關(guān)于新形勢(shì)下做好企業(yè)文書(shū)檔案保密管理工作的思考

于杰

摘要：時(shí)至今日，社會(huì)信息化日益明顯，而企業(yè)檔案是信息接收，傳遞信息的重要手段之一，這使得做好企業(yè)文書(shū)檔案管理工作被視為保護(hù)信息資源安全的重要管理手段。企業(yè)的檔案信息反映了某一時(shí)期的運(yùn)行軌跡，真實(shí)地展現(xiàn)了某種客觀事物的存在，具有一定的權(quán)威性。因此，對(duì)于如何在新的形勢(shì)下，做好企業(yè)文書(shū)檔案的管理與保密工作，顯得尤為重要。本文將首先分析企業(yè)文書(shū)檔案的管理現(xiàn)狀，并進(jìn)一步提出幾條管理保密的工作建議，以防止企業(yè)檔案信息泄露。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書(shū)；檔案管理；檔案保密

一、企業(yè)文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國(guó)《檔案法》的頒布與實(shí)施，對(duì)于檔案管理的重要性提到了新的高度?，F(xiàn)代企業(yè)普遍都建立檔案室，尤其是國(guó)營(yíng)企業(yè)，其檔案室的規(guī)模較大，機(jī)制和體系的都較為完善，管理工作也比較到位，但一些中小企業(yè)或是民營(yíng)企業(yè)、私人企業(yè)等文書(shū)檔案管理存在較多的問(wèn)題。本文將針對(duì)這種狀況，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行深入的分析，并提出一些建議。

二、企業(yè)文書(shū)檔案管理問(wèn)題

隨著時(shí)代的進(jìn)步，一些企業(yè)的結(jié)構(gòu)調(diào)整不斷深入，使得企業(yè)的檔案工作者積極開(kāi)展工作，取得了一定的成績(jī)，但同時(shí)還存在一定的缺陷。

（一）文書(shū)檔案保密管理信息化建設(shè)滯后

由于受傳統(tǒng)思想的束縛，部分企業(yè)文書(shū)檔案依然是采取年度歸檔的方式，收集鑒別、整理歸檔、查閱借用等沒(méi)有健全的規(guī)章制度；除此外，文件歸檔、登陸統(tǒng)計(jì)等一系列的環(huán)節(jié)，仍舊采取手工操作；并且文書(shū)檔案員一般由企業(yè)辦公室人員兼職，而接受高級(jí)的專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)的人不多，因此他們對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)掌握甚少，也就難以應(yīng)對(duì)現(xiàn)代文書(shū)檔案信息化的要求。

（二）文書(shū)檔案保密管理制度建設(shè)不到位

一些企業(yè)的檔案意識(shí)淺薄，不僅缺乏對(duì)文書(shū)檔案保密管理原則、方式等的制度性頂層設(shè)計(jì)，而且還沒(méi)有做出文檔管理的收集、鑒定、整理、保管等細(xì)化方案；企業(yè)文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有嚴(yán)格制定工作計(jì)劃和規(guī)章制度，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的分工監(jiān)督也不到位。除此外，要足夠的重視各個(gè)檔案管理制度，而對(duì)于企業(yè)文書(shū)檔案管理的工作人員，要熟悉檔案的管理制度，對(duì)每一步都要有較高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要健全完善的檔案管理制度還，就要定期的進(jìn)行工作管理的視察和不定期抽查。

（三）文書(shū)檔案管理工作中人員隊(duì)伍建設(shè)亟待加強(qiáng)

企業(yè)文書(shū)檔案管理人員中存在專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)素養(yǎng)的欠缺，有些企業(yè)為節(jié)省人力而有些職員身兼多職，因此對(duì)于文書(shū)檔案的保密管理工作不夠重視；再者，他們當(dāng)中大多缺乏對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的掌握，因此不能對(duì)文書(shū)檔案管理工作做到認(rèn)真鉆研，使得企業(yè)的檔案管理工作得不到有效保障。

（四）各個(gè)部門(mén)對(duì)檔案管理工作的配合不夠

文書(shū)檔案的保密管理涉及收發(fā)、登記、送批、歸檔、銷(xiāo)毀等工作環(huán)節(jié)，工作程序性強(qiáng)，急需各個(gè)部門(mén)的協(xié)助，完成一整套的業(yè)務(wù)流程，各單位應(yīng)制定工作標(biāo)準(zhǔn)化程序，形成操作性強(qiáng)的工作規(guī)范，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)的聯(lián)系，為崗位人員做出工作上的指導(dǎo)，使工作更為流暢。

三、企業(yè)文書(shū)檔案管理對(duì)策

文書(shū)檔案管理工作是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，同時(shí)也是國(guó)家法律賦予的責(zé)任，尤其是對(duì)于百年昌盛的大企業(yè)，更不能夠忽視文書(shū)檔案管理工作。鑒于此，要樹(shù)立對(duì)企負(fù)責(zé)，對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度責(zé)任心，才能夠做好文書(shū)檔案管理工作。

（一）強(qiáng)化企業(yè)文書(shū)檔案保密管理的信息化建設(shè)

正如當(dāng)今，電子文件的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案管理的轉(zhuǎn)型提出了新的要求。目前，在各項(xiàng)檔案管理工作中，電子文件充分憑借自身的優(yōu)勢(shì)取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，一方面提高檔案管理的效率，另一方面也為信息的使用者提供更加先進(jìn)的信息查詢(xún)方式；除此之外，要進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)的軟硬件設(shè)施建設(shè)，如配備必要的掃描儀、打印機(jī)等，以提高文書(shū)檔案管理的物質(zhì)信息化條件。

（二）建立健全完善的管理規(guī)章制度

例如針對(duì)電子文件取得難、收集難、管理難的問(wèn)題，就要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，監(jiān)督相關(guān)部門(mén)江收集和保管等的電子文檔當(dāng)成一項(xiàng)重要的任務(wù)來(lái)完成，以保證電子檔案內(nèi)容的齊全和完整。據(jù)有關(guān)的檔案管理辦法，企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況，健全檔案工作機(jī)制，明確原則和管理方式等。要嚴(yán)格規(guī)定文書(shū)檔案的收集，編制的范圍，界定文件形成等一系列的檔案保密管理工作。

（三）加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力等，都是做好檔案工作的基本保證。在人才引進(jìn)方面，要選擇良好的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才加入企業(yè)，以提升企業(yè)的專(zhuān)業(yè)化人才數(shù)量；在人員培訓(xùn)的角度，組織崗位人員參加國(guó)家檔案局等的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的理論業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，將文書(shū)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化知識(shí)和應(yīng)用技能作為崗位人員培訓(xùn)的重要內(nèi)容，以提升業(yè)務(wù)能力。

（四）建立相關(guān)部門(mén)間的溝通聯(lián)系機(jī)制

要建立完善的責(zé)任保證體系和監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)，在這其中，檔案管理部門(mén)起到中樞和主導(dǎo)的地位，要全過(guò)程的參與其中，并通過(guò)崗位責(zé)任制來(lái)約束各部門(mén)及其相關(guān)人員的行為，以保證所經(jīng)辦文件責(zé)任落實(shí)到人，保密工作有據(jù)可依，同時(shí)要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶頭，協(xié)調(diào)各部門(mén)人員的行為，以保證嚴(yán)格按照規(guī)章制度，進(jìn)一步落實(shí)文書(shū)檔案保密管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)文書(shū)檔案是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要資源，其為企業(yè)的文化水平和管理經(jīng)驗(yàn)的積累，也是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和條件，為該企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供重要的資源。檔案安全是確保檔案保密工作的基礎(chǔ)，對(duì)此，加強(qiáng)保密工作是保障檔案安全的重要措施，因?yàn)橹挥凶龊脵n案的保密工作，才能提高檔案管理的安全性，為員工的基本工作奠定良好的基礎(chǔ)。

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