淺議機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作的精細(xì)化管理

方亞利

【摘要】文章闡述了精細(xì)化管理的內(nèi)在涵義，分析了精細(xì)化管理在機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作中推行的必要性，提出了推行的有效措施。要強(qiáng)化精細(xì)化管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變辦公室事務(wù)工作理念；明確辦公室事務(wù)工作職責(zé)，優(yōu)化工作流程；推動(dòng)辦公室管理體系建設(shè)，完善績(jī)效考核；加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)，注重教育與培養(yǎng)。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)辦公室；事務(wù)工作；精細(xì)化管理；必要性；措施

在機(jī)關(guān)單位中，辦公室是一個(gè)綜合性很強(qiáng)的職能部門(mén)，其工作所涉及到的事務(wù)瑣碎、繁多，任何一個(gè)工作細(xì)節(jié)沒(méi)有處理好都可能引起連鎖反應(yīng)。而且辦公室事務(wù)工作具有很強(qiáng)的服務(wù)性，在機(jī)關(guān)單位中，辦公室與機(jī)關(guān)單位里的各個(gè)部門(mén)都有聯(lián)系，既要上傳下達(dá)，又要溝通協(xié)調(diào)，通過(guò)做好各項(xiàng)基本事務(wù)工作，為機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的部門(mén)及其成員服務(wù)。同時(shí)，辦公室還要為領(lǐng)導(dǎo)層做好參謀的工作，通過(guò)對(duì)各項(xiàng)基本事務(wù)的處理，為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供全面、詳細(xì)、準(zhǔn)確的參考依據(jù)。因此，對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，其辦公室事務(wù)工作管理水平不僅關(guān)乎其機(jī)制的正常運(yùn)行，也關(guān)系到其未來(lái)的發(fā)展，必須加以重視，全面提高工作水平。

一、精細(xì)化管理的內(nèi)在涵義

1、精細(xì)化管理的概念及特點(diǎn)

精細(xì)化管理從日本興起，是在常規(guī)的管理模式基礎(chǔ)上，隨著社會(huì)分工及服務(wù)質(zhì)量不斷精細(xì)化而發(fā)展起來(lái)的一種企業(yè)管理的理念和文化，其主要的目標(biāo)是要將管理過(guò)程中所使用的資源盡可能地減少，管理的成本盡量降低。在精細(xì)化管理中，企業(yè)要清晰組織的戰(zhàn)略目標(biāo)，明確、細(xì)化管理的責(zé)任，規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部管理，促使企業(yè)中的資源能夠產(chǎn)生最大效益。

在現(xiàn)代社會(huì)，細(xì)節(jié)決定著成敗，精細(xì)化管理是一種集約型、高效型的管理方式，具有以人為本；注重精準(zhǔn)性、數(shù)據(jù)化、高效化；優(yōu)化管理流程；不斷創(chuàng)新與完善等特點(diǎn)，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2、精細(xì)化管理的基本原則

在精細(xì)化管理的過(guò)程中，需要遵循一定的基本原則。首先是數(shù)據(jù)化的原則，這要求管理過(guò)程中需要用數(shù)據(jù)來(lái)明確各項(xiàng)工作的要求、標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)、計(jì)劃及執(zhí)行情況等；其次，操作性的原則，就是要制定一定的規(guī)則，并且要將規(guī)則明確化、細(xì)化，使其可操作性增強(qiáng)；再次，以人為本，積極調(diào)動(dòng)員工的工作熱情、主動(dòng)性及創(chuàng)造性，提高其工作效率；第四，追求精益求精，注重細(xì)節(jié)，不斷改進(jìn)和提升管理工作水平；第五，控制好工作過(guò)程，明確工作流程，保證管理工作的整體都能實(shí)現(xiàn)精細(xì)化；第六，便于考核，就是要將工作進(jìn)行具體化、量化，制定明確的考核標(biāo)準(zhǔn)和條件，使考核可以更準(zhǔn)確、合理。

二、精細(xì)化管理在機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作中推行的必要性

1、符合機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作的特點(diǎn)

機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作具有繁瑣性、綜合性、服務(wù)性、參謀性、突發(fā)性、政策性等特點(diǎn)，其工作的開(kāi)展不僅牽涉到眾多的事務(wù)，同時(shí)也涉及多個(gè)部門(mén)，不僅面向機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)層及廣大員工，為他們做好服務(wù)和保障，同時(shí)也要負(fù)責(zé)一部分的對(duì)外服務(wù)事務(wù)工作。因此，機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作必須注重細(xì)節(jié)，盡最大的可能保證其工作的全面性、準(zhǔn)確性、高效性。精細(xì)化管理符合機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作的特點(diǎn)，對(duì)其工作水平及效率的提高具有重要的作用。

2、是機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作職能所提出來(lái)的內(nèi)在要求

機(jī)關(guān)的辦公室事務(wù)工作具有非常關(guān)鍵的地位，其主要的工作職能就是要服務(wù)好機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策及其各項(xiàng)工作，其工作職能發(fā)揮的成效，直接影響了機(jī)關(guān)整體工作的成效。這使得機(jī)關(guān)的辦公室事務(wù)工作具有一定的特殊性，其事務(wù)工作繁雜，而且任務(wù)繁重；其事務(wù)工作要求一般都比較高，而且難度也比較大；其事務(wù)工作的責(zé)任重大，影響面也很廣。因此，精細(xì)化管理對(duì)機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作具有非常重大的意義，是其工作職能所提出的內(nèi)在要求。

3、有利于提高機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作的成效

隨著管理理念的不斷發(fā)展，近年來(lái)機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作的水平也得到了明顯提升，在要求與標(biāo)準(zhǔn)不斷提高的前提下，辦公室的事務(wù)工作也暴露出了一些問(wèn)題與不足。例如，辦公室事務(wù)工作主要集中于日常事務(wù)的處理，政務(wù)工作疏于管理，參謀性的功能沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)；責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，管理工作不到位，這使得辦公室事務(wù)工作差錯(cuò)不斷，造成不良的影響；工作的積極主動(dòng)性不高，缺乏創(chuàng)造性，很多辦公室人員學(xué)習(xí)進(jìn)步意識(shí)不強(qiáng)，往往安于現(xiàn)狀，等等。這些問(wèn)題的存在使得機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作的成效受到了很大的影響，精細(xì)化管理對(duì)解決其當(dāng)前存在的問(wèn)題有很強(qiáng)的針對(duì)性，有利于提高工作成效。

三、精細(xì)化管理在機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作中推行的有效措施

1、強(qiáng)化精細(xì)化管理的意識(shí)，轉(zhuǎn)變辦公室事務(wù)工作理念

在機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作中推行精細(xì)化管理，需要做到以人為本，不斷增強(qiáng)精細(xì)化管理的意識(shí)，積極轉(zhuǎn)變辦公室事務(wù)工作的理念。在實(shí)際的工作中，領(lǐng)導(dǎo)層要有精細(xì)化管理的意識(shí)，并不斷向其機(jī)關(guān)成員滲透這一工作理念，使機(jī)關(guān)上下都能形成對(duì)精細(xì)化管理的重視，同時(shí)，也要加大對(duì)精細(xì)化管理的研究，積極引導(dǎo)全體職工的工作向精細(xì)化發(fā)展。

2、明確辦公室事務(wù)工作的職責(zé)，優(yōu)化工作流程

在精細(xì)化管理的過(guò)程中，必須對(duì)機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)中的各個(gè)崗位及工作進(jìn)行細(xì)分，對(duì)相關(guān)的職責(zé)進(jìn)行明確，同時(shí)，也要對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)的工作流程進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查與研究，梳理好相關(guān)工作的環(huán)節(jié)與流程，按照本單位的工作特點(diǎn)，精簡(jiǎn)和優(yōu)化工作程序，從而使機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作可以更科學(xué)合理化、精細(xì)化、準(zhǔn)確化以及高效化。

3、推動(dòng)辦公室管理體系建設(shè)，完善績(jī)效考核

精細(xì)化管理的有效推行，需要有健全的制度作為保障，因此，應(yīng)該推動(dòng)辦公室管理體系的建設(shè)，不斷的建立健全相關(guān)管理制度，例如，辦公室文書(shū)的管理制度、檔案管理制度、辦公用品管理制度等，并且要嚴(yán)格執(zhí)行制度中的各項(xiàng)規(guī)定，按章辦事，促進(jìn)辦公室事務(wù)工作可以制度化、規(guī)范化。同時(shí)，還要完善績(jī)效考核機(jī)制，引進(jìn)先進(jìn)的企業(yè)績(jī)效考核理念與方法，提高機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作考核的科學(xué)合理性、公平公正性。

4、加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)，注重教育與培養(yǎng)

在推進(jìn)精細(xì)化管理的進(jìn)程中，辦公室的工作人員是其最重要的執(zhí)行者，因此，必須加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)，注重對(duì)他們進(jìn)行教育與培訓(xùn)l，不斷提高他們精細(xì)化管理的意識(shí)及工作水平。在工作中，要對(duì)辦公室工作人員嚴(yán)格要求，端正他們的工作態(tài)度，引導(dǎo)他們樹(shù)立正確的價(jià)值理念，增強(qiáng)工作責(zé)任感，既要注重工作細(xì)節(jié)，也要積極進(jìn)行工作創(chuàng)新，將精細(xì)化管理的基本理念滲透到日常工作與學(xué)習(xí)中去。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，精細(xì)化管理是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的一種新型管理理念與文化，在機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作中推行精細(xì)化管理對(duì)機(jī)關(guān)工作整體水平的提高及發(fā)展都具有非常重要的意義。因此，應(yīng)該積極推行精細(xì)化管理，轉(zhuǎn)變辦公室事務(wù)工作觀念，增強(qiáng)精細(xì)化管理意識(shí)，明確工作的相關(guān)職責(zé)，優(yōu)化工作流程，并且還要建立健全相關(guān)的體制與制度，加強(qiáng)人員隊(duì)伍的建設(shè)，將精細(xì)化管理的理念滲透到機(jī)關(guān)的每個(gè)角落，將精細(xì)化管理工作落到實(shí)處。