探索企業(yè)檔案管理工作的新思路

王蕾

摘要：近年來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展，各型企業(yè)與日俱增，企業(yè)管理亦漸漸精細(xì)化，愈加現(xiàn)代化。在企業(yè)管理中尤其是企業(yè)檔案更是作為一種無(wú)形的資產(chǎn)，在企業(yè)的快速發(fā)展中起著舉足輕重的作用。企業(yè)檔案的地位在日漸提升，探索企業(yè)管理檔案的新思路勢(shì)在必行，而本文著重分析了日常企業(yè)工作中有關(guān)檔案管理工作存在的一系列問題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；問題；思路

一、檔案管理問題

（一）認(rèn)知能力不足

在目前經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的黃金時(shí)期，在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，各種新型產(chǎn)業(yè)、企業(yè)層出不窮，企業(yè)之間的竟日愈加劇烈，而企業(yè)為了能夠在競(jìng)爭(zhēng)的洪流中占有一席地位，一般都會(huì)將企業(yè)重心甚至核心部分放在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、投資、運(yùn)營(yíng)方面，管理往往將決定企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，但管理者卻將檔案管理工作置之腦后，放在邊緣的位置，正是由于對(duì)企業(yè)對(duì)檔案管理等基礎(chǔ)性工作缺乏全面共識(shí)與認(rèn)知，才使得企業(yè)在沒有打下穩(wěn)定基礎(chǔ)，及在沒有對(duì)檔案管理的人員，及資金投入方面投入較少精力使得企業(yè)在檔案管理工作出現(xiàn)了較多疏忽的地方。

（二）管理模式陳舊

中國(guó)是一個(gè)擁有世界上人口最多的國(guó)家，決定了中國(guó)的企業(yè)管理通常采用的手工作業(yè)的方式，而手工作業(yè)的弊端是在龐大的數(shù)據(jù)面前，由于人本身能力的受限不可避免的會(huì)出現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)分析不徹，不能對(duì)數(shù)據(jù)、資源進(jìn)行有效的分類、提取有效的信息，不能有效的做到資源的再循環(huán)、利用，甚至篩選出與公司重大決策向違背的信息。

（三）人員水平較低

因企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，使得企業(yè)在招聘人員時(shí)設(shè)置了較低的門檻制度。因此眾多企業(yè)目前普遍存在的一個(gè)問題就是檔案管理人員本身的素質(zhì)普遍不高、知識(shí)水平參差不齊，更缺乏專業(yè)的技能水準(zhǔn)。這從根本上就違背了，企業(yè)檔案管理人員需要的是高素質(zhì)、高水準(zhǔn)、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的根本要求，最終導(dǎo)致因?yàn)樗刭|(zhì)水平的問題，出現(xiàn)檔案丟失、外瀉等問題。

二、企業(yè)檔案管理工作的新思路

（一）提高管理認(rèn)知

一個(gè)企業(yè)要想能根基穩(wěn)固，必須要從基層抓起，要企業(yè)內(nèi)部人員和企業(yè)高層人員兩方面著手，使其能充分認(rèn)識(shí)到、了解到企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展與生存的重要作用，全面提到企業(yè)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知能力。首先企業(yè)高層應(yīng)該建立檔案管理工作方式，要緊跟時(shí)代的潮流，始終在思想上站在巨人的肩頭，做到努力提升企業(yè)管理工作的效率，能夠用構(gòu)建一個(gè)現(xiàn)代化的、一個(gè)完善的與時(shí)俱進(jìn)的企業(yè)檔案管理體系。

（二）規(guī)范管理體系

一個(gè)完整的檔案管理體系是確保企業(yè)檔案管理工作能夠順利進(jìn)展的依據(jù)，是能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的保障。一套準(zhǔn)則制定出來(lái)后，就需要我們?nèi)?shí)施，因此需要企業(yè)高層管理人員制定出企業(yè)檔案管理工作的檢查及考核方案、制度，并按照相應(yīng)方案，做好檔案內(nèi)部檢查及考評(píng)工作。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)

服務(wù)是檔案工作的生命線，也是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。服務(wù)企業(yè)大局是企業(yè)檔案工作的主線，而唯有更新服務(wù)理念、改進(jìn)優(yōu)化服務(wù)手段、創(chuàng)新拓展服務(wù)領(lǐng)域，在服務(wù)的主動(dòng)性、精準(zhǔn)性、高效性上多動(dòng)腦筋，才能不斷提升檔案服務(wù)中心大局，服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

企業(yè)要用科學(xué)的、先進(jìn)的的理念來(lái)為用戶服務(wù)，就需要企業(yè)要充分利用其自身資源，引先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，建立完善的網(wǎng)絡(luò)格局，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，網(wǎng)上分析、整理、歸納數(shù)據(jù)，充分為企業(yè)服務(wù)。

（四）提高專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)要求及素質(zhì)要求，對(duì)企業(yè)檔案管理和建設(shè)發(fā)展的順利發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，因此企業(yè)需要引入檔案管理人員，需要健全企業(yè)檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)行相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)，使其熟練掌握專業(yè)技術(shù)，熟練的掌握企業(yè)檔案管理的制度及軟件開發(fā)和維護(hù)等技術(shù)。同時(shí)應(yīng)提高檔案管理人員的工薪待遇，使其受到應(yīng)有的尊重，進(jìn)而激發(fā)其工作熱情。

（五）信息化

科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展為檔案管理技術(shù)改新?lián)Q代提供了契機(jī)，要提高檔案管理效果和工作效率，檔案室必須對(duì)檔案管理技術(shù)的變動(dòng)有高度敏感，注意引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息化管理硬件和軟件，為推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造了先決條件。應(yīng)用軟件對(duì)文書檔案實(shí)行文件集錄入，可以對(duì)檔案實(shí)行文件級(jí)和案卷級(jí)兩級(jí)錄入，形成了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制。同時(shí)，建立科學(xué)的檢索方式，實(shí)現(xiàn)了檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成了“活”信息，切實(shí)強(qiáng)化了管理效果。

（六）安全化

強(qiáng)化檔案管理的安全性必須建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，重視檔案查閱，區(qū)分檔案的機(jī)密級(jí)別，予以不同程度的防護(hù)。在檔案查閱環(huán)節(jié)上，必須堅(jiān)持禁止任何與檔案業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的人員查閱檔案內(nèi)容，閱檔必須在檔案員的監(jiān)督下進(jìn)行，按程序進(jìn)行。面對(duì)新形勢(shì)和新任務(wù)，我們應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理在企業(yè)知識(shí)管理體系中的作用，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，大力推進(jìn)檔案管理“五化”建設(shè)，使檔案信息資源成為企業(yè)共有的知識(shí)財(cái)富，從而促進(jìn)企業(yè)計(jì)劃和決策的科學(xué)化，提高企業(yè)行政工作效率和管理水平?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，建設(shè)“制度化、法制化、規(guī)范化、信息化、安全化”的檔案管理，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

三、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理的順利與否直接關(guān)系著企業(yè)發(fā)展的成功與否。然而目前關(guān)于企業(yè)檔案管理方面，我國(guó)仍存在著諸多問題，這些問題不僅制約了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)也違背了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，所以就要求企業(yè)能夠充分認(rèn)知檔案管理工作中的不足，查漏補(bǔ)缺，建立比較健全的管理體系，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的創(chuàng)新，從而是實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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