談?wù)勅绾渭訌?qiáng)高職院校學(xué)生檔案管理

呂潔

一、對(duì)高職院校學(xué)生檔案管理的認(rèn)識(shí)

第一，學(xué)生檔案是學(xué)院檔案的組成部分，也是國(guó)家人事檔案的重要組成部分。需要加強(qiáng)管理，完善檔案管理制度，提高檔案的研究和應(yīng)用價(jià)值。第二，隨著高職院校建校規(guī)模的擴(kuò)大，招生人數(shù)增加，在教育體制改革的大背景下，學(xué)生應(yīng)征入伍、考公務(wù)員及就業(yè)渠道的多樣化，檔案的作用也越來(lái)越大。學(xué)校管理好學(xué)生檔案，能為用人單位人力資源管理提供便捷。第三，檔案管理也反映了高職院校的管理水平，對(duì)深化教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平，以及對(duì)高職教育質(zhì)量和學(xué)生素質(zhì)的提升，都有著重要的意義。第四，高職院校學(xué)生檔案是高職院校評(píng)估的一項(xiàng)重要內(nèi)容。尤其是在高職院校評(píng)估和升本過(guò)程中，檔案直接記載學(xué)校教學(xué)歷史，反映學(xué)校教學(xué)工作全貌，記錄學(xué)校人才培養(yǎng)的全過(guò)程，在人才培養(yǎng)水平評(píng)估工作中具有重要的作用。第五，高職院校學(xué)生檔案中記載著學(xué)生在各個(gè)時(shí)期的學(xué)籍卡、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲證明等，主要用于畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡計(jì)算、社保福利、因公出國(guó)政審等。因此，建設(shè)、管理、使用好學(xué)生檔案是高職院校應(yīng)盡的義務(wù)。

二、高職院校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

當(dāng)前，很多高職院校往往把主要精力投入到教學(xué)管理以及招生就業(yè)上。在學(xué)生檔案管理方面還存在管理不夠嚴(yán)格、程序不夠規(guī)范、制度不夠完善等問(wèn)題。

（1）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。高職院校的人才培養(yǎng)方式與高校有著一定的區(qū)別，往往注重學(xué)生技能的培養(yǎng)和實(shí)踐能力的提高，對(duì)學(xué)生的檔案管理不重視甚至是忽略。很多學(xué)校對(duì)檔案管理不重視，檔案管理部門對(duì)檔案材料的收集和整理不及時(shí)，通常是在學(xué)生畢業(yè)時(shí)才完善歸檔材料，出現(xiàn)問(wèn)題存在互相推諉的現(xiàn)象。大多數(shù)畢業(yè)生對(duì)畢業(yè)離校后的個(gè)人檔案流向、人事托管等事項(xiàng)缺乏了解，可能影響到畢業(yè)生的戶籍去留，更直接影響他們上崗后的社會(huì)福利待遇、職稱評(píng)定等問(wèn)題。加上社會(huì)造假成風(fēng)，很多學(xué)生為提升自己的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，篡改成績(jī)、私自填寫評(píng)語(yǔ)、夸大事實(shí)。

（2）檔案材料內(nèi)容不齊全。學(xué)生檔案歸檔材料應(yīng)包含：學(xué)生登記表、學(xué)籍登記表、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、軍訓(xùn)成績(jī)、入黨和入團(tuán)相關(guān)材料、學(xué)年評(píng)語(yǔ)表、計(jì)劃內(nèi)學(xué)生高考成績(jī)單、家庭情況調(diào)查表、體檢表及相關(guān)材料。多數(shù)高職院校在學(xué)生檔案材料的歸檔方面，對(duì)歸檔的范圍沒有明確的要求，已歸檔的材料達(dá)不到真實(shí)、完整、規(guī)范的要求，全面反映學(xué)生素質(zhì)的客觀材料不完善，多主觀評(píng)價(jià)的內(nèi)容，反映學(xué)生成長(zhǎng)軌跡的客觀材料不足，對(duì)學(xué)生所做的操行評(píng)語(yǔ)過(guò)于簡(jiǎn)單。特別是個(gè)人素質(zhì)、組織能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力及誠(chéng)信等方面的信息材料過(guò)于粗略甚至是缺失，而這些往往是用人單位在選用人才時(shí)最為關(guān)注的信息。

（3）管理部門檔案管理的手段落后。高職院校大多不設(shè)專門的檔案管理人員，且檔案管理的方法較為落后，沒有科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，致使學(xué)生檔案材料雜亂或缺失。

三、加強(qiáng)高職院校檔案管理的措施

（1）建立健全規(guī)章制度。為加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作，各院校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際制訂出可行的管理制度和管理細(xì)則，保證檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。設(shè)置專職檔案管理人員，實(shí)行崗位負(fù)責(zé)制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強(qiáng)檔案重要性的宣傳力度，創(chuàng)造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，使學(xué)校的工作人員都具有檔案管理很重要的意識(shí)。要使學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、制度化，學(xué)院應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的學(xué)生檔案管理部門，制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度和崗位職責(zé)制度，且要把這種規(guī)章制度和崗位責(zé)任制推行到各系（部），使各系（部）的教師及工作人員都重視學(xué)生檔案的管理工作。各系（部）都應(yīng)至少有一個(gè)專門負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集和整理工作的人員，讓其配合學(xué)院檔案管理部門的檔案管理工作，以保障學(xué)生檔案的完整性。

（2）增強(qiáng)檔案意識(shí)，宣傳引導(dǎo)畢業(yè)生保管好個(gè)人檔案。一方面，提高教職工的檔案意識(shí)，通過(guò)對(duì)檔案的合理利用，促進(jìn)其檔案意識(shí)的提高。另一方面，增強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，使學(xué)生能積極主動(dòng)參與檔案的管理和維護(hù)。引導(dǎo)畢業(yè)生重視自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發(fā)生。另外，對(duì)于高職畢業(yè)生的檔案，高職院校要做好檔案轉(zhuǎn)遞工作，人力資源市場(chǎng)和公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)需要加大對(duì)高職畢業(yè)生的服務(wù)力度，為畢業(yè)生提供檔案托管、人事代理、社會(huì)保險(xiǎn)辦理和接續(xù)、職稱評(píng)定等服務(wù)，其中對(duì)未就業(yè)高校畢業(yè)生，可以適當(dāng)減、免收檔案托管等費(fèi)用。

參考文獻(xiàn)：

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