淺談電力工程總承包項目檔案管理

王文霞

【摘 要】電力建設(shè)項目檔案是項目從立項、設(shè)計、采購、施工、試運(yùn)等工程建設(shè)全過程的真實記錄，是直接見證各參建單位在整個工程項目管理質(zhì)量，是直接影響到機(jī)組投產(chǎn)后正常運(yùn)行、維護(hù)、改造等，因此，作好總承包項目的檔案管理工作，是項目建設(shè)過程中重要的工作內(nèi)容之一。

【關(guān)鍵詞】總承包；檔案管理；問題；措施

近年來，總承包單位圍繞著建立國際工程公司戰(zhàn)略目標(biāo)，不斷開拓工程總承包市場，在工程總承包項目管理上積累了豐富經(jīng)驗。但是，工程總承包檔案管理卻普遍嚴(yán)重滯后，嚴(yán)重影響總承包項目的收款工作及業(yè)務(wù)快速發(fā)展。然而，電力工程檔案是評價質(zhì)量的信用依據(jù)，對工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗證作用，是電力企業(yè)信息資源的重要部分。《國家重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》提出未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目的竣工驗收。而且，業(yè)主及上級主管單位在工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核時對工程檔案驗收極為重視，工程檔案管理驗收不合格，工程就不能達(dá)標(biāo)。同時，《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范DL/T241-2012》明確規(guī)定對申報優(yōu)質(zhì)工程的火電建設(shè)項目，應(yīng)在檔案專項驗收合格，且按DL/T5210的規(guī)定通過程質(zhì)量整體評價（含檔案整體評價）后才能申報，可見，項目檔案管理是工程創(chuàng)優(yōu)的必備條件之一。因此，實行工程總承包的建設(shè)項目，工程檔案管理是總承包項目管理的重要工作，要想向業(yè)主單位交把“金鑰匙”，就必須重視工程檔案管理。

一、電力工程總承包檔案管理的特點

電力工程總承包的檔案形成的渠道多，牽涉面廣、專業(yè)性比較強(qiáng)，參建單位比較多，不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同性質(zhì)的單位都有可能，同時，在實際工作中，電力行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)與其他行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)有些規(guī)定會存在差異，來自不同行業(yè)的參建單位檔案人員對電力檔案見解不同，眾說紛紜，經(jīng)常為執(zhí)行哪個標(biāo)準(zhǔn)而爭論不休。因此，總承包檔案管理過程中，除了深入了解本身電力行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，還要必須了解與之有關(guān)聯(lián)的行業(yè)或?qū)I(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，同時要組織，協(xié)調(diào)溝通，指導(dǎo)各參建方的檔案管理工作，保證整個總承包項目的檔案管理工作有序開展。

二、 電力工程總承包檔案管理存在問題

對于在建的總承包項目和已竣工的工程檔案管理，根據(jù)各項目部反映的問題，結(jié)合檔案管理實際工作綜合分析，主要存在以下問題：

1.重建設(shè)，輕檔案管理。很多參建單位對檔案管理重要性認(rèn)識不足，在工程合同中對檔案管理的條款很少，甚至是沒有，往往只是抓工程質(zhì)量和進(jìn)度，忽視檔案管理工作，而是等工程快到竣工時，才知道工程檔案要驗收，導(dǎo)致后期因資料移交問題，與建設(shè)單位出現(xiàn)了很多扯皮問題，從而影響了工程收款的工作。

2.工程總承包項目檔案管理基本是個空白，檔案意識薄弱。往往認(rèn)為檔案人員工作只不過是一些收發(fā)文的文職工作而已，項目部臨時聘用沒有工程檔案專業(yè)知識，對工程項目管理管理一竅不通的資料員。然而，總承包項目工程周期長，專業(yè)性較強(qiáng)，文件種類繁多，內(nèi)容繁雜，數(shù)量較多，如果沒有專業(yè)的檔案管理人員，很難將檔案收集，管理好。或者有些總承包項目，沒有設(shè)專責(zé)檔案管理人員，往往一人兼任多職，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有過多的精力和時間投入檔案工作，忽略了項目前期階段的資料收集，導(dǎo)致文件資料嚴(yán)重丟失，等到項目快到完工時，才投入人力、物力搞突擊，造成移交檔案質(zhì)量差，準(zhǔn)確性，真實性、完整性達(dá)不到規(guī)范要求。

3.在現(xiàn)場施工高峰期，技術(shù)人員忙于現(xiàn)場施工進(jìn)度質(zhì)量管理，同時要兼顧堆積如山的項目文件的審查簽字，面對如此繁重的工作負(fù)荷，再加上對檔案工作不重視，技術(shù)人員往往就把檔案質(zhì)量把關(guān)忽略，而檔案部門人員只能被動接收項目資料，即交什么就收什么。直到項目竣工文件移交驗收時，才發(fā)現(xiàn)檔案存在技術(shù)專業(yè)質(zhì)量問題，但此時，大部分技術(shù)人員已經(jīng)調(diào)離項目，而檔案人員卻無從下手，導(dǎo)致項目檔案最后無法移交驗收。

三、總承包項目檔案管理的基本要點

（一） 項目前期準(zhǔn)備及策劃

1.把檔案工作納入合同管理制。在項目立項開始，檔案人員要提前介入，參與項目各階段合同談判。在合同中要對項目文件的收集內(nèi)容、整理、移交責(zé)任和竣工檔案的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，套數(shù)、時間和違約責(zé)任，是否向城建館移交等提出明確要求，從合同條款約束參建各方，保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性。

2.明確檔案管理職責(zé)分工，采取經(jīng)濟(jì)考核制度約束。根據(jù)總承包項目管理實際情況，建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確項目部、各分包商等的職責(zé)。分包商單位應(yīng)按照職責(zé)要求，把檔案管理納入工程負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門責(zé)任制，把項目文件管理作為工程建設(shè)工作中重要一項，以保證檔案管理工作與工程建設(shè)同步。另外，由于項目建設(shè)周期長，人員流動性大，很多項目技術(shù)人員在過程中就沒有重視檔案，等到項目文件移交時才發(fā)現(xiàn)檔案存在技術(shù)質(zhì)量問題，造成了項目文件無法移交。因此，在項目實施過程中，應(yīng)把檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)考核掛鉤，進(jìn)行考核約束項目部每位成員及分包商。

3.設(shè)立文檔專人專責(zé)，唯一接口。保證文件的歸口統(tǒng)一性。總承包項目內(nèi)部各部門、以及與項目參建單位各方的文件流轉(zhuǎn)接口，要建立唯一接口檔案網(wǎng)絡(luò)體系?？偝邪椖坎吭O(shè)立文控中心，作為本項目資料歸口負(fù)責(zé)管理部門，配專職文檔管理人員負(fù)責(zé)項目文件資料的分類、登記、編號與發(fā)放，整理及歸檔等，確保文件流轉(zhuǎn)高效、版本可控，歸口統(tǒng)一。

4.制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化。在項目開工時，總承包單位應(yīng)及時與業(yè)主單位，監(jiān)理單位，分包單位，共同溝通協(xié)調(diào)，把項目文件的編制標(biāo)準(zhǔn)（使用表式，文件編號、項目名稱，各參建單位名稱等）、質(zhì)量要求，原件份數(shù)，竣工文件整理組卷標(biāo)準(zhǔn)、以及各參建方檔案責(zé)任等相關(guān)事宜，以書面形式明確下來。同時，加強(qiáng)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的宣貫，增強(qiáng)項目成員檔案意識。在制定標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)由檔案人員與專業(yè)技術(shù)人員共同結(jié)合完成，檔案部分由檔案人員負(fù)責(zé)，專業(yè)部分由專業(yè)技術(shù)人員提供，通過檔案管理與專業(yè)技術(shù)相融合，確保標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容全面、系統(tǒng)性和可操作性。

（二） 加強(qiáng)項目管理實施過程管控