關(guān)于高校教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題分析及對(duì)策探討

摘要：隨著高校教育管理事業(yè)的推進(jìn)，提高檔案管理的工作質(zhì)量、完善檔案機(jī)構(gòu)的組織建設(shè)、彌補(bǔ)檔案工作中的發(fā)展問(wèn)題已經(jīng)成為擺在檔案工作人員面前的幾大阻礙。特別是受到高校生源的擴(kuò)招，高校內(nèi)部具有教學(xué)、文化、科研的檔案資料越來(lái)越多。本文針對(duì)高校教學(xué)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀、價(jià)值意義、存在的問(wèn)題及其強(qiáng)化對(duì)策進(jìn)行探究，供大家借鑒參考。

關(guān)鍵詞：高校 教學(xué) 檔案管理 價(jià)值 創(chuàng)新 發(fā)展

顧名思義，高校教學(xué)檔案管理指的是學(xué)校在教學(xué)工作中，所保留和留存下來(lái)的一系列有參考價(jià)值和學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)的檔案資料。包括文本檔案、影像資料等多個(gè)方面。隨著高校教育管理事業(yè)的推進(jìn)，越來(lái)越多的文字、圖表、聲像聚集在一起，以多元化、精準(zhǔn)化的形式，體現(xiàn)出學(xué)校對(duì)教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄。

一、高校教學(xué)檔案管理工作的價(jià)值含義和發(fā)展現(xiàn)狀

高校檔案管理是學(xué)校教學(xué)工作中的發(fā)展基礎(chǔ)，它們以文字、圖片等不同的表現(xiàn)形式，記錄著學(xué)校教學(xué)工作的發(fā)展歷程，也映射出了一個(gè)學(xué)校的未來(lái)發(fā)展，同時(shí)更成為了衡量學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)力的重要指標(biāo)。在這種管理模式下，高校教學(xué)檔案管理中是否到位，成為了高校衡量檔案的重要標(biāo)準(zhǔn)。而同時(shí)，提高檔案管理的工作質(zhì)量、完善檔案機(jī)構(gòu)的組織建設(shè)、彌補(bǔ)檔案工作中的發(fā)展問(wèn)題已經(jīng)成為擺在檔案工作人員面前的幾大阻礙。

從當(dāng)前高校教學(xué)檔案的發(fā)展現(xiàn)狀上看，高校檔案工作面臨著全新的發(fā)展趨勢(shì)。檔案工作包括從事招生、科研、教學(xué)、管理等一系列活動(dòng)的價(jià)值呈現(xiàn)。在黨群檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、設(shè)備檔案的融合上，高校教學(xué)檔案面臨著從紙質(zhì)到電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)。紙質(zhì)檔案和電子檔案之間存在著一定的傳輸關(guān)系，因此呈現(xiàn)出了三大發(fā)展現(xiàn)狀，暨檔案資源積累過(guò)程緩慢持續(xù)、檔案管理過(guò)程階段發(fā)展、檔案管理活動(dòng)存在依附、檔案管理存在封閉性。

二、簡(jiǎn)述高校教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題

盡管檔案管理工作具備如此重要的發(fā)展趨勢(shì)，但是受到高校生源的擴(kuò)招，高校內(nèi)部具有教學(xué)、文化、科研的檔案資料越來(lái)越多，存在著一系列的問(wèn)題，具體分析如下：

（一）教學(xué)檔案管理隊(duì)伍水平相差較大

在檔案管理的過(guò)程中，選配高素質(zhì)、能力強(qiáng)的檔案管理人員，對(duì)檔案教學(xué)工作起到至關(guān)重要作用。教學(xué)檔案管理工作人員大多數(shù)由非專(zhuān)業(yè)人員兼任，所以在發(fā)展制度上，存在著參差不一、更新緩慢、培訓(xùn)較差，使檔案收集整理遭遇到了很大的麻煩，無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)先設(shè)想的統(tǒng)一管理，同時(shí)存在著檔案管理不足的發(fā)展問(wèn)題。

（二）高校檔案管理規(guī)章制度不夠健全

在高校檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一流程中，由于高校教學(xué)工作的復(fù)雜性，所以在具體的問(wèn)題上，容易出現(xiàn)了較大的責(zé)任疏忽，一旦工作出現(xiàn)失誤，那么在出現(xiàn)檔案遺失、檔案損傷問(wèn)題的同時(shí)，高校內(nèi)部工作容易出現(xiàn)相互推諉、消極怠工的發(fā)展現(xiàn)象。工作系統(tǒng)不夠完善，高校檔案管理制度也不夠健全，難以實(shí)現(xiàn)出檔案歸檔工作的最大效能。

（三）檔案利用在實(shí)施作用中效果單一

在一些高校檔案工作中，利用檔案存在著諸多的對(duì)接漏洞。在當(dāng)前檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)中，因?yàn)闄n案工作最初存在于各個(gè)部門(mén)，所以在程序上存在著千差萬(wàn)別的特性。再加上檔案記錄與收集的間斷使檔案的時(shí)效性逐步下降。難以實(shí)現(xiàn)檔案制度管理發(fā)展的完整性、功能性和多樣性。

三、 增進(jìn)高校教學(xué)檔案管理對(duì)策的具體策略

（一）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

要想增進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作，提升高校檔案人員的管理水平和業(yè)務(wù)能力，夯實(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展基礎(chǔ)，檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升要從兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行。

一方面，高校教育管理者要加大對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度，使高校檔案工作能夠在專(zhuān)業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕逃ぷ髡呤种谐尸F(xiàn)出勃勃生機(jī)。除了要讓檔案管理者具備良好的檔案學(xué)科知識(shí)，還要使他們具備對(duì)電子檔案、數(shù)字化檔案館建設(shè)的創(chuàng)新能力，使高校電子檔案管理成為未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理信息的保護(hù)，以原始性、真實(shí)性、安全性作為信息化建設(shè)的發(fā)展基礎(chǔ)，創(chuàng)造一個(gè)安全、健康、完善的檔案儲(chǔ)存環(huán)境。

（二）建立完善的教學(xué)方案管理系統(tǒng)

在高校教學(xué)管理的監(jiān)督策略上，要在分散混亂的招生工作之初就設(shè)立檔案管理的初級(jí)統(tǒng)籌，抓住學(xué)籍檔案管理的核心要點(diǎn)，對(duì)教學(xué)檔案工作中涉及的招生秩序、課程評(píng)價(jià)、維修保養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)轉(zhuǎn)移進(jìn)行一系列的推進(jìn)。通過(guò)時(shí)間、屆別、院系等不同的節(jié)點(diǎn)內(nèi)容，來(lái)區(qū)分相對(duì)混亂的管理秩序，避免在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、部門(mén)記錄的過(guò)程中，出現(xiàn)誤差。在教學(xué)檔案的管理系統(tǒng)中，進(jìn)一步明確“責(zé)任到人、管理到戶(hù)”的發(fā)展依據(jù)，建立明確的教學(xué)檔案評(píng)價(jià)體系，將評(píng)估和測(cè)評(píng)結(jié)果和檔案工作人員的績(jī)效分紅掛鉤，確保高校教學(xué)工作和教學(xué)檔案管理能夠出現(xiàn)同步的發(fā)展局面，進(jìn)一步加大高校管理者對(duì)檔案教育管理的監(jiān)督職能。

（三）加大電子檔案管理安全防護(hù)

要在電子文件信息的原始期開(kāi)始，就對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)管。通過(guò)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等形式，利用高新電子技術(shù)，對(duì)電子文件的生成工作保持科學(xué)的跟蹤記錄。進(jìn)一步制定文件生成和辦理的流程控制程序，分別從電子文件的生成、校對(duì)、申發(fā)、承辦、接受等不同的階段，辦理交接手續(xù)。從硬件設(shè)施完善和軟件管理凈化上入手，更好的教科研事業(yè)做好服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校教學(xué)檔案管理是高校進(jìn)行行政管理和教學(xué)管理的重要資源，通過(guò)分析高校檔案管理中存在問(wèn)題，高校能夠建立起一系列行之有效的教學(xué)措施。廣大檔案管理工作者要秉承著與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展態(tài)勢(shì)，進(jìn)一步完善檔案信息建設(shè)內(nèi)容，從而確保檔案工作能夠沿著信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)化的發(fā)展方向進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉湘燕.淺談高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理[J].黑龍江科技信息，2009，（25）.

[2]王濤，唐曙光.淺論高校電子檔案管理的優(yōu)化策略[J].蘭臺(tái)世界，2011，（09）.

[3]利淑英.地方高校電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].廣西教育，2010，（21）.

[4]楊菊洪.數(shù)字化校園建設(shè)背景下高校檔案信息的優(yōu)化管理策略探析[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011，（27）.

（作者簡(jiǎn)介：李艷平，最高學(xué)歷：碩士，畢業(yè)院校：河南農(nóng)業(yè)大學(xué)，研究方向：檔案類(lèi)，單位：中原工學(xué)院亞太國(guó)際學(xué)院。）