物資成本“三化”管控體系的構建與應用研究

趙黎鳴

[摘 要]隨著業(yè)務規(guī)模的增長，深入開展物資的實物與價值管理，嚴控成本，具有重要的實踐意義。構建一套“規(guī)范化、精益化和動態(tài)化”的物資成本管控體系，以業(yè)務管理驅(qū)動財務管理、以財務要求規(guī)范業(yè)務管理，實現(xiàn)信息關聯(lián)無壁壘、過程管控無盲點、財務風險防得住。

[關鍵詞]物資成本；規(guī)范化；精益化；動態(tài)化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.12.192

1 “三化”管控體系的構建目標

物資成本“三化”管控體系，是以規(guī)范化、精益化和動態(tài)化為著眼點，圍繞財務集約化“深化應用、提升功能、實時管控、精益高效”的總體要求，以“實現(xiàn)信息關聯(lián)無壁壘、過程管控無盲點、財務風險防得住”為目標，涵蓋物資成本預算、采購執(zhí)行、執(zhí)行結果分析在內(nèi)的一套物資成本管控模式與實施解決方案?！叭惫芸伢w的建立及應用，能實現(xiàn)業(yè)務與財務融合互動，做到實物管理和賬務處理的聯(lián)動集成，拓展財務管理的細度和精度，提高了財務在企業(yè)資源配置過程中的主動性、科學性和有序性。

2 “三化”管控體系的構建要點

2.1 規(guī)范化的構建要點

物料主數(shù)據(jù)是企業(yè)所采購、生產(chǎn)和存儲的物料的所有信息，包括基本屬性、工廠數(shù)據(jù)、存儲數(shù)據(jù)三大類?；緦傩园ň幋a、名稱、計量單位等數(shù)據(jù)；工廠數(shù)據(jù)是針對特定工廠的采購組織、計劃交貨期等數(shù)據(jù)；存儲數(shù)據(jù)是針對特定存儲地點的存儲時間、庫存數(shù)量等數(shù)據(jù)。

2.2 精益化的構建要點

核算對象指物資成本應該歸集到的部門或班組。為了保證核算的精益性，物資成本應從產(chǎn)生時，就在業(yè)務部門歸集到最小顆粒上，例如班組。

在對物資成本進行分類時，也要做到精細，并用輔助記錄核算的方式，保證可以對其進行多維度統(tǒng)計分析。

2.3 動態(tài)化的構建要點

要將業(yè)務部門的物資管理系統(tǒng)與財務部門的核算系統(tǒng)進行集成，從而使財務部門在未獲得物資成本的紙質(zhì)單據(jù)前，就能及時獲取物資的成本信息，進行實時管控。

3 “三化”管控體系的構建應用

以物資成本“三化”管控體系為理論基礎，建設一套“三化”管控系統(tǒng)，實現(xiàn)信息關聯(lián)無壁壘、過程管控無盲點、財務風險防得住。同時為優(yōu)化崗位設置和減少人工管理成本提供了依據(jù)，對同行業(yè)單位具有較強的借鑒和參考意義。

3.1 規(guī)范業(yè)務，統(tǒng)一標準，實現(xiàn)信息關聯(lián)無壁壘

對物料主數(shù)據(jù)標準進行統(tǒng)一，實現(xiàn)需求方、供貨方、驗貨方的一體化操作。通過對后勤部門的需求和對歷史數(shù)據(jù)的歸納整理，形成物料主數(shù)據(jù)中類31個，主要有：食雜用品、肉類及制品、蔬菜、蛋類、廚雜用品、針棉制品、清潔用品、綠化用品、五金材料、辦公用品、消防安全用品等。再根據(jù)中類，對其細分，形成小類57個。后勤部門在對物資進行驗收入庫時，利用“三化”管控系統(tǒng)，整合需求方的采購申請單信息和供應商的送貨單信息，自動生成入庫單。

統(tǒng)一物料類別標準，實現(xiàn)物資和財務數(shù)據(jù)自動關聯(lián)。通過對財務部門和后勤部門的訪談和對物資歷史明細賬的梳理，建立了一套物料類別（中類）與會計科目的映射關系。財務部門在收到后勤部門傳遞來的業(yè)務單據(jù)時，利用“三化”管控體系，進行實時便捷的賬務處理，并可進行穿透和追溯查詢，實現(xiàn)物資明細賬和總賬的系統(tǒng)關聯(lián)和賬務追溯。

統(tǒng)一組織機構標準，實現(xiàn)成本費用與成本中心的自動匹配。建立部門與成本中心組、班組與成本中心的映射關系，使“三化”管控體系能自動將業(yè)務端發(fā)生的各項成本費用歸集到財務端的各個成本核算單元中。

3.2 把握全局，注重細節(jié)，做到過程管控無盲點

打通物資的實物管理和價值管理的鏈條，實現(xiàn)物資成本的全過程閉環(huán)在線管控。建立物資成本的全過程管理流程，從物資成本預算編制，到預算執(zhí)行，再到預算分析，分析的結果又作為預算編制作參考，實現(xiàn)物資成本的閉環(huán)在線管控。

成本核算對象全面、多樣，實現(xiàn)成本的精益化管理。每項成本根據(jù)管理需求的不同，針對不同的對象進行核算，實現(xiàn)成本的精益化管理。例如， 采購成本的核算對象是物料； 管理成本的核算對象是各個部門或班組； 業(yè)務成本的核算對象是各個項目。

借助物資成本“三化”管控系統(tǒng)，優(yōu)化整合了業(yè)務流程，實現(xiàn)了物料核算憑證的自動化預制。財務部門的工作重心從賬務處理轉(zhuǎn)移至到財務管理和分析上，為領導層的決策提供有力的數(shù)據(jù)服務和支撐。

系統(tǒng)自動平衡采購需求，實現(xiàn)庫房物資科學供給。各庫房管理員線上提報領用申請單時，系統(tǒng)會自動將領用需求與庫存情況進行匹配。對于庫存充足的，自動生成領用單，進入物資領用流程；對于庫存不足的，系統(tǒng)會提醒庫管員進行補庫或生成采購申請單，進入物資采購流程。此設計能減少人工操作，降低錯誤率，實現(xiàn)庫房物資的科學供給，保持合理庫存。

現(xiàn)場移動辦公，實現(xiàn)便捷高效的業(yè)務操作。庫管員在收貨現(xiàn)場利用移動終端調(diào)出采購需求以及供應商的供貨信息，基于這些信息創(chuàng)建入庫單，避免先手工記錄再回辦公室進行電腦錄入的重復勞動。

3.3 線上管理，動態(tài)分析，確保財務風險防得住

實時掌握物資業(yè)務動態(tài)，確保預算在控可控。將物資信息、財務信息集成到一個系統(tǒng)中進行管理，可隨時對物資信息進行動態(tài)查詢和追溯，可及時預防、發(fā)現(xiàn)和糾正影響財務價值管理的違規(guī)行為。

實時監(jiān)控財務指標結果，確保經(jīng)營風險可控。通過在系統(tǒng)中實現(xiàn)對財務指標進行計算與統(tǒng)計分析功能，可隨時查看財務考核指標、盈利能力指標、營運能力指標、盈虧平衡情況的可視化分析結果。

4 “三化”管控體系的應用成效

4.1 加強內(nèi)控，防范風險

物資成本“三化”管控體系的建立，使各部門分工明確，各司其職，業(yè)務處理透明化、制度化和規(guī)范化，最大限度地保證成本信息的完整性和可追溯性，易于查詢；同時有效實現(xiàn)了物資與財務的信息共享，杜絕信息孤島現(xiàn)象，解決物資實物與價值管理不分離問題，強化內(nèi)控執(zhí)行，防范風險，同時也為后續(xù)的業(yè)務分析和輔助決策奠定基礎。

4.2 優(yōu)化流程，提高效率

物資成本“三化”管控體系的采用全過程的流程化管理模式，上一道工序的工作效率和工作質(zhì)量直接影響到下一道工序，乃至整個工作任務的質(zhì)量和實施進度。這就促使部門之間要加強溝通，相互協(xié)作，齊心協(xié)力，這樣才能確保完成任務。同時，由于是流程化管理，每一個流程的管理工作，都將在系統(tǒng)中留下操作記錄和日志，有利于考核，也有利于相互監(jiān)督，提高整體工作效率。

4.3 在線監(jiān)控，降低成本

運用“三化”管控系統(tǒng)將物資成本的管控流程加以固化，實現(xiàn)物資、財務業(yè)務的在線監(jiān)控。物資業(yè)務動態(tài)和財務指標結果的實時反映，可提高業(yè)務處理準確性，并減少人工再整理和再確認的重復工作量，提高了工作效率，降低財務管理的人力成本。

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