優(yōu)化辦公室檔案管理工作的方法分析

鮑冠斌

摘要：辦公室檔案管理工作，作為一項重要管理工作，它不是獨立存在的，而是與多個部門之間都有著比較重要的聯(lián)系。因此，加強辦公室檔案管理工作的合理化利用，有利于提升單位整體的辦公效率。本文主要就優(yōu)化辦公室檔案管理工作的方法進行分析。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；方法

辦公室檔案管理工作是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標(biāo)樣等），對單位其他工作的完善具有輔助性作用，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、當(dāng)下辦公室檔案管理工作的存在問題

（一）對管理工作認識缺乏

長期以來，我國對辦公室檔案管理工作的認識度不足，對于檔案管理工作的有效性更是缺乏相關(guān)的認識。因此，我國檔案管理存在管理混亂甚至缺失的現(xiàn)象。檔案管理混亂甚至缺失，給單位審計核查、總結(jié)帶來很多不便，因為檔案管理不到位而帶來巨大損失的事例層出不窮。很多管理檔案的工作人員，工作觀念存在著意識淡薄的問題，專業(yè)管理水平較差，甚至很多單位選擇兼職人員為其進行檔案管理工作，因兼職人員不具備專業(yè)管理能力，對檔案的價值不明確，導(dǎo)致檔案管理工作無法有效地進行下去。

（二）管理制度不健全

檔案管理制度主要包括檔案分類、保管期限、介質(zhì)區(qū)分、收集機制、歸整規(guī)范、查閱借閱規(guī)定等等，涵蓋檔案從新材料產(chǎn)生到生命周期結(jié)束的全過程。但是，部分單位的領(lǐng)導(dǎo)人員過于繁忙，對辦公室管理工作也不重視，沒有單獨建立管理檔案的資料室，沒有相關(guān)的檔案管理制度。因此，導(dǎo)致檔案管理人員懈怠了其工作，進而影響其對檔案的處理。

（三）辦公室檔案管理工作手段較為落后

第一，沒有充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，使得很多檔案管理人員雖然耗費大量的精力，但是無法更好地提高辦公室檔案管理工作效率；第二，沒有將信息技術(shù)應(yīng)用到辦公室檔案管理工作中，很容易造成資料缺失，很多資料在整理過程中會出現(xiàn)錯誤，無法對資料進行快速備份和恢復(fù)，為辦公室管理帶來較大損失。

二、優(yōu)化辦公室檔案管理工作的方法

（一）樹立正確認識

辦公室的檔案管理十分重要，與辦公室各項業(yè)務(wù)工作的開展具有直接的聯(lián)系，其工作效率影響到整個單位工作的開展，對單位發(fā)展有著不可替代的價值和意義。對于因為個人失誤而造成不良后果和影響的，責(zé)任人和直接領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該負有主要責(zé)任。而對于在工作中有著出眾表現(xiàn)的，則應(yīng)該給予相應(yīng)的物質(zhì)和精神激勵。通過一系列措施，提升工作人員的責(zé)任意識和積極性，充分激發(fā)工作人員的潛能，保證辦公室檔案管理工作的全面順利進行。

（二）建立完善的管理制度

科學(xué)、完善管理制度的制定，能夠保證各項工作都有相應(yīng)的標(biāo)準和依據(jù)。因此需要在單位分管領(lǐng)導(dǎo)的牽頭下，逐步制定出符合本單位實際特點的檔案管理制度。并在該制度中體現(xiàn)出一定的指導(dǎo)性，讓工作人員能夠依照制度規(guī)定進行適當(dāng)?shù)奶幚?。在檔案的日常管理中，根據(jù)檔案機密程度和時間的推移，對檔案進行相應(yīng)的升高和降低密級、解密處理等。并將一些失去保密意義的文件重新整理，做好記錄。在此基礎(chǔ)上，將責(zé)任落實到人，納入個人績效考核范圍，逐漸形成科學(xué)、有序、具有責(zé)任意識的辦公室檔案管理工作新局面。

（三）加強管理工作人員培訓(xùn)

在實際操作中，可以根據(jù)各單位的實際情況靈活進行，培訓(xùn)內(nèi)容則主要包含以下幾個方面。首先是責(zé)任意識。通過培訓(xùn)，引導(dǎo)管理人員真正意識到辦公室檔案管理工作的重要性，積極開展好這項工作，對于單位整體的發(fā)展、單位工作效率的提升、單位重要檔案的保護等都有著難以替代的價值和意義。只有思想上先重視起來，才能為行動打好基礎(chǔ)。其次是管理技能?？梢匝埉?dāng)?shù)貦n案部門的專業(yè)管理人員、高校圖書館或檔案專業(yè)教師等，定期來單位對人員進行專業(yè)技能的培訓(xùn)，特別是一些當(dāng)下應(yīng)用最廣泛的知識和技能，力爭在專業(yè)人員的指導(dǎo)下盡快掌握。

（四）推進檔案管理數(shù)字化進程

首先是制定辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作計劃，包含人、財、物等多個方面，并定期進行檢查和監(jiān)督，確保各項工作的開展落實到位。同時強化檔案信息資源產(chǎn)生過程中的主體責(zé)任意識，按照誰生產(chǎn)、誰負責(zé)的原則，全面加快數(shù)字化建設(shè)。其次是建立雙套歸案制度。要將電子檔案和紙質(zhì)檔案通過光盤、網(wǎng)上輸入等方式，實現(xiàn)電子化歸檔，努力健全檢索機制，提升檔案的查準率和查全率。

（五）建立辦公室檔案服務(wù)反饋機制

對于辦公室的檔案反饋服務(wù)機制來說，它可以快速掌握多個方面的信息，進一步改進教學(xué)管理水平，提高檔案的信息利用率。對于反饋信息來說，它包含信息系統(tǒng)的檢索工具是否有效，檔案的使用價值以及檔案該以怎樣的形式進行傳播等等。對于信息的反饋來說，它有一定的針對性，同時也有一定的實用性，辦公室檔案人員可以按照反饋的信息加快轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，構(gòu)建新的服務(wù)體系，進一步完善辦公室檔案管理機制，使每一份辦公室檔案都可以發(fā)揮其作用，推動辦公室檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。借助反饋信息，優(yōu)化辦公室檔案管理模式和手段，提高辦公室檔案利用率。

辦公室檔案管理工作對于單位其他工作的完善具有輔助性作用，所以加強管理人員的管理意識，完善管理制度，實現(xiàn)信息化管理等，在提高檔案管理效率及單位工作效率中變得非常重要，也逐漸成為了現(xiàn)代化檔案管理的一個必然趨勢。

參考文獻：

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