高校學(xué)生管理信息系統(tǒng)

姜雪++++李應(yīng)子++++付欣+++周田田

摘 要：學(xué)生信息管理是高校學(xué)生管理工作中的重要組成部分，是一項(xiàng)非常細(xì)致、復(fù)雜的工作。本文從學(xué)生信息管理工作的重要性、學(xué)生信息管理的特點(diǎn)、國內(nèi)外研究現(xiàn)狀以及學(xué)生信息管理中存在的問題和解決的策略方面進(jìn)行了分析，希望可以對(duì)以后學(xué)生信息管理系統(tǒng)的發(fā)展起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生管理信息系統(tǒng)

管理信息系統(tǒng)，是一個(gè)主要是以人為主導(dǎo)，然后再使用計(jì)算機(jī)的硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備和其他的辦公設(shè)備，收集、傳輸、加工、儲(chǔ)存、更新和維護(hù)信息，目的是為了提高效益與效率，支持企業(yè)的高層決策、中層控制、基層運(yùn)作的集成化的人機(jī)系統(tǒng)。

一、學(xué)生信息管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

學(xué)生信息管理系統(tǒng)是一般管理信息系統(tǒng)的特例，是管理信息系統(tǒng)在教學(xué)管理領(lǐng)域的應(yīng)用，一般管理信息系統(tǒng)的理論、方法和開發(fā)過程等對(duì)學(xué)生信息管理系統(tǒng)有重要的借鑒作用。但是學(xué)生信息管理系統(tǒng)并不等同于管理信息系統(tǒng)，它具有自己的重要特征。

（一）信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜

教學(xué)領(lǐng)域是知識(shí)、信息密集型領(lǐng)域，教學(xué)及其管理活動(dòng)都是以信息工作為主要內(nèi)容的，學(xué)生信息管理系統(tǒng)本身就是一個(gè)信息系統(tǒng)。教學(xué)及其管理活動(dòng)中產(chǎn)生各種信息，既有學(xué)生管理狀態(tài)信息又有學(xué)生管理控制信息，既有結(jié)果信息又有過程信息等等，信息結(jié)構(gòu)非常復(fù)雜。

（二）信息服務(wù)對(duì)象多層次

學(xué)生信息管理系統(tǒng)的服務(wù)對(duì)象是學(xué)生管理工作者，而實(shí)際學(xué)生管理工作者是多層次的，從校長、學(xué)工處處長到一般管理人員，在具體教學(xué)中，教師既是教育者又是管理者。此外，必要時(shí)還需考慮上級(jí)主管部門的要求等。以上這些都充分體現(xiàn)了學(xué)生信息管理系統(tǒng)服務(wù)對(duì)象的多層次，這與企業(yè)管理信息系統(tǒng)服務(wù)管理層次是有明顯不同的。

（三）工作量大

學(xué)生信息管理的工作量是非常大的，在成績和學(xué)籍管理的過程中需要對(duì)大量表格重復(fù)操作，并要對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。近年來，隨著校園網(wǎng)的日益普及，一方面，學(xué)生希望可以很方便地查到自己的成績信息，這就要求學(xué)生信息管理系統(tǒng)具有網(wǎng)上查詢的功能；另一方面，由于學(xué)生人數(shù)越來越多，教學(xué)組織及管理部門人手有限，希望由任課教師完成學(xué)生成績信息的錄入；第三，隨著學(xué)生數(shù)量的大量增加，數(shù)據(jù)將日益龐大，也令管理的復(fù)雜度隨之提高。

二、國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

（一）國內(nèi)研究現(xiàn)狀

目前我國的教育體制正處在不斷改革，創(chuàng)新的階段。社會(huì)的發(fā)展、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息化的到來，伴隨著高校逐年擴(kuò)招，對(duì)高校不斷提高自身軟硬件質(zhì)量提出了新的要求和挑戰(zhàn)。對(duì)于高校的學(xué)生工作者而言，學(xué)生管理工作面臨著信息處理日趨復(fù)雜和繁重，一線人員壓力日益加劇的問題，而學(xué)生工作作為學(xué)校主要常規(guī)管理工作之一，涉及校、院、師、生的諸多方面，從廣義上講，一個(gè)學(xué)校的運(yùn)作就是以學(xué)生為中心，圍繞著學(xué)生工作展開的。如何加快高校信息化建設(shè)，提高高校學(xué)生工作信息管理的效率就成了一個(gè)迫切的現(xiàn)實(shí)問題擺在學(xué)生工作群體面前。

各高校一方面不斷投資購建各種軟硬件和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)設(shè)施，而且也在繼續(xù)努力研究不同種類的用于教育、研究以及科學(xué)辦公實(shí)施系統(tǒng)，從而成就了較大影響的新時(shí)代科學(xué)技術(shù)信息應(yīng)用體系?？苫谠谢A(chǔ)薄弱、信息產(chǎn)業(yè)化水平不高，投入費(fèi)用不足，研究理論系統(tǒng)不完善等眾多緣由，我國高校教學(xué)及管理系統(tǒng)在多方面與其他國家對(duì)比都存在不同程度上的差距。

雖然各高校都在研究學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)，但現(xiàn)行的大部分學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)仍在功能的綜合性和、全面性、便捷性方面存在有一定的不足，各現(xiàn)有系統(tǒng)資料單獨(dú)建立，共享性差；在以管理者為主體的方式中，信息取舍依賴管理者對(duì)于信息的認(rèn)知與喜好，較不容易掌握用戶真正的需求，也因此無法完全滿足用戶的需求。

因此，學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)的研究熱點(diǎn)在于如何充分依托校園網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息的集中管理、分散操作、信息共享，以學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)為中心結(jié)合校屬各個(gè)院系室所、黨委部門、行政部門、群團(tuán)組織、直屬單位、實(shí)驗(yàn)中心等部門的業(yè)務(wù)，使學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)與高校管理信息系統(tǒng)相結(jié)合。促使傳統(tǒng)的學(xué)生信息管理朝數(shù)字化、無紙化、便捷化、智能化和綜合化的方向發(fā)展。

（二）國外研究現(xiàn)狀

與國內(nèi)不同的是，國外高校起步早于國內(nèi)，所以其服務(wù)水平比國內(nèi)先進(jìn)，技術(shù)也要比國內(nèi)成熟得多，同時(shí)具有較大規(guī)模的穩(wěn)定的技術(shù)隊(duì)伍來提供服務(wù)與技術(shù)支持。此外，對(duì)于系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、使用和維護(hù)，也將其視為一個(gè)完整的項(xiàng)目而進(jìn)行統(tǒng)一的項(xiàng)目管理。

美國的高校學(xué)生事務(wù)管理基本上對(duì)應(yīng)于我國高校的學(xué)生管理工作。美國學(xué)生管理信息系統(tǒng)大多遵循的是美國管理與信息技術(shù)專家詹姆斯·馬丁提出的建立集成化信息系統(tǒng)的方法論——信息工程的基本原理是信息系統(tǒng)以數(shù)據(jù)為中心，而不是事務(wù)處理過程。美國高校的學(xué)生管理系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的安全性和保密性要求非常高，所以在整個(gè)學(xué)生工作的信息處理過程中，處于中心位置的學(xué)生檔案信息成為高校學(xué)生工作信息系統(tǒng)的核心。在這一理念的指導(dǎo)下，高校學(xué)生工作信息系統(tǒng)在注重功能 設(shè)計(jì)的同時(shí)更注重建立有助于理清思路的總體設(shè)計(jì)。

英國高等教育的發(fā)展已呈現(xiàn)出市場(chǎng)化、優(yōu)質(zhì)化、社會(huì)化和國際化的特點(diǎn)，其高校學(xué)生事務(wù)管理也承擔(dān)著增強(qiáng)學(xué)生通 用技能、提高學(xué)生自我發(fā)展與就業(yè)能力、改善學(xué)生福利等更多更重要的職能。所以，英國各高校的學(xué)生管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)開發(fā)過程中崇尚“以人為本”的理念，以學(xué)校為重心，密切聯(lián)系學(xué)術(shù)事務(wù)，充分發(fā)揮全國性學(xué)生事務(wù)管理行業(yè)協(xié)會(huì)的作用。功能方面結(jié)合英國現(xiàn)行教育制度，出現(xiàn)了導(dǎo)師制、一站式學(xué)生服務(wù)中心、學(xué)生資助、畢業(yè)生跟蹤服務(wù)、朋輩輔導(dǎo)、學(xué)業(yè)不良行為申訴及仲裁等特色功能。從總體上看，國外高校學(xué)生管理普遍采用信息化管理，借助于各種適應(yīng)學(xué)校工作需要的信息系統(tǒng)處理學(xué)生事務(wù)管理中的各種數(shù)據(jù)。這些學(xué)生管理系統(tǒng)也是學(xué)校獲取學(xué)生信息的重要手段和服務(wù)學(xué)生的重要方式。同時(shí)，它更是建立危機(jī)預(yù)警制的重要載體機(jī)。

三、學(xué)生管理信息系統(tǒng)中存在的問題

（一）出錯(cuò)率高，效率低下

在高校學(xué)生工作管理中，還有大量的工作采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方法，手工填寫，這種方法可靠性很低，極易造成數(shù)據(jù)的遺失或者錯(cuò)誤，另外由于學(xué)生的檔案等材料數(shù)量繁多，手工處理工作量極大，而且很容易造成失誤，因此不能滿足日常的管理工作需求。

（二）信息管理不夠規(guī)范

由于沒有一個(gè)完善規(guī)范的系統(tǒng)，使得學(xué)生的信息管理缺乏規(guī)范性。各方面的數(shù)據(jù)分散存放，定義的格式可能就不完全相同，這在數(shù)據(jù)處理時(shí)就需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換，從而給學(xué)生管理工作帶來很多的不方便。而且由于數(shù)據(jù)分散管理，在數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)就需要同時(shí)更新各個(gè)部門學(xué)院的數(shù)據(jù)，相當(dāng)繁瑣，增加不必要的麻煩。

（三）技術(shù)方面的不足

有些系統(tǒng)只是針對(duì)某一個(gè)具體的問題而開發(fā)使用的，比如新生錄入系統(tǒng)、日常管理系統(tǒng)等，用不同的系統(tǒng)對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理影響了信息的共享。而且這些系統(tǒng)可能只局限于某個(gè)學(xué)院或者是某個(gè)工作人員使用，各辦公室、院級(jí)部門之間或者是校級(jí)部門之間不能很好的溝通聯(lián)系。

（四）學(xué)生管理信息化缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，形成“信息孤島”

目前我國各級(jí)院校學(xué)生管理部門對(duì)學(xué)生管理信息化缺乏統(tǒng)一的宏觀規(guī)劃，尚沒有制定明確的學(xué)生管理信息化目標(biāo)和相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃。各級(jí)管理機(jī)構(gòu)往往采取“各自為政”的做法，“條塊分割”造成各管理機(jī)構(gòu)的交流障礙，形成“信息孤島”，相互之間缺乏協(xié)調(diào)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)所完成的管理工作單調(diào)、資源不能共享，無法協(xié)同工作等，造成重復(fù)建設(shè)，整體水平低下。比如，大部分院校沒有建立一個(gè)內(nèi)容豐富、功能強(qiáng)大的學(xué)生管理信息系統(tǒng)，將招生工作、教育管理、宿舍管理、社會(huì)資助、素質(zhì)拓展、就業(yè)指導(dǎo)、教學(xué)服務(wù)等教育管理工作流程有機(jī)結(jié)合起來，把各部門之間的信息與知識(shí)存儲(chǔ)起來，實(shí)現(xiàn)資源內(nèi)部共享，確保學(xué)生管理信息系統(tǒng)全面、高效運(yùn)行。

（五）對(duì)學(xué)生管理信息化的范圍和地位認(rèn)識(shí)不足

雖然各級(jí)政府和院校已經(jīng)將高等教育學(xué)生管理信息化放在社會(huì)信息化的重要位置，但人們對(duì)它的認(rèn)識(shí)還存在著不足，比如有人認(rèn)為學(xué)生管理部門上網(wǎng)就是學(xué)生管理信息化，也有人認(rèn)為學(xué)生管理部門的辦公自動(dòng)化或“無紙辦公”就是學(xué)生管理信息化等，其實(shí)這些都只是學(xué)生管理信息化的一方面。

學(xué)生管理信息化的最終目標(biāo)應(yīng)該是建立院校學(xué)生管理部門之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，充分實(shí)現(xiàn)學(xué)生管理信息系統(tǒng)的決策、管理、執(zhí)行、協(xié)調(diào)、反饋等各項(xiàng)功能，把學(xué)生管理部門變成一個(gè)知識(shí)型組織，力爭(zhēng)學(xué)生管理部門能夠在學(xué)生管理信息化條件下做到“在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候，找到最恰當(dāng)?shù)娜?，利用最恰?dāng)?shù)姆椒?，最恰?dāng)?shù)慕鉀Q事情”。

另一方面，人們還沒完全把學(xué)生管理信息化提高到社會(huì)信息化的基礎(chǔ)這一高度來認(rèn)識(shí)。高校是信息化資源、知識(shí)最普及的地方，同時(shí)為社會(huì)培養(yǎng)了大量的信息化的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者，所以高等院校學(xué)生管理的信息化水平直接影響社會(huì)信息化的發(fā)展水平，是社會(huì)信息化的基礎(chǔ)。

四、學(xué)生信息化管理問題的解決策略

多年來，在企業(yè)管理信息化的實(shí)踐中得到的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)告訴我們，如果把組織的信息化更多地理解為僅僅是增加硬件和軟件的投入，認(rèn)識(shí)管理業(yè)務(wù)部門只要簡單地能夠使用這些軟件和硬件，并得到相關(guān)信息開發(fā)部門的配合就能達(dá)到目的，那么，基于這種錯(cuò)誤思想觀念的各種管理實(shí)踐活動(dòng)的效果不言而喻就會(huì)大打折扣。

實(shí)際上，任何社會(huì)組織信息化面臨的根本問題不只是信息技術(shù)的問題，更是管理思想觀念的問題。因此，我們首先必須在轉(zhuǎn)變組織管理理念、重組組織結(jié)構(gòu)等根本性的問題上狠下功夫。由于流程再造的核心在于變“職能型”管理模式為“流程型”管理模式，是一項(xiàng)超越職能界的全面改造工程，如果管理部門內(nèi)部與相互之間的分工不進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，業(yè)務(wù)職責(zé)界定不清，如果管理人員的觀念不發(fā)生變化，仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)方式下工作流程隨意性大，那么，即使應(yīng)用了信息化管理，也很可能根本無法發(fā)揮信息管理系統(tǒng)的長處。

其次，重新梳理和規(guī)范業(yè)務(wù)管理流程，信息化離不開業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，這種優(yōu)化也不只是把社會(huì)組織原來的做法搬到計(jì)算機(jī)上就可以實(shí)現(xiàn)。

第三，高度重視抓好信息化的基礎(chǔ)工作，抓好信息人經(jīng)基礎(chǔ)工作必須要求數(shù)據(jù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，數(shù)據(jù)入口準(zhǔn)確及時(shí)，同時(shí)要求有清晰的信息運(yùn)行管理流程。

五、總結(jié)

高校學(xué)生工作做為高校運(yùn)行的重要組成部分，涉及到學(xué)校的各個(gè)部門，業(yè)務(wù)范圍頁涵蓋了從學(xué)生高考結(jié)束到確定就業(yè)單位為止各環(huán)節(jié)的方方面面，是一個(gè)十分復(fù)雜和繁瑣的項(xiàng)目。隨著信息系統(tǒng)的發(fā)展與普及，我國大多高校紛紛在學(xué)生工作中引入了學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)?？捎捎趯W(xué)生工作的繁雜性及特殊性，涉及學(xué)生工作的各部門間業(yè)務(wù)要求的不同，導(dǎo)致各部門分別引進(jìn)的工作系統(tǒng)在信息共享、功能需求以及系統(tǒng)使用效率上存在不少問題，影響了實(shí)際效用。所以在以后的管理信息系統(tǒng)的發(fā)展中，希望可以很好地解決這些問題，能更準(zhǔn)確、高效的做好學(xué)生工作。

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