信息社會視角下辦公室文書檔案管理工作的改革探討

摘 要：在這個信息社會的視角下，信息爆炸超負荷，人們對于信息管理安全問題提出了質(zhì)疑，尤其是在辦公室檔案管理問題上。在傳統(tǒng)辦公室信息的管理工作中，常常把文書檔案管理列入首選名單，但是這種方法無法保證信息的安全性，且在查找修改的過程中十分繁瑣，所以在這個新時代背景下迫切需要新的管理方式。接下來我將給大家詳細探討一下在信息化社會視角下對辦公室檔案管理的改革。

關(guān)鍵詞：信息社會；辦公室；文書檔案管理；改革

隨著時代的進步和信息技術(shù)的發(fā)展，我們國家現(xiàn)在正處于大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)不能滿足人們的需求了，信息化社會迫切要求將檔案管理納入信息化的行列中。因此，為了使信息管理更具安全性，我國對辦公室文書檔案管理提出了改革新要求，以便提高辦公室的工作效率。

1 信息社會的定義及發(fā)展歷程

1.1 信息社會的定義

所謂的信息社會，也可以叫做信息化社會，其實就是科技社會，它是虛擬存在的，但卻有形作用的。它是以信息為中心，以技術(shù)為輔助條件創(chuàng)造出的新社會。從最初作為人類的溝通工具到現(xiàn)在已經(jīng)經(jīng)歷了很漫長的過程，已滲透到了社會各個層次?，F(xiàn)在的信息化社會大致可以分為三部分，一部分是信息的生產(chǎn)，一部分是信息的應用，還有一部分是信息的保障。

信息的生產(chǎn)，字面意思就是信息數(shù)據(jù)的采集整理過程，應用在現(xiàn)代手機和電腦方面；信息的應用，也就是社會通過信息化技術(shù)進行改革的過程；信息的保障，也就是對信息傳遞過程中采用的一種不失真措施。目前在這個信息技術(shù)發(fā)達的時代，它的應用范圍擴展的十分迅速，大到科研，小到教育，無不都與信息技術(shù)緊緊相連。

1.2 信息社會的發(fā)展歷程

信息社會已經(jīng)經(jīng)歷了長達幾十個世紀的發(fā)展，最初人類信息的交流方式是從說話開始的，這是自然選擇的結(jié)果。那時候沒有文字這種東西，人們只能通過聲音來表達自己的想法。到后來，人們簡單的聲音已經(jīng)無法將內(nèi)容表達全面的時候，人們就將想要表達的東西通過刻象來展示出來，再經(jīng)過很長一段時間的演繹過程，就有了最繁瑣的象文字，后經(jīng)縮減形成了現(xiàn)在的簡文字。再到后來，人們借助電磁感應定理發(fā)明了印刷機，將信息通過報刊書籍等媒介傳播出去。后又經(jīng)過漫長的發(fā)明改進過程，人類創(chuàng)造出了計算機，通過對它硬件軟件的加強，使它的技術(shù)變得更加成熟，我們就有了手機等電子通訊工具，這時的人們已經(jīng)可以通過廣播電視來獲取信息了。再到后來，社會中有了互聯(lián)網(wǎng)的概念，從第一臺電子計算機問世后，人類就踏上了互聯(lián)網(wǎng)的道路。

由信息社會的發(fā)展歷程來看，我國信息技術(shù)的發(fā)展分為五個階段。第一階段也就是幾千年前人類溝通的方式――語言；第二階段是文字的創(chuàng)造；第三階段是印刷技術(shù)的產(chǎn)生；第四階段是手機電視等的發(fā)明；第五階段是計算機的普及?，F(xiàn)在信息技術(shù)的發(fā)展對社會發(fā)展的影響力很大，它對社會的重要性也不言而喻，因此在社會各個地方都隨處可見信息技術(shù)的應用。

2 辦公室文書檔案管理工作信息化的重要性

文書檔案可以理解為對文件的整理，文件是記錄信息的物件，由于信息量較大，如果分散管理，那么在查閱或修改的時候就很麻煩，所以就將它們整理在同一個檔案中，統(tǒng)一管理，這樣可以方便使用。檔案管理已經(jīng)廣泛運用在各個信息管理方面了，例如政府對信息的管理也采用的是文書檔案管理的方式，政府是為人民服務的地方，保存著一個縣、一個市或者一個省的資料，信息量繁多且錯綜復雜，因此更需要采用文書檔案管理的方法，將它們根據(jù)使用程度的不同劃分成不同模塊，然后封裝在同一個檔案中，這樣在相關(guān)部門使用的時候可以方便查找，且統(tǒng)一管理時不容易丟失；有些事業(yè)單位也采用了這一類管理方法，小的事業(yè)單位一般會有上千人，大的事業(yè)單位可能就有上萬人，面對這么龐大的人群量信息，如果沒有文書檔案的統(tǒng)一管理，就會導致人員信息量的遺漏，而單位如果沒有工作人員的完整信息，就相當于引狼入室，如果發(fā)生單位信息被盜取的情況，也是屬于單位內(nèi)部管理不到位的原因，所以事業(yè)單位在考慮這一問題時，為了預防這類情況的發(fā)生，大都會選擇這種方式將工作人員信息進行統(tǒng)一管理。

在這個科技發(fā)達的社會背景下，信息化時代已經(jīng)到來了，它的觸角已經(jīng)延伸到社會各個層面了。信息化的應用，在很大程度上促進了社會的發(fā)展，也加快了信息化社會的腳步，其中在辦公室文書檔案管理工作中發(fā)揮的作用最大，它利用其自身的快速、敏捷、安全、高效性，對信息進行加工、封裝、密保處理，加快了檔案管理工作人員對信息的收集處理進程，也加快了相關(guān)人員的查閱速率。此外，辦公室檔案還可以利用信息技術(shù)進行備份處理，防止檔案文件因為時間久遠而內(nèi)容丟失。在使用信息技術(shù)的過程中，查閱人員可以進行在線閱讀、在線交流，這樣方便了查閱人員和管理人員之間的溝通。

3 信息社會視角下辦公室文書檔案管理的改革措施

3.1 建設(shè)信息管理平臺

建設(shè)信息管理平臺的目的是為了保證信息的安全性，在信息化時代，信息管理是尤為關(guān)注的問題，信息管理平臺就是為了處理這一問題而存在的，只有利用平臺對信息進行約束，才保障信息管理工作的正常進行。在信息管理平臺的建設(shè)中應做到以下幾點：1）建造信息處理系統(tǒng)。建設(shè)這一系統(tǒng)的目的是為了對信息進行加工處理的，包括分類、整理、歸納，從而使信息的管理工作有序的進行；2）建造信息存儲系統(tǒng)。這一系統(tǒng)是建立在信息處理系統(tǒng)之上的，它是為了加強信息在系統(tǒng)中的安全性，也為了方便相關(guān)人員對信息的查詢。

3.2 建設(shè)對辦公室檔案管理的檢查系統(tǒng)

建設(shè)這一系統(tǒng)的目的是為了使辦公室檔案管理工作的更好運行，它能夠保證檔案保存的完整性，并且還能檢查出未被處理的檔案，包括未經(jīng)整理就直接儲存的檔案和錄入不完整的檔案。一般情況下，將辦公室檔案管理的檢查系統(tǒng)設(shè)置為兩個環(huán)節(jié)，即普通和重要兩個檢索系統(tǒng)。對于普通檢索系統(tǒng)，它的工作內(nèi)容是對文檔進行時間、名稱的處理，查找人員查找信息時可以根據(jù)時間或者名稱搜索相關(guān)檔案；對于重要檢索系統(tǒng)，它的工作內(nèi)容是對各檔案進行備份和檢查，也可以稱它為保衛(wèi)系統(tǒng)，是為了保護檔案信息的安全性而設(shè)立的系統(tǒng)。

3.3 定期處理過期檔案

社會每天都處于變化中，信息每天也都處于更新中，所以會有很多信息在被利用過一次后就沒有再被利用的價值了，因此要對過期信息做到實時處理，才能保證信息化檔案管理工作的流暢度。拿我們?nèi)耸忠徊康氖謾C來說，它的存儲空間都是有限的，如果長時間不對其空間處理，就會造成系統(tǒng)工作卡頓、反應遲緩。這會嚴重影響檔案管理工作的進度，因此對過期檔案處理就顯得格外重要了。

3.4 建設(shè)監(jiān)督制度

辦公室文書檔案處理是屬于管理工作，既然是管理當然少不了制度的約束，在對辦公室文書檔案管理的過程中設(shè)置監(jiān)督和抽查制度是為了警醒工作人員對工作的重視程度，俗話說，無規(guī)矩不成方圓，只有好的監(jiān)督制度，才能保證管理工作的順利進行。

4 結(jié)束語

在這個新科技發(fā)展的背景下，信息化辦公室文書檔案管理也成為了人們熱議的話題，我國在確保信息安全的基礎(chǔ)上，將檔案管理列入信息化行列，不僅可以有效地促進檔案管理工作的進行，而且也進一步加強了信息的安全性，由此可見，信息化辦公室文書檔案管理這是新時代發(fā)展的必然結(jié)果。

參考文獻

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作者簡介

周曉媚（1989-），女，漢族，廣東省肇慶市人，本科，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。