企業(yè)辦公室文秘工作探討

吳佳朋

摘要：企業(yè)辦公室是企業(yè)指揮管理的輔助中心，承擔(dān)著企業(yè)管理制度和方針政策上傳下達(dá)的責(zé)任。辦公室中的文秘工作是對(duì)企業(yè)中的政策進(jìn)行文本轉(zhuǎn)化同時(shí)將政策的文件檔案進(jìn)行管理保存。與此同時(shí)，還要進(jìn)行與之相關(guān)的部分行政管理工作和信息收集保存工作。本文主要就辦公室文秘工作展開討論。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室；文秘；探討

辦公室是為企業(yè)制定發(fā)展方向和戰(zhàn)略規(guī)劃的部門組織，也是企業(yè)的指揮領(lǐng)導(dǎo)部門，為企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供持續(xù)的制度支持，辦公室中的文秘工作則是以文字記錄為主的行政規(guī)劃和政策實(shí)施工作。因此，為保證辦公室工作的高效，對(duì)辦公室中的文秘工作進(jìn)行探討是十分必要的。

一、辦公室文秘工作的職業(yè)特點(diǎn)

（一）辦公室文秘工作具有一定的綜合性

企業(yè)辦公室文秘工作與企業(yè)各生產(chǎn)部門直接相關(guān)，負(fù)責(zé)將管理層的決策傳達(dá)到各個(gè)部門，同時(shí)將各部門的實(shí)際狀況和意見建議進(jìn)行收集和反饋。因此，辦公室的文秘需要將各類信息進(jìn)行分類組合，整合成有效的信息，為高層管理者的決策提供有效的參考意見。辦公室文秘需要對(duì)各類信息進(jìn)行處理，因此要求文秘具有一定的處理綜合信息的能力，對(duì)與企業(yè)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的各類知識(shí)等具有一定的了解，并具有將信息分類整合的能力。同時(shí)，辦公室文秘還需要對(duì)辦公室內(nèi)部人員的工作職能進(jìn)行了解，明確個(gè)人負(fù)責(zé)的職務(wù)，進(jìn)行內(nèi)部交流和信息的傳遞。因此，辦公室文秘工作對(duì)工作者的組織協(xié)調(diào)能力、溝通交流能力、語言組織能力和協(xié)調(diào)能力都提出了較高的要求，需要工作者具備較高的綜合素質(zhì)。

（二）辦公室文秘工作具有一定的重要性

企業(yè)辦公室是企業(yè)的核心領(lǐng)導(dǎo)部門，為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和日常問題的解決提供方案。在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，能源市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，企業(yè)的管理體制需要與瞬息萬變的經(jīng)營(yíng)形式相互適應(yīng)，在面對(duì)挑戰(zhàn)和機(jī)遇時(shí)做出及時(shí)的反應(yīng)。辦公室為企業(yè)政策的上傳下達(dá)和基層問題的反饋提供交流渠道，通過辦公室傳達(dá)信息是企業(yè)基層部門與管理層的溝通方式。辦公室文秘工作與企業(yè)內(nèi)部信息交流的效率直接相關(guān)，文秘主要承擔(dān)政策文件的書面表達(dá)工作，因此，在執(zhí)行計(jì)劃和決策時(shí)，提高文秘的工作效率對(duì)提高企業(yè)的政策傳達(dá)效率十分關(guān)鍵。文秘將管理層的決策傳達(dá)到基層，同時(shí)反饋基層的意見和建議，是信息渠道的主要管理者，因此，對(duì)企業(yè)的運(yùn)作效率起到重要的影響。

二、辦公室文秘工作的改善措施

（一）提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)自身修養(yǎng)

辦公室文秘主要負(fù)責(zé)信息的上傳下達(dá)工作，并負(fù)責(zé)書面信息的整合收集。因此，文秘工作者需要具備較高的組織協(xié)調(diào)能力、寫作表達(dá)能力和學(xué)習(xí)能力。文秘工作者在日常的工作中需要加強(qiáng)自己的職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)這幾個(gè)層面的能力進(jìn)行重點(diǎn)訓(xùn)練。辦公室文秘不僅要為企業(yè)的高層管理者提供參謀職能，同時(shí)要承擔(dān)文本文件的策劃書寫工作。因此，在日常的工作中文秘要針對(duì)油田企業(yè)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際狀況，對(duì)自身的文本計(jì)劃工作做出改善和推進(jìn)，規(guī)范語言，提高工作效率。同時(shí)，文秘還承擔(dān)著溝通協(xié)調(diào)企業(yè)各部門工作的責(zé)任，因此，文秘還需要提高自己的交流表達(dá)能力，為協(xié)調(diào)各部門的信息做出努力。

（二）樹立服務(wù)意識(shí)，協(xié)調(diào)組織信息

文秘工作在企業(yè)制度的制定和信息的傳遞中起到輔助作用，因此，在日常工作中，文秘要樹立服務(wù)意識(shí)，為企業(yè)的高效運(yùn)作做出貢獻(xiàn)。文秘可以總結(jié)日常工作中的實(shí)用經(jīng)驗(yàn)，為其他部門和崗位的工作提供借鑒，提高企業(yè)員工的工作效率。在辦公室的工作中，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任、參與奉獻(xiàn)，為協(xié)調(diào)組織內(nèi)部的和諧關(guān)系做出貢獻(xiàn)。同時(shí)，文秘還需要樹立全局觀念，從企業(yè)整體戰(zhàn)略的角度思考問題，為企業(yè)的高效決策提供參謀意見。在企業(yè)實(shí)行新政策和新制度之前做好各部門的協(xié)調(diào)工作，為政策的有效實(shí)行做好基礎(chǔ)協(xié)調(diào)工作。

（三）不斷提高能力，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)

油田企業(yè)處在不斷變化的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，因此需要企業(yè)的辦公室文秘也不斷提高自身的能力，更新自身的意識(shí)和觀念。在日常工作中，文秘需要對(duì)市場(chǎng)中的新形勢(shì)和新政策做出及時(shí)全面的了解，并對(duì)企業(yè)政策的調(diào)整提出建議和意見。同時(shí)，對(duì)市場(chǎng)中的新形勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)，做好參謀工作。此外，文秘還需要對(duì)行業(yè)中新興的事物做出了解，并將高效的工作方法應(yīng)用到日常的文字總結(jié)規(guī)劃工作中。文秘還將參與組織協(xié)調(diào)工作，因此也需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)作情況和人員變動(dòng)做出及時(shí)的了解，為內(nèi)部協(xié)調(diào)工作盡到應(yīng)有的義務(wù)。

三、總結(jié)

新時(shí)期企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步需要依賴企業(yè)內(nèi)部的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和有效的管理，因此，企業(yè)需要對(duì)辦公室部門的指揮領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)行加強(qiáng)。對(duì)辦公室文秘工作進(jìn)行改善是提高辦公室工作效率的重要方面。本文主要針對(duì)文秘工作的職業(yè)特點(diǎn)和改善工作的具體措施展開討論，希望能對(duì)辦公室文秘工作從業(yè)者提供參考和借鑒。

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