淺析水利電子檔案管理

蔡玲玲

[摘要]隨著國家水利信息化建設的飛速發(fā)展·作為水利基層單位的電子檔案管理工作日益突顯出來。水利單位基層檔案管理工作現(xiàn)已從手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂嬎銠C為主要工具的電子檔案管理，已成為檔案部門轉(zhuǎn)變管理模式。目前，水利電子檔案管理這種新型的管理模式具有數(shù)據(jù)共享度高，查找方便、快捷等優(yōu)點，極大地提高了檔案管理者的工作效率。

[關鍵詞]水利電子信息檔案管理

中圖分類號：TV-9文獻標識碼：A文章編號：1671—7597(2009)1020205—01

人類進入二十一世紀以來。電子信息技術取得突飛猛進的飛速發(fā)展，日新月異，隨著辦公自動化的日趨完善，許多日常工作可以直接在計算機上辦結(jié)，現(xiàn)在文件從產(chǎn)生到處理幾乎可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的電子文件。我國也緊跟時代潮流，電子信息技術在各領域得到廣泛應用，如國家重大的水利工程三峽工程、南水北調(diào)工程在這些偉大工程中產(chǎn)生大量信息、檔案，如水工、水文及水利資料普通的書面信息，已不能適應時代潮流，必須緊密結(jié)合電子信息技術。但電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段，管理階段，處置階段。電子文件處置階段應由檔案部門統(tǒng)一管理，電子文件需要全新的管理形式，辦公自動化，無紙化日益普及，傳統(tǒng)檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應社會發(fā)展的需要?，F(xiàn)就將水利電子信息在水利檔案中的特點及應用介紹如下：

一、水利電子文件檔案管理的特點

所謂水利電子文件檔案管理是指人們在社會活動中形成的，以計算機、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，它主要包括電子文書、電子報表、電子圖紙等等，電子文件檔案管理有以下幾個特點：

1、水利電子檔案管理不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代的辦公設備才能閱讀利用。

水利電子文件只有符合一定的條件，檔案管理人員就可以直接在電腦中通過輸出檔案號的方式，直接查找到電子檔案的詳細信息，在電及中直接閱讀。

2、水利電子檔案管理可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速處理。

電子文件檔案可在某一水利工程加固改造結(jié)束后，隨時直接在計算機上歸檔或在某一周期內(nèi)定時統(tǒng)一歸檔，并加注檔案管理信息，設定分類號，檔號即工程代號，一級類目，二級類目等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫，以便其他人員查閱，則可通過在規(guī)定范圍內(nèi)在計算機上直接查閱。

3、水利電子檔案管理是可以共享的，也不再受時間和距離的影響。

因為水利電子文件的特殊性，可以達到文件的一級管理，給出相關的文件名，只有在建立網(wǎng)上鄰居的電腦上都可以找到相應的文件和相關的上下級行文及附件。從而大大減輕了檔案工作人員的勞動力強度。

4、水利電子檔案管理對文件保存的面積、場地要求不高，但對環(huán)境的溫度、濕度、防磁性要求等較高。

在硬件管理上，電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，溫度應保持在17℃～20℃之間，相對濕度應在35℃～40℃之間，同時要注意防塵、防火工作，這樣才能保證檔案的電子住處數(shù)據(jù)保存過程中的安全與穩(wěn)定。

二、水利電子檔案管理在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來看，水利電子檔案在歸檔管理等方面還存在一些問題：

1、由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件可變性的特點，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這需要切實做好以下兩個方面：一方面要建立多套各份，一式兩份或一式三份，并分開保管。以免電子檔案載體意外損外。另一方面對電子檔案載體壽命短的特點，最好是每隔三年進行一次保護性復制。

2、電子文件檔案管理與紙質(zhì)的檔案管理比較，電子文件檔案管理缺乏直觀性，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用。如果沒有先進的辦公設備電腦在身邊，就不可能查閱到有關文件。

3、電子文件檔案管理專業(yè)人才缺乏，電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，水利信息檔案工作人員中，仍然缺乏專業(yè)技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其發(fā)揮作用。

三、提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策

把子電文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好，并得到長期保存，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應注意到以下幾點：

(一)加強對電子文件檔案管理知識的培訓，提高檔案管理者的業(yè)務素質(zhì)

隨著辦公自動化的廣泛應用，電子文件大量的出現(xiàn)在人們的面前，實行檔案管理的信息化，必須有高技術人才來管理。檔案人員只懂紙質(zhì)的話，檔案管理者的步伐是遠遠不夠的。從目前來看，高技術人才大量缺乏，其中檔案、信息處理復合型的人才更是奇缺，大部分檔案管理人員現(xiàn)代化技術水平偏低，這就要求檔案管理部門應組織業(yè)務培訓，分期分批組織檔案管理人員到外地學習有關單位電子文件檔案管理的經(jīng)驗，這樣才能提高檔案管理者的業(yè)務素質(zhì)，以適應信息技術發(fā)展的需要。

(二)加大對電子文件軟件、硬件設施管理與完善

實現(xiàn)水利電子檔案管理的信息化，就必須有完善的設備和完整的檔案信息。這就耍在基礎硬伯、軟件開發(fā)、信息收集和利用等方面加大投入。

一是硬件方面加大投入力度，應該從中央到地方，配置統(tǒng)一的硬件設備，比如計算機、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機、掃描儀等設備，只有硬件設施到位了，才能更好的實現(xiàn)檔案住處電子化的管理。

二是軟件方面加大軟件開發(fā)力度，在檔案信息的查閱和使用上，所有具有網(wǎng)上鄰居功能的電腦都可以共享到文件，這樣的查詢上才更加方便。

隨著我處南水北調(diào)改造工作的發(fā)展，在這過程中產(chǎn)生大量的水利、水工、水文資料，這些資料關系重大，數(shù)量煩多，必需很好的規(guī)劃好，制定好這些電子信息，以使其能隨時調(diào)閱和永久保存。

作為一名基層水利檔案管理者，倍感責任重大，任務艱巨，時間緊迫，我們的職責就是要維護檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務，也是電子檔案保管工作的任務，因此要將水利電子檔案保管好，維護好。這是我們每一個檔案管理者應盡的職責。