淺析計(jì)算機(jī)信息化在檔案管理中的應(yīng)用

辛林考

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，管理模式的不斷變化，檔案的管理有了日新月異的變化，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用將一改傳統(tǒng)管理的種種弊端，延長了檔案保管的年限，大大提高了檔案管理水平及工作效率，并能充分挖掘檔案的潛在價(jià)值，使檔案信息資源能盡快地、最大限度地轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，聯(lián)合行動(dòng)營造出可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。有效發(fā)揮了計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)信息化；檔案管理；應(yīng)用；重要性

計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是現(xiàn)代檔案管理當(dāng)中最先進(jìn)的技術(shù)工具之一，計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)所表現(xiàn)出的快捷、錄入準(zhǔn)確的特點(diǎn)是傳統(tǒng)無法比擬的，檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中，提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)也便于檔案信息拷貝后記錄的查詢、統(tǒng)計(jì)、打印、輸入。統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的需求，從而檔案的信息化的管理的現(xiàn)代化手段必然會(huì)成為主要的發(fā)展趨勢。

一、計(jì)算機(jī)信息化對檔案管理的重要性

1.檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案信息資源的開發(fā)利用工作是一項(xiàng)長期的、緊迫的、艱巨的工作任務(wù)。開發(fā)檔案信息，就是挖掘、加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為利用者服務(wù)。在信息化實(shí)踐中，檔案部門是檔案信息資源的主要來源地，建立信息庫、信息網(wǎng)絡(luò)，加快數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，是提高檔案信息能力的主要途徑。2.滿足時(shí)代需要。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷提高，社會(huì)各界對各種信息的需求量越來越大，質(zhì)量要求越來越高，用戶對信息的需求是準(zhǔn)確、及時(shí)、簡捷、實(shí)用。用戶希望提供的是經(jīng)過加工后的綜合信息，甚至于包含知識(shí)增值的產(chǎn)品。檔案通過計(jì)算機(jī)的管理，對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，從而滿足社會(huì)各界的需求。3.增強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化意識(shí)。實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理應(yīng)先培養(yǎng)計(jì)算機(jī)意識(shí)。21世紀(jì)是一個(gè)高科技無所不在的新世紀(jì)，我們將在高科技的環(huán)境中工作，在高科技的背景下學(xué)習(xí)和生活，將在高科技的發(fā)展中求生存、謀發(fā)展。所謂計(jì)算機(jī)意識(shí)，筆者認(rèn)為，是人們在生產(chǎn)、生活中的一種新的思維方式，在這種意識(shí)下，人們在時(shí)間中首先盡可能地企圖通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來分析問題、解決問題，使計(jì)算機(jī)及其技術(shù)成為人們勞動(dòng)的一種重要甚至是首選的工具或手段。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案資源管理中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)作為高科技的產(chǎn)物，其優(yōu)越性已在許多領(lǐng)域得到了充分的證明：極大的貯存量便是一個(gè)突出的特點(diǎn)，一張小小的軟盤便可存儲(chǔ)近70萬個(gè)漢字；高速的運(yùn)算速度使得隨時(shí)調(diào)閱其中的任何內(nèi)容都游刃有余；靈敏的識(shí)別判斷能力使檢索查閱變得更加方便。從目前計(jì)算機(jī)所具備的功能來看，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理至少可以從以下幾個(gè)方面顯示其優(yōu)越性：1.提供自動(dòng)檢索，節(jié)省查閱時(shí)間。檔案檢索是計(jì)算機(jī)最簡單的功能開發(fā)，一方面可以節(jié)約時(shí)間，另一方面可以進(jìn)行多內(nèi)容檢索。比如我校業(yè)務(wù)檔案利用，原來只能根據(jù)時(shí)間和姓氏筆劃對案卷逐一調(diào)閱查找，利用計(jì)算機(jī)檢索，則可根據(jù)利用者提供的時(shí)間、案由、姓名、字號、檔號等等進(jìn)行檢索，查閱者只要知道其中一項(xiàng)或二項(xiàng)內(nèi)容，便可比較迅速地調(diào)閱所需的案卷。2.有利于特殊載體檔案的保管及應(yīng)用。由于照片檔案的特殊性，在過去用傳統(tǒng)手法從事照片檔案的征集、保管、整理、利用工作的過程中，一直存在著某些難題。比如，人們在查閱利用照片檔案時(shí)，往往并非按內(nèi)容需要一對一地調(diào)用照片。關(guān)于同一主題、同一事件有時(shí)會(huì)有很多照片，選用照片除了考慮照片的主題內(nèi)容外，還要考慮照片的藝術(shù)水平、具體畫面，經(jīng)常需要調(diào)用不同的照片以供挑選。這在手工操作條件下就比較麻煩?，F(xiàn)在，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將照片檔案掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)或刻入光盤，再復(fù)制相紙照片，以此取代傳統(tǒng)的洗印照片、翻拍，不僅可以保證復(fù)制出的相紙照片畫面質(zhì)量和精度不受影響，而且避免了傳統(tǒng)沖洗過程中感光效果容易產(chǎn)生偏差的麻煩，還能長年不變質(zhì)不褪色，便于調(diào)閱、檢索，十分快捷。3.有利于檔案的保管，延長檔案壽命。由于計(jì)算機(jī)作為檢索工具，使得查找案卷變逐一查找為單一查找，減少了人與案卷的接觸，從而減緩了化學(xué)、物理、生物因素對案卷的侵蝕，延長了案卷的壽命，減少了案卷修復(fù)工作量。如果對案卷內(nèi)容縮微保管，則可在計(jì)算機(jī)內(nèi)直接打印、調(diào)閱，從根本上避免人與檔案的接觸。

三、應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的發(fā)展策略

1.狠抓源頭管理問題。要實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理，就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)文件管理的質(zhì)量，控制低質(zhì)量的文件產(chǎn)生，要逐步取締不規(guī)范與低質(zhì)量管理軟件。同時(shí)，還要強(qiáng)化全民的檔案意識(shí)與現(xiàn)代化的管理意識(shí)，進(jìn)而提高檔案人員與文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理水平。2.狠抓文檔分離問題。文檔分離一直以來都是一個(gè)難題，必須得到解決才行。采用的方法就是在單位之中推行文檔一體化，克制以往在工作程序和環(huán)節(jié)中的重復(fù)雷同，把檔案和文件作為統(tǒng)一系統(tǒng)的工程。只有這樣，才能加強(qiáng)文件的管理控制，確保檔案質(zhì)量，進(jìn)而發(fā)揮檔案作用。3.狠抓計(jì)算機(jī)安全問題。伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案信息進(jìn)行上網(wǎng)管理確實(shí)存在安全和可靠的問題，這些問題如不及得到時(shí)解決，必將對檔案的信息化管理產(chǎn)生極大的障礙。因此，必須狠抓計(jì)算機(jī)安全，采用選購安裝防火墻、殺毒軟件等方式進(jìn)行防范，確保計(jì)算機(jī)工作的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。

總之，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中進(jìn)行應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，達(dá)到深化檢索的目的，大大提高檢索的效率，并且有利于檔案統(tǒng)計(jì)工作和目錄中心的建設(shè)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著巨大的作用，尤其是給鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理帶來了諸多的便利。為更好的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理上的優(yōu)勢，應(yīng)加大對計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣，不斷推動(dòng)檔案管理向著現(xiàn)代化的方向前進(jìn)。

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