如何做好企業(yè)辦公室管理工作

王建

摘要：辦公室部門是引導(dǎo)各部門協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)鍵，對(duì)內(nèi)可以起到連接與溝通各個(gè)部門，對(duì)外可以為企業(yè)樹立良好形象?？梢娹k公室管理水平的高低對(duì)整個(gè)企業(yè)的內(nèi)部工作效率以及對(duì)外形象產(chǎn)生直接影響，所以，辦公室管理工作必須精細(xì)、到位。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室；管理工作

一、企業(yè)辦公室管理工作的作用

身為企業(yè)的辦公室部門必須清楚其在企業(yè)中所發(fā)揮的職能作用。面對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)壓力也日益加大，這種趨勢(shì)令企業(yè)面臨巨大的挑戰(zhàn)。如果企業(yè)想提高發(fā)展的持續(xù)性，內(nèi)部管理工作的加強(qiáng)是必不可少的，這些挑戰(zhàn)對(duì)于主要負(fù)責(zé)企業(yè)管理工作的辦公室部門將要求更高。對(duì)此，辦公室部門必須提高管理質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)、決策，在進(jìn)行管理工作的同時(shí)也要不斷提升自己的管理水平。

（一）辦公室的橋梁作用

日常工作中，辦公室部門起到了橋梁紐帶作用，能將不同職能部門、人員有效連接，負(fù)責(zé)對(duì)信息的上下傳達(dá)。還能有效的對(duì)企業(yè)進(jìn)行綜合權(quán)衡以及宏觀調(diào)控。在決策進(jìn)行組織實(shí)施過程中，辦公室部門還起到了中介作用，將決策者的意見傳達(dá)給實(shí)施者，同時(shí)對(duì)實(shí)施者任務(wù)完成的程度及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)者與決策者匯報(bào)，這樣有助于各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。此外，辦公室部門應(yīng)在決策實(shí)施中做好監(jiān)察工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)匯報(bào)，及時(shí)改正決策中出現(xiàn)的問題，以便進(jìn)行調(diào)整。

（二）辦公室的參謀作用

辦公室部門在具備橋梁作用的同時(shí)還具有參謀作用。主要表現(xiàn)在為決策者充分準(zhǔn)備及時(shí)性與全面性的事實(shí)資料，以便領(lǐng)導(dǎo)更好的做出決策。還要根據(jù)企業(yè)的中心工作進(jìn)行調(diào)查研究，負(fù)責(zé)將調(diào)查得到的結(jié)果進(jìn)行整理、匯總和匯報(bào)，方便企業(yè)工作的順利開展。此外，辦公室要積極響應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)號(hào)召，將領(lǐng)導(dǎo)的指令以及重要文件進(jìn)行起草，并且將這些指令落實(shí)到?jīng)Q策的制定和執(zhí)行方面。辦公室要善于發(fā)現(xiàn)企業(yè)當(dāng)前所面臨的問題，并盡快給出合理的建議，方便企業(yè)對(duì)所出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)處理。

二、企業(yè)辦公室管理工作的現(xiàn)狀分析

目前辦公室在管理工作中也存在著一定的問題。首先，由于辦公室文書種類繁多，造成分檔歸類不夠準(zhǔn)確；其次，由于辦公室除了管理以外還有日常接待，接聽電話等其他的任務(wù)，造成歸檔整理不夠及時(shí)；此外，由于辦公室人員的配備在某種程度上與辦公室瑣碎多樣的工作不成比例，造成管理工作得不夠詳細(xì)性；由于缺乏規(guī)范的管理體制，造成管理工作的落后性；由于缺乏專業(yè)的人員，造成管理工作的隨機(jī)性，靈活性太大，有時(shí)同一個(gè)地方不同部門的辦公室管理工作都是千差萬別。

三、完善企業(yè)辦公室管理工作的策略

（一）健全辦公室的管理體制

沒有規(guī)矩不成方圓，辦公室作為企業(yè)的重要部門，健全的相關(guān)管理體制將起到至關(guān)重要的作用。在進(jìn)行管理體制完善時(shí)，要以“以人為本”為出發(fā)點(diǎn)，不能要求過于苛刻，否則容易打擊員工的積極性。但相關(guān)體制也不能過于松懈，不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w制不利于辦公室工作的有效進(jìn)行，因此在健全管理體制的同時(shí)要注意體制的合理性。管理體制必須有激勵(lì)作用，設(shè)置有梯度的管理體系，讓辦公室部門的工作人員能準(zhǔn)確意識(shí)到自己的責(zé)任，在對(duì)自己的工作職能全面認(rèn)識(shí)之后要實(shí)行目標(biāo)化管理，避免員工工作的盲目性，增加對(duì)工作的認(rèn)識(shí)程度。

（二）搭建信息平臺(tái)，暢通信息渠道

一是搭建信息報(bào)送的平臺(tái)。把建設(shè)好一個(gè)快速高效的“信息報(bào)送平臺(tái)”作為信息工作的前提。辦公室要把“站位高、內(nèi)容實(shí)、編報(bào)精、把關(guān)嚴(yán)、報(bào)送快”作為工作準(zhǔn)則，可依托網(wǎng)絡(luò)信息資源，在辦公室網(wǎng)絡(luò)門戶上搭建“信息報(bào)送平臺(tái)”，暢通信息渠道，并要求基層定期報(bào)送信息，明確信息報(bào)送的時(shí)限、流程、要求等內(nèi)容，進(jìn)一步增強(qiáng)信息收集的主動(dòng)性和規(guī)范性，解決信息工作“無米下鍋”的問題。與此同時(shí)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息報(bào)送快的優(yōu)勢(shì)，不斷強(qiáng)化信息報(bào)送“第一時(shí)間意識(shí)”，提高信息報(bào)送的有效性，努力做到“第一手情況、第一道研判、第一時(shí)間報(bào)送”，切實(shí)提高信息工作的效率。二是搭建經(jīng)驗(yàn)交流的平臺(tái)。結(jié)合單位每年的工作主題和工作進(jìn)展，針對(duì)單位重大部署、重要決策、重要進(jìn)展等情況，有側(cè)重地收集整理相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)和做法，加強(qiáng)編輯，匯編成冊(cè)，印發(fā)到基層單位，使基層單位之間可以共享信息報(bào)送的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提高信息編報(bào)的質(zhì)量和水平。此外，還可通過召開座談會(huì)、個(gè)人典型經(jīng)驗(yàn)介紹等方式，使信息員之間相互交流、彼此借鑒，達(dá)到互學(xué)經(jīng)驗(yàn)、共同提升的目的。

（三）創(chuàng)新信息工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息工作新局面

一是完善信息報(bào)送機(jī)制。在信息工作中，企業(yè)辦公室應(yīng)制定信息工作制度和重大情況報(bào)送制度等一系列制度，對(duì)信息工作提出具體要求，強(qiáng)化信息意識(shí)，建立長(zhǎng)效機(jī)制，增強(qiáng)基層對(duì)信息工作的敏感性和敏銳性。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的散播迅速的特點(diǎn)，要特別提高對(duì)突發(fā)信息的快速反應(yīng)能力，對(duì)重大情況和突發(fā)信息要提出具體的報(bào)送要求，定專人、定時(shí)限、定標(biāo)準(zhǔn)、定渠道，減少報(bào)送環(huán)節(jié)，打破常規(guī)報(bào)送界限，確?？焖俑咝?bào)送信息，全力提升信息工作的時(shí)效性，以掌握工作的主動(dòng)性。二是完善全員信息機(jī)制。把建立一套科學(xué)規(guī)范的信息工作機(jī)制作為信息工作的保證。實(shí)際工作中，要積極培育信息工作文化，在以信息工作人員收集信息的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持實(shí)施全員辦信息制度，集中辦公室全員力量，多方搜集信息，發(fā)揮集體智慧，多渠道、全方位強(qiáng)化信息收集工作，確保好信息及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)編寫、及時(shí)上報(bào)，形成人人收集信息、人人提供信息的“大信息”工作格局。

四、結(jié)束語

綜上所述，辦公室管理任務(wù)是一件十分關(guān)鍵的基礎(chǔ)保障任務(wù)。在新形勢(shì)下，辦公室運(yùn)行人員必須清楚自己的職責(zé)，建立科學(xué)的運(yùn)行態(tài)度，給中心領(lǐng)導(dǎo)提供完善的服務(wù)，并且需要進(jìn)一步完善運(yùn)行流程，有效提升辦公室控制運(yùn)行效率，才能使辦公室人員明確自己的工作目標(biāo)，提高自己的責(zé)任意識(shí)，讓辦公室今后的工作做得更加出色，使企業(yè)的發(fā)展更加輝煌。

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