淺析企業(yè)人力資源外包中的溝通管理

魯瀟

摘 要：隨著企業(yè)管理理念的不斷更新，企業(yè)人力資源管理活動(dòng)的方式也發(fā)生著深刻的變化，人力資源外包就是這個(gè)變化過程的結(jié)果之一。由于企業(yè)的人力資源活動(dòng)復(fù)雜程度較高，因此進(jìn)行人力資源外包不僅面臨與外包服務(wù)商的溝通、協(xié)調(diào)，內(nèi)部員工的溝通也同樣重要。采取有效溝通手段可以增強(qiáng)外包效果，幫助企業(yè)擺脫外包可能造成的不適應(yīng)后果。

關(guān)鍵詞：人力資源外包；溝通管理

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)能否長期穩(wěn)定的發(fā)展下去就要看一個(gè)企業(yè)是否具有一個(gè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，只有具備這種能力才能在市場(chǎng)上占有一席之地，企業(yè)發(fā)展過程中的壓力一方面來自外部市場(chǎng)，另一方面則是企業(yè)內(nèi)部各種資源能否正確并準(zhǔn)確的運(yùn)用。企業(yè)如何在競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的市場(chǎng)環(huán)境下謀得生存，答案是必須通過人與組織的有機(jī)整合，形成企業(yè)珍貴的人力資本，選擇將人力資源外包就是一個(gè)有效的途徑。

人力資源外包，是指將原來由企業(yè)內(nèi)部人力資源部承擔(dān)的工作職能，包括人力資源規(guī)劃、人員招聘、薪酬管理、員工培訓(xùn)與開發(fā)、員工關(guān)系管理等，通過招標(biāo)的方式，委托給專業(yè)從事相關(guān)服務(wù)的外包服務(wù)商的做法。從廣義上說，任何以購買或者付費(fèi)的方式將企業(yè)人力資源活動(dòng)交由企業(yè)外部機(jī)構(gòu)或者人員的做法，都可以視為人力資源外包。

一、人力資源外包的動(dòng)因分析

（一）人力資源部門的職能再造

長期以來，企業(yè)內(nèi)部的人力資源部門常常被定義成職能部門，人力資源職能主要糾纏于各種各樣的事務(wù)性工作，如，績效考核、人員培訓(xùn)、員工招聘等一系列人事管理相關(guān)工作，無法發(fā)揮人力資源部的戰(zhàn)略作用。企業(yè)人力資源部門需要轉(zhuǎn)變職能重點(diǎn)，聚焦于為企業(yè)提供戰(zhàn)略性人力資源服務(wù)，不僅著眼于當(dāng)前需要解決的問題，而且應(yīng)當(dāng)關(guān)注企業(yè)人力資源未來發(fā)展動(dòng)態(tài)與整體規(guī)劃。此時(shí)，人力資源部門的角色需轉(zhuǎn)變?yōu)樽兏锏耐苿?dòng)者、業(yè)務(wù)部門的合作伙伴，將人力資源日常事務(wù)性工作進(jìn)行外包，有利于體現(xiàn)人力資源部門的戰(zhàn)略性職能。

（二）人力資源管理技術(shù)的更新迭代

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速的今天，企業(yè)人力資源管理受這些因素的影響更新迭代的速度與日俱增，人力資源工作的成功開展需要付出更多的代價(jià)，這也是為什么許多企業(yè)對(duì)人力資源部門這么重視的原因，但是對(duì)一些企業(yè)來說，把過多的精力放在人力資源管理部門的開和應(yīng)用上難免會(huì)增加壓力，在后期管理上也會(huì)出現(xiàn)問題，由此，將人力資源外包省去了自己開發(fā)的步驟直接獲得了成果還享受到了更好的服務(wù)。

（三）企業(yè)控制人力成本的有效途徑

企業(yè)都是以盈利為目的的，利潤的高低不僅取決于利潤總額的大小，還取決于投資的成本，在人力資源外包的選擇上，降低管理成本也是關(guān)鍵，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)壓力下，良好的人力資源外包關(guān)系既能滿足企業(yè)的需要，又能比較專心的進(jìn)行人力資源部門的改造。改造后的人力資源部門將給企業(yè)帶來全新的面貌，對(duì)職位需求規(guī)劃更準(zhǔn)確、人員的配置和精簡更合理，長遠(yuǎn)來看，都將給企業(yè)帶來更好的成本效益。

二、人力資源外包中的溝通對(duì)象

人力資源外包不是一個(gè)簡單的“包出去”工程，在人力資源外包決策和實(shí)施過程中，溝通是外包項(xiàng)目取得成功的最重要的因素之一，企業(yè)需要進(jìn)行幾方面的溝通：

（一）企業(yè)內(nèi)部溝通

1.人力資源部的員工

長期將人力資源外包出去，可能會(huì)導(dǎo)致原有的人力資源工作人員失去工作，所以在開始涉及外包方案的時(shí)候，如果沒有打算將人力資源職能全部外包出去，仍然要保留一大部分原有的人力資源職能人員，此時(shí)企業(yè)應(yīng)該與人力資源管理工作人員充分溝通，將外包的原因以及優(yōu)勢(shì)講出來，尋求員工的理解，對(duì)員工進(jìn)行妥善的安排，避免人心渙散、士氣低落。

2.企業(yè)全體員工

由于人力資源部的動(dòng)向往往與公司全體員工緊密相連，因此，外包的成功需要全體員工的理解和配合，在外包服務(wù)商洽談基本完成的時(shí)候，需要與企業(yè)全體員工進(jìn)行溝通，讓員工了解有關(guān)外包的信息，尤其是與他們切身利益緊密相關(guān)的內(nèi)容。與員工溝通外包的關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)、外包的主要內(nèi)容等，必要時(shí)可要求外包服務(wù)商對(duì)全體員工進(jìn)行外包具體內(nèi)容的宣講，達(dá)到有效溝通。

（二）外包服務(wù)商

首先，應(yīng)當(dāng)確定可能的服務(wù)商。企業(yè)在外包服務(wù)商的選擇上需要與幾個(gè)服務(wù)商進(jìn)行充分的溝通，至少聯(lián)系三至四家服務(wù)商，通過溝通，充分了解服務(wù)商能提供的服務(wù)以及價(jià)錢。其次，邀請(qǐng)服務(wù)商來進(jìn)行演示講解。通過前期的溝通，邀請(qǐng)兩至三家可能適合的服務(wù)商做演示講解，企業(yè)的外包負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)審議服務(wù)商的能力。第三，選定一家服務(wù)商進(jìn)行深入溝通。企業(yè)對(duì)服務(wù)商提出要求，確定外包服務(wù)項(xiàng)目，審議并簽訂外包合同。

三、人力資源外包中的內(nèi)部溝通方式

企業(yè)的日常管理工作離不開溝通，管理的過程就是溝通的過程，沒有溝通就沒有管理。人力資源管理更是直接面對(duì)員工的溝通管理，只有良好的溝通，才能使員工對(duì)企業(yè)產(chǎn)生認(rèn)同感，企業(yè)人力資源進(jìn)行外包，更需要與員工進(jìn)行有效的溝通，以獲得員工對(duì)企業(yè)新的管理理念的理解。

（一）充分運(yùn)用正式溝通

正式溝通是指依據(jù)企業(yè)明文規(guī)定的原則進(jìn)行信息傳遞與交流，正式溝通使事先計(jì)劃和安排好的，人力資源外包的溝通是一個(gè)上情下達(dá)的過程，可采用的正式溝通方式有：

1.公開的全體會(huì)議

在企業(yè)與外包服務(wù)商達(dá)成合意之后，需要與全體員工進(jìn)行一次溝通，此時(shí)可采用公開會(huì)議溝通的方式，此次會(huì)議有明確的重點(diǎn)，就是將企業(yè)的外包動(dòng)向、外包信息告知員工。會(huì)議溝通可以讓員工掌握外包情況，滿足團(tuán)隊(duì)交流的需要，并且通過會(huì)議溝通員工可以直接從企業(yè)高層口中獲取關(guān)于企業(yè)外包相關(guān)的重要信息，避免以訛傳訛而導(dǎo)致人心惶惶。在此次會(huì)議傳達(dá)企業(yè)政策的同時(shí)，可以邀請(qǐng)外包服務(wù)商進(jìn)行專業(yè)的講解，回答員工的疑惑，消除員工的顧慮。

2.正式的書面文件

在企業(yè)完成公開的會(huì)議溝通后，企業(yè)可隨后下達(dá)人力資源外包的書面文件，此時(shí)的文件是一個(gè)正式的、命令的方式傳達(dá)上級(jí)所決定的外包政策。由于企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)包含多個(gè)層級(jí)，需要層層傳達(dá)，如果沒有一個(gè)正式規(guī)范的文件，往往會(huì)造成信息在層層下達(dá)的過程中發(fā)生歪曲甚至遺失，因此企業(yè)發(fā)布一個(gè)關(guān)于人力資源外包的正式書面文件可以有效的傳達(dá)政策思想，是很有必要的。

3.一對(duì)一正式面談

一對(duì)一的正式面談可適用于決定外包企業(yè)中的兩類員工，第一類員工是人力資源部的職能工作人員，另一類是對(duì)外包存有顧慮的其他職能部門的員工。正式面談的方式可以使管理者和員工進(jìn)行比較深入的探討，甚至是討論一些不宜公開的觀點(diǎn)；同時(shí)，正式面談可以使員工獲得一種被尊重的感覺。外包的面談應(yīng)當(dāng)注意重點(diǎn)，側(cè)重于鼓勵(lì)員工談?wù)勛约旱南敕?，以一種開放、坦誠的方式進(jìn)行談話和交流，打消員工顧慮。

（二）正確引導(dǎo)非正式溝通

非正式溝通是指通過正式規(guī)章制度和正式組織程序以外的其他各種渠道進(jìn)行的溝通。在很多情況下，來自非正式溝通的信息反而能夠受到接收者的重視，由于傳遞這種信息一般通過口頭形式，許多不愿意通過正式溝通傳遞的信息，卻可能在非正式溝通中透露。在企業(yè)進(jìn)行人力資源外包這種重大的組織變革中，必然會(huì)有員工在非正式場(chǎng)合發(fā)表對(duì)此次變革的看法，此時(shí)，企業(yè)可收集員工非正式溝通的信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行及時(shí)溝通，從而使問題很快得到解決，消除隱患。

四、企業(yè)與外包服務(wù)商的溝通內(nèi)容

1.確定外包項(xiàng)目內(nèi)容

與意向合作的外包服務(wù)商進(jìn)行溝通，在項(xiàng)目推動(dòng)初期可選擇會(huì)議面談的方式進(jìn)行溝通，讓企業(yè)內(nèi)部人力資源職能人員與外包服務(wù)商的工作團(tuán)隊(duì)進(jìn)行接觸，安排定期會(huì)議，雙方之間建立起積極的聯(lián)系，從而逐步敲定外包項(xiàng)目內(nèi)容。

2.協(xié)商簽訂外包合同

在努力達(dá)成合作的溝通過程中雙方都必須慎重，合同簽訂對(duì)于雙方來說是一種雙贏的結(jié)果。在最終簽署正式書面合同之前，可通過發(fā)送文件、會(huì)議等方式反復(fù)溝通，弄清楚合同約定的具體的服務(wù)內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用問題以及出現(xiàn)問題后的解決方案等合同中重要的內(nèi)容條款。

3.適時(shí)監(jiān)控工作績效

人力資源外包不是一個(gè)一次性短期的行為，合同雙方是一個(gè)不斷發(fā)展的合作伙伴關(guān)系，在合同正式履行期間，企業(yè)要對(duì)服務(wù)商的工作進(jìn)行監(jiān)控，要求服務(wù)商進(jìn)行定期的績效反饋，如，建立一種定期報(bào)告制度，來監(jiān)控和評(píng)價(jià)服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量。

五、結(jié)論

人力資源外包是企業(yè)戰(zhàn)略創(chuàng)新的產(chǎn)物之一，能使企業(yè)內(nèi)部的人力資源職能人員聚焦于創(chuàng)造價(jià)值的戰(zhàn)略活動(dòng)中去，提高人力資源管理的附加價(jià)值。如果企業(yè)選擇得當(dāng)，把握好內(nèi)外部溝通，能夠獲得更好的成本效益。

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