加強(qiáng)地鐵工程檔案管理的對(duì)策探析

王佩芬

摘要：隨著地鐵工程在我國(guó)各大城市的快速發(fā)展，地鐵工程檔案的地位和作用也越顯突出。為加強(qiáng)地鐵工程檔案管理，要立足于地鐵工作實(shí)際，建立起地鐵檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)地鐵檔案管理系統(tǒng)的不斷建設(shè)和優(yōu)化，為地鐵企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展提供有效保障。

關(guān)鍵詞：地鐵工程；檔案管理；問(wèn)題與對(duì)策

城市地鐵工程建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，從規(guī)劃設(shè)計(jì)到施工運(yùn)營(yíng)涉及到多專(zhuān)業(yè)、多學(xué)科，形成的檔案成千上萬(wàn)卷，有效的地鐵工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理能夠保證檔案的齊全、真實(shí)和有效，對(duì)于更好地服務(wù)地鐵建設(shè)，推進(jìn)城市發(fā)展有著重要的意義。

一、地鐵工程檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案內(nèi)容不全面

很多地鐵工程單位在管理檔案的時(shí)候，將管理的內(nèi)容只局限為地鐵的設(shè)計(jì)圖紙，對(duì)該圖紙討論階段的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，地鐵施工準(zhǔn)備階段的文件重視程度不高，出現(xiàn)了漏管的現(xiàn)象。同時(shí)也存在地鐵工程管理檔案缺少審批的相關(guān)文件、地鐵周?chē)＼?chē)場(chǎng)的規(guī)劃資料等附屬資料。另外，有些管理人員只重視某個(gè)階段的檔案管理工作，并不能做好善始善終、對(duì)檔案進(jìn)行由頭至尾的管理，尤其是在工程快要竣工的時(shí)候，財(cái)務(wù)結(jié)算方面的資料很容易被忽略。最后，檔案有紙質(zhì)檔案，也有電子檔案，但是管理人員在管理檔案時(shí)，一味追求對(duì)紙質(zhì)檔案的歸檔管理，而忽略了對(duì)電子資料的留存及歸檔。

（二）檔案質(zhì)量欠佳，檔案資料移交不及時(shí)

當(dāng)前，多數(shù)地鐵建設(shè)的工程檔案普遍存在原始資料歸檔不及時(shí)、不完整、歸檔不齊、部分內(nèi)容缺失、隱蔽工程的驗(yàn)收記錄不夠準(zhǔn)確、部分歸檔資料法律手續(xù)不完備、復(fù)印件居多等現(xiàn)象，更有甚者錯(cuò)把施工圖當(dāng)作竣工圖，竣工圖編制更改不真實(shí)、不完整、不規(guī)范，紙質(zhì)文件未根據(jù)《科技技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》整理，圖紙未按照《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》的要求統(tǒng)一折疊等，難以達(dá)到地鐵工程竣工檔案及時(shí)向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交的要求。

（三）檔案管理人員素質(zhì)與管理制度存在問(wèn)題

我國(guó)在管理方面的重視程度一直有所欠缺，這在很多方面都有所體現(xiàn)，而地鐵檔案管理方面也是如此。其主要體現(xiàn)在管理人才缺乏、管理手段陳舊、管理制度空洞等，造成的主要后果就是地鐵檔案管理的質(zhì)量無(wú)法得到明顯的保證，地鐵檔案管理信息化的進(jìn)展不順利，在此過(guò)程中容易出現(xiàn)各種失誤，導(dǎo)致地鐵檔案管理存在明顯的不完善性，嚴(yán)重影響其發(fā)展。

二、加強(qiáng)地鐵工程檔案管理的對(duì)策

（一）改變檔案管理模式

地鐵工程檔案是城市現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展的見(jiàn)證， 它反映了社會(huì)活動(dòng)的原始信息資源， 在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要地位已經(jīng)越來(lái)越引起人們的高度重視。因此， 地鐵工程檔案管理工作的現(xiàn)代化也日趨緊迫。采用信息化手段， 實(shí)現(xiàn)檔案整理、歸類(lèi)、編目和檢索等工作的自動(dòng)化， 推動(dòng)傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)和方法的變革，使之能更好的服務(wù)與工程建設(shè)：一方面， 利用計(jì)算機(jī)將工程檔案的信息電子化。把工程項(xiàng)目檔案的整理內(nèi)容及卷內(nèi)目錄輸入電腦， 使紙質(zhì)檔案成為信息檔案， 更具有可讀性和實(shí)用性， 易于利用者準(zhǔn)確查詢(xún)相關(guān)材料， 提高提供利用效果。另一方面， 通過(guò)計(jì)算機(jī)的文字處理功能，可以采用多種形式的存儲(chǔ)方式 如年代、內(nèi)容、項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目類(lèi)別等等。加強(qiáng)工程檔案的搜索功能， 為用戶(hù)提供更快、更方便、更完整的服務(wù)。

（二）實(shí)行“三同步、三參加制”制度

“三同步”管理制度，主要是在工程即將開(kāi)始竣工的時(shí)候開(kāi)始進(jìn)行資料收集工作；工程施工過(guò)程與竣工資料形成同步；工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步。“三參加”制度主要是指檔案管理部門(mén)在參加工程進(jìn)度和質(zhì)量分析會(huì)后，需要相關(guān)的技術(shù)人員和施工過(guò)程中的資料進(jìn)行準(zhǔn)備工作，參加單位、單項(xiàng)工程的交工驗(yàn)收會(huì)。通過(guò)一整套標(biāo)準(zhǔn)化制度的實(shí)施，從而較好地保證工程檔案的質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)人力資源建設(shè)

定期對(duì)在職的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅包括檔案管理方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而且包括地鐵工程項(xiàng)目建設(shè)方面的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)；引進(jìn)高校工程文件檔案專(zhuān)業(yè)人員，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；高校有責(zé)任培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案方面人才，因此，高校應(yīng)與工程項(xiàng)目建設(shè)單位建立工程文件、檔案管理實(shí)習(xí)基地；努力實(shí)施“工程文件、檔案管理人員年輕化、現(xiàn)代化工程”，培養(yǎng)符合工程文件、檔案管理要求的復(fù)合型人才。

（四）提高竣工檔案的質(zhì)量

竣工圖是竣工檔案的主體部分，是工程建設(shè)完成后的真實(shí)寫(xiě)照，是工程維修管理改建擴(kuò)建的憑證及依據(jù)。因此，竣工圖必須真實(shí)反映工程實(shí)際，然而真正做到竣工圖真實(shí)準(zhǔn)確并非易事，它需要施工單位、監(jiān)理單位和建設(shè)以及設(shè)計(jì)單位的共同努力。工程資料直接影響竣工圖制作的質(zhì)量高低，必須引起高度重視。因此，在管理辦法中應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)定竣工圖的制作要求，明確修改和標(biāo)注時(shí)的具體做法，加強(qiáng)對(duì)竣工圖編制單位的規(guī)范管理。這樣不僅程序嚴(yán)謹(jǐn)，而且無(wú)論檔案人員如何變動(dòng)，卷內(nèi)目錄如何更新，都能分清責(zé)任，維護(hù)圖紙目錄和圖紙數(shù)量的原貌。

三、結(jié)語(yǔ)

地鐵工程檔案管理是地鐵工程建設(shè)過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，其工作內(nèi)容涉及到各個(gè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，只有不斷加強(qiáng)建設(shè)、施工和監(jiān)理單位的重視程度和管理水平， 才能保證工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性，為地鐵建設(shè)和今后的維護(hù)提供有力保證。

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