應對電子檔案，創(chuàng)新檔案管理

陳蕊

摘 要：二十一世紀我國檔案管理工作已經(jīng)得到了一次全方位的改革，即：從傳統(tǒng)的紙質(zhì)式檔案管理轉變成為了符合現(xiàn)代化以及信息化要求的電子式檔案管理。可盡管如此，就我國目前的情況來看，電子檔案管理工作中依舊存在著許許多多的問題。本文將針對我國當前的電子檔案管理工作，對其存在著的幾個問題進行簡單的分析與探究，并對此提出幾個相關的創(chuàng)新策略。

關鍵詞：電子檔案；管理工作；信息化與數(shù)字化

近年來，世界各國信息化發(fā)展進入了快車道，我國的信息化應用也進入大發(fā)展階段。新技術的應用為社會各行各業(yè)帶來極大的便利，但與此同時產(chǎn)生的大量的電子文件，則為檔案管理者帶了很大的困擾，如何應對新的問題與挑戰(zhàn)，需要檔案管理者以更大的智慧和勇氣，積極創(chuàng)新檔案管理。

一、電子檔案產(chǎn)生的背景

自從1946年，世界上第一臺計算機誕生以來，信息技術的發(fā)展可謂日新月異。與此同時，電子文件的飛速發(fā)展與廣泛普及已是大勢所趨。人們普遍認為，紙張的發(fā)明與推廣是人類記錄歷史上的第一次變革，當下，正在發(fā)生的電子文件代替紙質(zhì)文件，則很容易被理解為人類記錄歷史上的第二次變革。而檔案是什么？其本質(zhì)就是原始生活的記錄。盡管記錄的載體發(fā)生了變化，但是本質(zhì)卻是同樣的。

那么，就出現(xiàn)了一個問題，這個問題給他的管理者帶來了極大的困擾，即：發(fā)生了載體轉變的巨量的電子檔案如何有效管理？

二、電子檔案管理的現(xiàn)狀

（一）電子檔案更難鑒定

國家檔案局頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》（以下稱《辦法》）第二條稱：“本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。”那么，問題是，隨著各行各業(yè)信息化技術的應用，例如不同辦公管理軟件的應用，由此產(chǎn)生了不同形式、不同規(guī)格，可謂各式各樣的電子文件。如何在復雜多樣的電子文件中鑒定出什么是可以作為檔案歸檔的電子文件，僅僅依照上述《辦法》顯然是不能的。

竊以為，首先，可以被稱為電子檔案的電子文件與可以被稱為文書檔案的文件是同樣道理的，兩者在本質(zhì)上一致的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，大多是由文件歸檔形成的，即，具有長期保存價值的非現(xiàn)行文件。同理，并非所有的電子文件可以稱作電子檔案，而應當是具備了一定的保存價值和利用價值的電子文件，并且被歸檔。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進化為文書檔案不同的是，電子文件在轉化為電子檔案的過程中，還應當具備兩個特性：一是必須為真實可靠的反應人們生活工作的原始記錄，同時還要具備內(nèi)容不能被輕易修改的特性，這就要求電子文件在轉化為電子檔案的過程中，電子文件的格式應當局限為PDF等不易被修改的格式；還有一個需要注意的是，電子檔案必須具有長期可讀性。因為，隨著新技術的革新，或許經(jīng)過一段時期，會發(fā)生因為人們讀取信息設備的改變，而導致今天我們花費了大量人力物力所保存的電子檔案出現(xiàn)無法順利利用的囧態(tài)?！拔覈?0年代舉辦的一次重大的國際體育比賽的電子文件目前已完全無法讀取，20世紀80年代開展的一次重要的全國普查活動的99%的原始數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失，某市政府大批20世紀80年代生成的電子文件無法讀取。正因為上述原因，電子文件在鑒定為電子檔案的過程中比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更加困難。

（二）電子檔案管理失控

通過了解，現(xiàn)今大部分的檔案館對凡是屬于國家所有的、具有保存價值的實體檔案都進行了歸檔、保存。但對于大量的電子文件產(chǎn)生的電子檔案，卻很少有檔案部門將之列入工作議程。（部分檔案館在嘗試收存一些電子檔案，但沒有一個標準、科學的依據(jù)）另外，各個電子檔案產(chǎn)生單位沒有相應的電子檔案管理制度。

（三）電子文件法律體系欠缺

在許多國家，電子文件的證據(jù)效力已得到法律認可，而且法律強制政府機構和公司有效管理電子文件，以保留業(yè)務活動證據(jù)。我國在2004年通過了《中華人民共和國電子簽名法》，確認了部分電子文件的法律效力，但在一些方面還存在局限性和不適應性。電子文件法律體系亟待進一步完善。

三、電子檔案管理創(chuàng)新

（一）管理理念創(chuàng)新

面對新生的事物，人們往往會有抵觸或戒備的心理。電子文件的出現(xiàn)，甚至于趨向替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，這一形勢必將成為歷史的必然。面對這一必然趨勢，電子文件的締造者，即電子文件生成者與電子文件成為電子檔案的管理者應當改變傳統(tǒng)觀念，正確地認識這一變化，以迎難而上的積極姿態(tài)迎接新生事物挑戰(zhàn)。

（二）領導組織創(chuàng)新

信息化發(fā)展到今天，在電子文件逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的過渡期這一關鍵歷史階段，需要充分發(fā)揮領導者的組織創(chuàng)新管理能力，縱觀歷史，優(yōu)秀的人才在歷史的某個階段產(chǎn)生的歷史的推動力往往是難以估量的。這就要求各級檔案領導干部要樂于學習計算機等信息化技術，只有領導干部了解了信息化技術，才能更好的領導檔案隊伍，更好地開展信息化建設，為形成高質(zhì)量的電子檔案和方便高效的保存、利用電子檔案奠定基礎。

（三）管理機制創(chuàng)新

檔案的管理是一項長期性、系統(tǒng)性的工作，電子檔案的管理更是一項需要著眼當前、放眼未來的偉大工作。這項工作的有效開展不僅僅需要今天的領導干部具備開拓創(chuàng)新的思路和巨大的智慧與勇氣，更需要一項完整的機制來保障電子文件有效歸檔，成為電子檔案。如此才可以避免領導干部換屆導致工作政策的反復。在國家?guī)ь^起草一系列的電子檔案歸檔辦法及制度后，各級各類檔案管理部門也應及時的，結合本行業(yè)、本單位實際，制定行之有效的電子文件材料歸檔制度，為電子檔案的建設事業(yè)持續(xù)地保駕護航。

總之，電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡單，實則還有相當長的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對電子文件及電子檔案的正確認識，國家的各項支持；還需要檔案管理者對信息化技術的知識儲備，需要人們對信息化人才隊伍的建設等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會越來越快速，這就需要檔案管理者以大無畏的姿態(tài)迎接這場革命式的挑戰(zhàn)，從而更好的保護好由電子文件產(chǎn)生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。

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