù)無(wú)法跟上實(shí)際的工作需要。因此，如何將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理中是高校應(yīng)該解決的當(dāng)務(wù)之急，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用可以大幅提高檔案管理的效率降低管理成本，是高校檔案管理的發(fā)展方向。

Abstract： In recent years， the national education policy and personnel management system is changing， and China's colleges and universities commonly used personnel file management mode is obviously backward， is not conducive to the development of school work. File collection， sorting， cataloging， classification and so on， mainly rely on manual operation， the paper documents are bound to a number of serious damage， affecting the security and integrity of the document. At the same time， the lack of personnel records management office automation technology and document management software， electronic records management experience in the lack of technology can not keep up with the actual work needs. Therefore， how to use the computer information technology in university archives management is a pressing matter of the moment colleges and universities should solve. The application of network information technology can greatly improve the efficiency of file management to reduce management costs， and is the direction of development of university archives management.

關(guān)鍵詞： 檔案管理；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；信息化建設(shè)

Key words： file management；computer network；information construction

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2017）14-0196-02

0 引言

高校檔案管理主要指的是在高校的教育活動(dòng)中產(chǎn)生的各種信息數(shù)據(jù)、文檔資料等進(jìn)行整理、編輯、保存等工作進(jìn)而為高校師生提供信息檢索的一種資源再利用的服務(wù)。然而隨著以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，加快了高校檔案管理方式的轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)的高校檔案管理手段已經(jīng)不能滿(mǎn)足信息化時(shí)代高校的需求，必須對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行信息化的改造升級(jí)。無(wú)論是從理論方式還是技術(shù)手段對(duì)高校檔案管理進(jìn)行信息化改造都會(huì)極大地影響高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。因此要認(rèn)真分析高校檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，充分利用現(xiàn)代化的管理理念、方式以及技術(shù)對(duì)高校檔案管理進(jìn)行科學(xué)的信息化改造，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)信息化，數(shù)據(jù)化，智能化、共享化，以便提升高校檔案管理效率，降低管理成本，適應(yīng)高?，F(xiàn)代化的發(fā)展速度。因此高校檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行信息化的改造對(duì)高校檔案管理工作有著極其重要的意義。

1 高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前我們處在一個(gè)被信息技術(shù)包圍的大數(shù)據(jù)時(shí)代，因此高校的檔案管理無(wú)論是管理理論，管理環(huán)節(jié)還是管理技術(shù)都在發(fā)生著劇烈的變革。未來(lái)高校檔案管理工作的發(fā)展方向是依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)朝著建設(shè)大檔案，應(yīng)用大技術(shù)，實(shí)現(xiàn)大服務(wù)的方向飛速發(fā)展。高校檔案記錄著高校不同時(shí)期的各種信息，數(shù)據(jù)，圖像等歷史文獻(xiàn)，是高校發(fā)展的歷史縮影，具有非常高的價(jià)值。高校的檔案館是專(zhuān)門(mén)提供這些信息的保存管理并提供檢索的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。然而隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的普及，當(dāng)前高校檔案館的管理模式明顯地落后于時(shí)代潮流，不能提供更加便捷、大量、及時(shí)的信息查詢(xún)服務(wù)，非常不利于高校一些工作的開(kāi)展。高校檔案管理問(wèn)題主要表現(xiàn)再如下這些方面：

1.1 重管理輕宣傳 近年來(lái)，高校檔案的價(jià)值越來(lái)越多地得到各高校領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)的重視和認(rèn)可，因此高校檔案管理的各種制度得到很大程度上的完善，基礎(chǔ)設(shè)施方面也取得了非常大的成就。然而，檔案宣傳工作依然被忽視，宣傳力度不夠，進(jìn)而影響了檔案管理工作在高校的重要程度。

1.2 管理設(shè)施落后，操作復(fù)雜 高校檔案的收集，整理，編目，分類(lèi)等主要依靠手工操作。紙張文件中綁定了一些，整理?yè)p壞嚴(yán)重，影響了文件的安全性和完整性。同時(shí)，缺乏檔案管理辦公自動(dòng)化技術(shù)和文件管理軟件，電子記錄的管理經(jīng)驗(yàn)缺乏技術(shù)無(wú)法跟上實(shí)際的工作需要。

1.3 個(gè)人資料的意識(shí)，歸檔處理困難 許多人不關(guān)心檔案的問(wèn)題，一些重要的檔案重大遺漏，或無(wú)法找到原來(lái)的文件，甚至在需要的時(shí)候，急于補(bǔ)充新的文件，所以普遍缺乏內(nèi)容創(chuàng)建的數(shù)據(jù)，缺乏系統(tǒng)性，不利于基本驗(yàn)證的真實(shí)性和可靠性，也容易受到質(zhì)疑。

1.4 缺乏專(zhuān)業(yè)人才 當(dāng)前的信息技術(shù)時(shí)代還缺乏強(qiáng)大的技術(shù)支撐，究其原因是因?yàn)槿狈?zhuān)業(yè)人才，即缺乏計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和檔案管理能力兼具的復(fù)合型人才。

2 制定高校檔案管理信息化的總體規(guī)劃

結(jié)合高校的發(fā)展戰(zhàn)略，檔案管理信息化應(yīng)制定總體規(guī)劃。制定高校檔案管理信息化總體規(guī)劃的目的是推動(dòng)檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展，在具體的制定過(guò)程中應(yīng)先分析高校自身的特點(diǎn)和發(fā)展目標(biāo)，然后以此為基礎(chǔ)進(jìn)行深入調(diào)查論證，最后制定科學(xué)合理的檔案管理信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃。此外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對(duì)高校信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來(lái)發(fā)展留下擴(kuò)展空間。

3 高校檔案管理信息化的內(nèi)容

3.1 完善就業(yè)檔案管理體系 責(zé)任制的建立。就業(yè)檔案管理不應(yīng)該是多部門(mén)合作的產(chǎn)物，應(yīng)建立一把手責(zé)任制，由院長(zhǎng)書(shū)記牽頭，將責(zé)任落實(shí)到各個(gè)具體的業(yè)務(wù)部門(mén)，形成有效的管理制度。

3.2 完善高校檔案管理信息化硬件建設(shè) 配套的硬件基礎(chǔ)是信息化建設(shè)必不可少的條件，因此必須采取措施完善高校檔案管理信息化硬件建設(shè)，只有這樣，檔案信息化的管理才能向縱深方向繼續(xù)發(fā)展。

3.3 應(yīng)用新的信息技術(shù)處理高校檔案信息 隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，新的移動(dòng)技術(shù)應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，高校檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，在其管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如此不僅管理成本會(huì)大大降低，還能夠大大提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

3.4 配備相應(yīng)的信息化開(kāi)發(fā)、應(yīng)用人員，提升就業(yè)信息化水平 高校檔案信息化管理，除了硬件需要完善，也應(yīng)配備相應(yīng)的技術(shù)人員。延伸性是檢驗(yàn)信息系統(tǒng)是否完善的一個(gè)重要指標(biāo)，每個(gè)信息系統(tǒng)都不可能十全十美，多多少少都會(huì)存在漏洞，此時(shí)就需要配備相應(yīng)的信息化開(kāi)發(fā)、應(yīng)用人員，隨時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，及時(shí)消除系統(tǒng)的潛在風(fēng)險(xiǎn)，提升信息化管理水平。

4 應(yīng)用案例

4.1 現(xiàn)狀分析 山東建筑大學(xué)檔案館，隨著檔案査詢(xún)量的增大，檔案利用率增高，檔案館的工作人員并沒(méi)有增加，使得每個(gè)工作人員需要承擔(dān)大量的工作，工作強(qiáng)度越來(lái)越高，如此依然采取傳統(tǒng)的手工模式管理檔案信息，極易出現(xiàn)以下問(wèn)題：檔案信息無(wú)法共享、信息易丟失、檔案易破損、檔案査詢(xún)困難等，這些問(wèn)題已不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作的發(fā)展需要，在一定程度上限制了檔案的管理和利用。因此應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)來(lái)管理檔案，降低檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提高檔案管理工作效率和效能已迫在眉睫。

4.2 檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)框架 該系統(tǒng)包括檔案管理和系統(tǒng)管理兩大模塊，每個(gè)模塊又包括若干子模塊，模塊之間有機(jī)地結(jié)合。該檔案管理系統(tǒng)是在充分調(diào)研不同類(lèi)高校檔案管理的需求的基礎(chǔ)上進(jìn)行設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的，采用了目前流行的J2EE技術(shù)，系統(tǒng)框架使用三層架構(gòu)：用戶(hù)層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)訪問(wèn)層。山東建筑大學(xué)檔案管理系統(tǒng)的三層架構(gòu)如圖1所示。

根據(jù)高校檔案系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)分析得出系統(tǒng)的模塊功能圖，如圖2所示。

4.3 應(yīng)用效果分析 山東建筑大學(xué)檔案館通過(guò)應(yīng)用大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)極大地提高了工作效率，只需手機(jī)安裝APP通過(guò)授權(quán)后便可隨時(shí)查詢(xún)檔案信息，或者電腦上登錄檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)站輸入授權(quán)的賬號(hào)密碼便可查詢(xún)，相比以往去檔案館內(nèi)現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)省去了很多時(shí)間，提高了效率。檔案館因?yàn)椴渴饳n案管理系統(tǒng)提高了工作效率，沒(méi)有出現(xiàn)排隊(duì)查詢(xún)的情況，查詢(xún)檔案的人員也大幅降低，節(jié)約了人力成本，檔案管理員由原來(lái)的15人減少到3人，并增加了一名信息維護(hù)人員，管理費(fèi)由原來(lái)的5萬(wàn)元每月左右降低到現(xiàn)在的2萬(wàn)元左右。山東建筑大學(xué)檔案館通過(guò)信息系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了提高服務(wù)質(zhì)量與效率的同時(shí)降低了管理費(fèi)用，取得了非常好的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益，值得大力推廣。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，高校的檔案管理是一項(xiàng)由大量的對(duì)各類(lèi)數(shù)據(jù)整理保存的繁瑣工作，在高校的檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將是時(shí)代發(fā)展的需求，更是科學(xué)和技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果。高校的檔案管理要從管理的觀念上不斷創(chuàng)新，采取有效措施，要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，提高管理者的素質(zhì)，信息資源才能被越來(lái)越多地廣泛分享和應(yīng)用。因此，要更加積極地探索高校檔案現(xiàn)代化的管理模式，以加強(qiáng)信息化建設(shè)來(lái)解決高校檔案管理工作中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，推進(jìn)高校檔案管理信息化的發(fā)展，為高校進(jìn)一步發(fā)展提供良好的服務(wù)。

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