淺析信息系統(tǒng)對(duì)于物資采購的作用

臧金林

摘要：目前，物資采購主要是通過信息系統(tǒng)進(jìn)行供應(yīng)管理。它主要指的是在生產(chǎn)的過程中對(duì)所需物資的采購和儲(chǔ)備等建立信息系統(tǒng)進(jìn)行管理。只有物資得到保障才能使企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展能夠順利進(jìn)行。所以，加強(qiáng)對(duì)物資采購的信息化管理，不但能降低企業(yè)生產(chǎn)的成本，同時(shí)也加快了企業(yè)資金和物資等周轉(zhuǎn)的速度，現(xiàn)階段是科技時(shí)代，企業(yè)生產(chǎn)管理應(yīng)用的過程中離不開網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。所以，建立并完善信息系統(tǒng)對(duì)于物資采購起著非常重要的作用。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；物資采購供應(yīng)；管理系統(tǒng)

一、傳統(tǒng)物資采購在供應(yīng)方面的管理

物資采購分為供應(yīng)商與采購兩個(gè)方面，通常生產(chǎn)與銷售需要很多的物資，這就需要進(jìn)行購買，不過由于企業(yè)在采購上存在的特點(diǎn)廣泛，所以在采購中一定要遵守嚴(yán)格的企業(yè)管理規(guī)定采購，因此傳統(tǒng)的采購是下面的幾個(gè)方面：第一，傳統(tǒng)采購主要是關(guān)注價(jià)格，會(huì)根據(jù)資金的多少進(jìn)行采購，同時(shí)確保貨物的質(zhì)量，所以需要反復(fù)問價(jià)格和比較進(jìn)行選擇，所以這個(gè)過程比較復(fù)雜，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力。這種方式在采購的過程中做不到全方面的市場分析，采購人員的監(jiān)督工作也不嚴(yán)謹(jǐn)，有很大的風(fēng)險(xiǎn)。第二，供應(yīng)方報(bào)價(jià)方面只是單一的聽取報(bào)價(jià)，這就缺少了價(jià)格的對(duì)比，而企業(yè)在采購時(shí)不但在進(jìn)行價(jià)格、供貨方的信譽(yù)等，還需要進(jìn)行對(duì)供貨方以往的表現(xiàn)，最后方可結(jié)合其以往的業(yè)績、能力、產(chǎn)品的質(zhì)量等各方面的因素來綜合性的選擇。第三，傳統(tǒng)采購依據(jù)合同的方式確定，在出現(xiàn)不同的購買意圖時(shí)，會(huì)進(jìn)行新的價(jià)格審核和招標(biāo)，最后才能決定是否同意簽署合同，這樣采購流程的效率就比較低。

二、信息系統(tǒng)物資管理的重要性

（一）成本控制方面

首先采購和供應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，可以形成一個(gè)比較大的空間范圍內(nèi)的資源整合，采購和儲(chǔ)備集中的方式，這樣就免去了采購和倉儲(chǔ)方面的反復(fù)無用操作，同時(shí)也降低了存儲(chǔ)的成本。其次信息系統(tǒng)物資采購可以通過網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行采購，與此同時(shí)可以通過網(wǎng)絡(luò)與供應(yīng)商進(jìn)行一起管理，這樣可以使管理的費(fèi)用降低。最后信息化管理可以使企業(yè)內(nèi)部和外部的資源進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)督和給予處理。同時(shí)還可以分析出市場的變化情況，因此也就實(shí)現(xiàn)了在成本方面的有效控制。

（二）物資采購供應(yīng)時(shí)效性方面

信息系統(tǒng)可以使物資采購在傳統(tǒng)信息的效率低造成的許多問題進(jìn)行解決，實(shí)現(xiàn)快速捕獲和傳輸信息，與此同時(shí)電子商務(wù)技術(shù)的應(yīng)用可以降低業(yè)務(wù)量，提高傳輸效率。通過對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息分析后，能夠發(fā)現(xiàn)物資采購供應(yīng)的時(shí)效性問題，同時(shí)進(jìn)行及時(shí)的問題解決和完善。

（三）可視性采購供應(yīng)管控方面

信息系統(tǒng)管理程序可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的目標(biāo)控制，加強(qiáng)采購與供應(yīng)管理規(guī)程，所有的采購信息都可以記錄在信息系統(tǒng)中，這樣就有了永久的可追溯性。同時(shí)處理采購相關(guān)的各種信息和信息管理確保質(zhì)量，篩選出好的供應(yīng)商與其合作，以達(dá)到規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的目的。同時(shí)使采購和供應(yīng)信息透明度、信息集成和共享，公共可見性，實(shí)現(xiàn)采購的可視性采購。

（四）與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)同管理方面

信息采購和供應(yīng)系統(tǒng)，建立一個(gè)與供應(yīng)方業(yè)務(wù)協(xié)作的平臺(tái)，以確保供需雙方信息快速響應(yīng)，并通過整合雙方的工作流程，通過有效的商務(wù)合作，最終實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的供應(yīng)和生產(chǎn)的目的雙方互利共贏。

三、信息系統(tǒng)物資采購系統(tǒng)模塊的實(shí)現(xiàn)

（一）物資采購預(yù)算

預(yù)算是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的一個(gè)重要方面，也就是說把企業(yè)資金的使用情況進(jìn)行初步預(yù)算，再根據(jù)有關(guān)的程序進(jìn)行批準(zhǔn)實(shí)行。采購及供應(yīng)管理需要嚴(yán)格按照預(yù)算管理實(shí)現(xiàn)預(yù)算信息化。

（二）采購物資計(jì)劃

其包括企業(yè)中每個(gè)部門的預(yù)算規(guī)劃情況，各部門提交審批的預(yù)算計(jì)劃和實(shí)施，企業(yè)人員對(duì)各自部門的計(jì)劃、采購和預(yù)算等方面調(diào)查和實(shí)施。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)職責(zé)范圍內(nèi)進(jìn)行計(jì)劃審批處理。

（三）材料采購

其最重要的是供應(yīng)管理信息化。物資的采購可以通過招標(biāo)的形式進(jìn)行采購，依據(jù)有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的投標(biāo)要求，可以將招標(biāo)投標(biāo)信息輸入系統(tǒng)。這樣采購價(jià)格就得到了有效的控制。具體可以分為三個(gè)方面即先期限制和期間控制及后期監(jiān)督。

（四）對(duì)物資的管理

采購的物資到達(dá)后，對(duì)發(fā)票、物資和入庫等一些信息進(jìn)行輸入，同時(shí)對(duì)供應(yīng)商的給付款和物資的儲(chǔ)存信息進(jìn)行及時(shí)處理。采購的物資到達(dá)就是指倉庫管理員要在物資到達(dá)后進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，然后再跟據(jù)實(shí)情的到貨信息進(jìn)行系統(tǒng)的輸入，以便相關(guān)部門對(duì)采購的物資進(jìn)行查詢和管理等。所謂入庫就是指倉管人員依據(jù)發(fā)票來查收采購的物資。

除信息系統(tǒng)物資采購系統(tǒng)模塊化以外，信息系統(tǒng)對(duì)于物資采購的供應(yīng)管理方面也同時(shí)包含了物資的出庫管理和物資在采購時(shí)產(chǎn)生的合同管理，以及對(duì)價(jià)格進(jìn)行比較的管理和對(duì)基礎(chǔ)資料及統(tǒng)計(jì)出的數(shù)據(jù)等。

四、結(jié)束語

簡而言之，現(xiàn)階段社會(huì)離不開信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)物資采購方面的信息管理上的完善并應(yīng)用，其不單單是在搜索方面迅速、查找方便、具有一定的可靠性、低成本和良好的保密性、大的存儲(chǔ)空間等諸多的特點(diǎn)，其還通過對(duì)數(shù)據(jù)的處理和控制及決策等功能，明顯的提高了企業(yè)的物資的管理效率，而且最為關(guān)鍵的是，企業(yè)信息化系統(tǒng)采購在供應(yīng)管理上得到了最終的實(shí)現(xiàn)，且在最短的時(shí)間里以最小的投資獲得準(zhǔn)確、可靠的物資采購信息，從而幫助企業(yè)決策者在選擇上更快更好的選擇實(shí)施方案，以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]王鳳娟.淺談制造型企業(yè)物資管理信息化的應(yīng)用與實(shí)踐[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2015，（8）：15-16.