完善我國高校畢業(yè)生檔案轉遞措施分析

陳均海

高校學生檔案作為國家人事檔案的重要組成部分之一，其主要記載了大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐活動，可以作為社會用人單位錄用優(yōu)秀人才的重要參考依據(jù)。大學生一旦畢業(yè)離校之后其檔案必須按照國家相關人事管理制度進行轉遞，將高校畢業(yè)生檔案及時準確轉遞到相關接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學報到時間，更好地保障高校畢業(yè)生合法權益。本文將就高校畢業(yè)生檔案轉遞工作的現(xiàn)狀及存在的問題進行分析，并在此基礎上提出相應的建議，以期可以更好的促進我國高校畢業(yè)生檔案轉遞工作的順利開展。

一、高校畢業(yè)生檔案轉遞的重要性

人事檔案管理是我國人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學生檔案是真實記錄了大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐活動，是社會用人單位篩選人才的重要依據(jù)。伴隨著社會對于檔案管理重要性的不斷增強，高校必須重視并及時處理數(shù)量眾多的高校畢業(yè)生檔案， 按照國家相關人事管理制度進行規(guī)范化轉遞，將高校畢業(yè)生檔案及時準確轉遞到相關接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學報到時間，更好的保障高校畢業(yè)生合法權益。因此，做好高校畢業(yè)生檔案轉遞和查詢工作，是我國人才強國戰(zhàn)略的物質基礎和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校畢業(yè)生檔案轉遞工作存在的主要問題

（一）高校管理人員對畢業(yè)生檔案轉遞工作不夠重視

目前，我國高校管理人員將主要時間和精力放在對學生的教學管理上，而對于大學生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對于高校檔案管理工作的最后一個流程，即畢業(yè)生檔案轉遞工作更加不重視。與此同時，高校學生檔案管理工作人員本身對畢業(yè)生檔案轉遞工作的意識較為淡泊，錯誤地將其作為一項輔助性工作，認為只要在學生畢業(yè)之后將其檔案轉遞出去就和自己沒有任何關系了。

（二）高校畢業(yè)生檔案管理工作無序而發(fā)生各種錯誤

在高校畢業(yè)生檔案轉遞工作中，大部分學校都會嚴格按照國家相關規(guī)定進行學生檔案轉遞。由于許多高?；鶎訂挝徊]有專人負責學生檔案管理工作，一般都是由輔導員和部分學生負責畢業(yè)生檔案轉遞工作，再加上畢業(yè)生數(shù)量眾多且時間倉促，從而使得許多學生的檔案材料出現(xiàn)不齊、錯放、錯寄的現(xiàn)象。同時，許多學校違反相關管理規(guī)定，讓畢業(yè)生私自查看和自帶檔案材料，進而影響了檔案材料的保密性、嚴肅性和真實性。最后，由于許多畢業(yè)生提供給學校的檔案轉遞單位和地址不夠準確，使得畢業(yè)生檔案投遞工作難以正常開展，容易發(fā)生檔案材料丟失的情況。

（三）檔案接收單位檔案管理工作不規(guī)范而帶來不便

由于高校畢業(yè)生檔案轉遞工作都是集中在一個時間段轉寄給畢業(yè)生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應的專業(yè)檔案技能，從而降低了畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化程度，進而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時，由于畢業(yè)生檔案查詢時間相對集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務效果一時難以完全滿足社會公眾的需求。

（四）高校畢業(yè)生檔案轉遞與查詢管理手段相對落后

目前，許多高校在進行畢業(yè)生檔案轉遞和檔案查詢時仍然使用原始的手工操作方式，不僅費時費力而且容易出錯，尤其是一旦碰到畢業(yè)時間較久的同學回來查找檔案材料時更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財力，而且在一定程度上制約著畢業(yè)生人事檔案資料的開發(fā)利用。應該說，計算機等先進技術在畢業(yè)生檔案轉遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發(fā)揮。

三、新形勢下完善高校畢業(yè)生檔案轉遞工作的優(yōu)化策略

（一）不斷加強高校學生檔案意識的宣傳力度

為了更好地幫助高校畢業(yè)生正確認識到檔案的重要性，學校應該重視并不斷加強檔案宣傳工作力度。在高校畢業(yè)委，學校應該通過講座、班會、印發(fā)手冊以及宣傳欄等多種有效途徑對畢業(yè)生進行強化宣傳，幫助畢業(yè)生正確認識檔案對于自身以后發(fā)展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細材料、畢業(yè)生檔案的保管和轉遞等檔案常識，從而使畢業(yè)生形成正確的檔案意識，從而更好的配合學校開展畢業(yè)生檔案轉遞工作。與此同時，政府主管部門也應重視普及全民檔案意識，對畢業(yè)生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓，從而不斷增強全民檔案意識以保證高校畢業(yè)生檔案轉遞工作的順利開展。

（二）不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設

近年來，伴隨著國家對檔案管理工作的不斷重視，相關的部門陸續(xù)制定了《高等學校檔案管理法》等法律法規(guī)。但是，目前對于高校畢業(yè)生檔案轉遞問題并沒有相應的法律法規(guī)加以管理和規(guī)范，使得各個相關部門仍然按照自己的習慣做法開展畢業(yè)生檔案轉遞工作。為此，相關部門應在《高等學校檔案管理法》的指導下，從實際情況出發(fā)，盡快出臺專門的法律法規(guī)，或者對現(xiàn)行法律法規(guī)進行合理的修訂，以確保高校畢業(yè)生檔案轉遞工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度

針對當前我國高校畢業(yè)生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應從學生檔案的特點出發(fā)，進一步和各地市人事部門和人才交流中心進行合作，對已經(jīng)出現(xiàn)的問題進行查找，并提出相對應的解決策略，逐步建立和完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。進一步明確高校檔案管理人員的工作職責，從而保證高校畢業(yè)生檔案轉遞工作做到有據(jù)可依、有規(guī)可循，確保每一個畢業(yè)生檔案的完整性及投遞的準確性。

（四）對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務培訓

作為高校畢業(yè)生檔案轉遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業(yè)務能力對于做好畢業(yè)生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負責高校畢業(yè)生檔案轉遞工作主要由學校檔案工作人員以及學生輔導員來負責完成，而檔案接收單位則通常由臨時聘用人員來負責完成，由于大量的非專業(yè)檔案管理人員介入到這項工作中，因此有必要對這些參與者開展專業(yè)檔案業(yè)務培訓，在加強他們的責任心的同時提高其檔案管理業(yè)務能力。

（五）加強高校和人事代理機構間交流與溝通

因為高校畢業(yè)生檔案最終會轉遞給社會人事代理機構進行人事管理，因此應該在不改變畢業(yè)生檔案管理主體的情況之下，不斷加強高校檔案管理部門和社會人事代理機構之間的交流與溝通，使兩個不同檔案管理主體可以在畢業(yè)生檔案料、管理方法、轉遞形式以及交接流程等方面進一步達成共識，從而使得高校畢業(yè)生檔案交接工作方便及時，進而有力保障轉遞工作的順利開展。

（六）建立畢業(yè)生檔案轉遞信息管理查詢系統(tǒng)

伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學校公共服務體系重要組成部分的學生檔案服務管理部門，必須緊跟時代發(fā)展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設進程，建立高校畢業(yè)生檔案轉遞信息管理查詢系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案管理的電子化數(shù)據(jù)對接轉換，提高畢業(yè)生檔案轉遞工作的準確性和及時性。在學校檔案管理部門或者學校就業(yè)網(wǎng)站設置畢業(yè)生檔案轉遞信息管理查詢窗口，每一個畢業(yè)生可以在任何時間和地點隨時登陸網(wǎng)站進行實時查詢，從而極大地方便畢業(yè)生跟蹤查詢自己的檔案去向。

（七）建立健全畢業(yè)生檔案轉遞查詢反饋機制

首先，高校應及時催促畢業(yè)生檔案接收單位在收到學生檔案材料之后及時將檔案接收回執(zhí)寄回學校檔案管理部門，同時對于返回的檔案接收回執(zhí)應進行及時進行整理和收集，對沒有及時寄回檔案接收回執(zhí)的用人單位應想辦法督促其盡快辦理。同時，學校還應對于那些被退回的畢業(yè)生檔案進行及時歸檔，并錄入到畢業(yè)生檔案轉遞信息管理查詢系統(tǒng)，以方便畢業(yè)生進行網(wǎng)絡查詢。其次，畢業(yè)生檔案接收單位如果出現(xiàn)“人檔不符”等問題時應及時和高校檔案管理部門取得聯(lián)系，及時查明問題的原因并采取措施。最后，畢業(yè)生到就業(yè)單位報到之后，應主動查詢自己的檔案是否已經(jīng)順利寄到，如果在畢業(yè)三個月之后仍然沒有寄到的話就應及時和學校進行聯(lián)系，以查詢自己檔案的去向。

綜上所述，不斷完善和規(guī)范高校畢業(yè)生檔案傳遞工作是保障畢業(yè)生合法權益的大事，同時也直接影響著畢業(yè)生人事檔案積極作用的充分發(fā)揮。新形勢下高校畢業(yè)生檔案相關管理部門應不斷加強高校學生檔案意識的宣傳力度、不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設、逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度、對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務培訓、加強高校和人事代理機構間交流與溝通、建立畢業(yè)生檔案轉遞信息管理查詢系統(tǒng)和畢業(yè)生檔案轉遞查詢反饋機制，切實把高校畢業(yè)生檔案轉遞及查詢服務工作做好。

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責任編輯 朱守鋰