企業(yè)內(nèi)部合同審查的方案設(shè)計

趙懷崗

[摘 要]企業(yè)內(nèi)部合同審查是企業(yè)防范法律風(fēng)險，實現(xiàn)經(jīng)營目的的重要手段，從知識體系、技術(shù)層面、溝通等各方面均對合同審查機構(gòu)和人員提出了更高的要求。為充分發(fā)揮合同審查的作用，需要從審查原則、審查依據(jù)、審查標準、審查技巧等方面進行企業(yè)合同審查方案設(shè)計，從而提升合同審查的價值貢獻。

[關(guān)鍵詞]合同審查；方案設(shè)計；企業(yè)

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.10.183

市場經(jīng)濟作為契約經(jīng)濟，不斷發(fā)展完善的同時必然帶動企業(yè)法律合同管理不斷發(fā)展完善，需要加快促進法律管理與經(jīng)營管理的深度融合，將法律審核嵌入管理流程，在確保合同審核全覆蓋的同時，不斷提高審核質(zhì)量。這意味著對企業(yè)的合同審核機構(gòu)審核質(zhì)量做出了更高的要求。企業(yè)內(nèi)部合同審查作為一個系統(tǒng)工程，涉及審查原則、審查依據(jù)、審查標準及相應(yīng)的審查技巧等多方面的內(nèi)容，需要設(shè)計一套完整的方案。

1 審查原則

（1）合法審查原則是合同審查的根本前提，合同必須符合國家法律要求，不能違反法律強制性規(guī)定。任何違反法律的合同都是無效的，不能實現(xiàn)合同的目的，最終無法滿足企業(yè)的簽約需求。

（2）同步審查原則主要是指把合同的審查與商務(wù)過程文件審查相結(jié)合，兩者相輔相成。只有對商務(wù)過程、商務(wù)文件透徹了解，才能追溯合同條款的淵源，從而保證合同條款符合企業(yè)的簽約目的。

（3）平衡審查原則指將風(fēng)險把控與實現(xiàn)經(jīng)濟目標相結(jié)合的原則。企業(yè)內(nèi)部合同審查要堅持風(fēng)險把控和經(jīng)濟目標實現(xiàn)兼顧的原則，使兩者盡量達到平衡。不能過分把控風(fēng)險，而使商務(wù)合同談判和簽約活動陷入僵局，無法根本實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟目標。

2 審查依據(jù)

（1）合同審查依據(jù)法律審查，首先是指依據(jù)《合同法》審查，合同條款的約定要符合《合同法》平等、自愿、公平、誠實信用、合法等基本原則。也要符合相關(guān)部門和地方性法規(guī)的規(guī)定?！逗贤ā肥菍τ诤贤喠⒌囊话阍瓌t性規(guī)定，是普遍適用的規(guī)范化要求及原則性條款，其他法律法規(guī)如果出于行業(yè)交易安全的需要，在符合《合同法》立法原則的基礎(chǔ)上有更細化的規(guī)定，那么應(yīng)該作為審查的依據(jù)優(yōu)先適用。

（2）企業(yè)內(nèi)部控制表現(xiàn)在合同管理方面，主要是識別合同簽署和執(zhí)行過程中的風(fēng)險點，繼而設(shè)置關(guān)鍵控制點，進行風(fēng)險的有效防范?？梢哉f，合同審查本身就是內(nèi)部控制及風(fēng)險管理的一個重要工具和手段。因此，合同審查工作作為企業(yè)合同管理內(nèi)部控制的一個重要環(huán)節(jié)，應(yīng)遵循企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)章制度的相關(guān)要求而開展。[1]

（3）商業(yè)慣例審查要包括國際認可的、行業(yè)通行的、權(quán)威協(xié)會認可的商業(yè)慣例等。商務(wù)活動中，合同雙方當(dāng)事人對于爭議焦點的條款往往會更易接受商業(yè)慣例的標準。比如合同的違約責(zé)任條款，除了在符合法律規(guī)定的違約金比例范圍內(nèi)，如何確定具體違約金比例，往往會看整個行業(yè)內(nèi)商業(yè)慣例是多少。合同審查人員如果對本行業(yè)有豐富的實務(wù)經(jīng)驗，依據(jù)商業(yè)慣例進行合同審查，有利于較好地把握尺度，既把風(fēng)險控制在可承受的范圍，又能有效推進商務(wù)談判進程。[2]

3 審查標準及技巧

（1）形式方面的要求及文義審查法。合同審查，從形式方面要求合同本身文義準確、簡潔明了、邏輯合理、結(jié)構(gòu)完整。按照合同形式方面的要求，可以采取文義審查方法：應(yīng)從合同名稱到合同結(jié)構(gòu)做全面審查。如合同名稱是否與合同內(nèi)容一致、合同簽約主體名稱在合同抬頭處和落款處是否表述一致；合同履行期與有效期是否一致；條款文字表述之間有沒有矛盾等。

文義審查要充分關(guān)注字面背后的交易背景，只有充分了解和追溯合同文本形成的過程、雙方談判中的立場、觀點，才能保證合同條款的具體描述符合雙方的真實意思表示。

（2）實質(zhì)方面的要求及對照審查法、條款分析審查法。合同實質(zhì)方面的要求包括兩方面：一是合同的約定符合法律的規(guī)定，主要條款完整。二是要求合同雙方權(quán)利義務(wù)明晰、具體。針對合同條款合法、完備的要求，可以采取對照審查方法：

對照法律法規(guī)的規(guī)定，檢查合同主要條款是否完整、合同條款有無與之相抵觸之處。對于不一致的地方，要按照法律法規(guī)的規(guī)定修改或補充相應(yīng)條款。合同條款合法、完整是合同審查工作的最低紅線要求，不能逾越。

在符合法律法規(guī)的情況下，檢查合同條款的表達是否準確、到位。針對合同權(quán)利義務(wù)明晰、具體的要求，可采取條款分析審查法。

要求合同權(quán)利義務(wù)明晰、具體是在合同條款合法、完整的基礎(chǔ)上，提出的更高要求。合同雙方的權(quán)利義務(wù)明確，除了要求合同中設(shè)置齊備相應(yīng)的條款之外，更重要的是這些條款要具有可辨識性，能明確具體地表明雙方的權(quán)利義務(wù)內(nèi)容。這些條款越容易被辨識，權(quán)利義務(wù)越明確具體。[3]

采取條款分析審查法主要體現(xiàn)在對合同履行義務(wù)主體、客體、標準、期限、履行方式、違約責(zé)任等方面約定時，審查其易辨識性。如對履行主體，是否有對委托代表及代理人權(quán)限的明確約定；履行客體方面，商品的規(guī)格是否明確具體，服務(wù)的技術(shù)要求是否清晰；履行時間方面，延期交貨具體的含義約定是否清晰；違約責(zé)任的約定須達到依約即能判斷哪種行為出現(xiàn)便屬于違約的程度。如果這些條款約定得沒有辨識度，那么將是糾紛和爭議的易發(fā)處。

（3）商務(wù)性方面的要求及會簽審查法。企業(yè)合同是商務(wù)活動的結(jié)果，要求合同條款具有較強的可操作性。企業(yè)進行合同的內(nèi)部審查時，要根據(jù)合同類型、簽署的背景、企業(yè)經(jīng)營目的、合同相對方的特點，對合同履行中會發(fā)生的情況和問題，進行預(yù)判并形成相應(yīng)的針對性條款，提高合同條款的可操作性。如根據(jù)合同標的特性，對標的的測量及計算約定誤差范圍、對服務(wù)的完成約定可量化的驗收標準；根據(jù)合同相對方的資信及強勢程度，設(shè)定不同標準的防范性條款；根據(jù)合同背景及類型特點，增加實用性條款等。[4]

對此，可采取會簽審查法。企業(yè)各部門根據(jù)自己的職能分工，對相應(yīng)條款提出可操作性的審查意見。一般而言，通用條款主要屬于商務(wù)部門和法律部門的審查職責(zé)，包括合同主體的名稱或者姓名和住所、標的、違約責(zé)任、適用法律和爭議解決方式等。對于專用條款，如健康安全環(huán)保條款、保險條款、政府批準條款等，要發(fā)揮相應(yīng)業(yè)務(wù)部門的職能和優(yōu)勢，提出專業(yè)的審查意見。

以某企業(yè)為例，合同的經(jīng)濟性由商務(wù)部門負責(zé)；技術(shù)性由業(yè)務(wù)部門負責(zé)；財稅保險合理性由財務(wù)部門審核；質(zhì)量健康安全環(huán)保的內(nèi)容由HSE部負責(zé)；合同相對方的資信，合同條款是否完整、確切、公平、合理，合同條款是否符合交易慣例和具有可執(zhí)行性，雙方的權(quán)利義務(wù)是否明確，由法律部門、商務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門負責(zé)；合同條款是否違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定，是否符合內(nèi)部規(guī)章制度的規(guī)定，合同邏輯及用語是否清晰、準確，授權(quán)委托等手續(xù)是否齊備等由法律部門負責(zé)審核。

綜上所述，從知識體系方面而言，合同審查人員需具備多種知識體系才能出色審查合同，不但要懂法律，懂經(jīng)濟、財務(wù)，還要懂行業(yè)專有知識。[5]在技術(shù)層面上，合同審查人員在審查時需能將法律強制性規(guī)定與行業(yè)慣例有效地結(jié)合起來，促成合同商務(wù)目的的實現(xiàn)。在溝通能力方面，要能發(fā)動相關(guān)會簽部門的積極性、發(fā)揮會簽部門的優(yōu)勢提出會簽意見。在經(jīng)驗儲備方面，合同審查人員要根據(jù)每類商務(wù)項目的特點，總結(jié)對應(yīng)的責(zé)任條款范圍、技術(shù)規(guī)格要求、施工程序等，作為經(jīng)驗儲備下來，形成企業(yè)合同審查人員的軟實力，提升價值貢獻。

參考文獻：

[1]王保平.企業(yè)內(nèi)部控制操作實務(wù)與案例分析[M].北京：中國財政經(jīng)濟出版社，2010.

[2]曾慧萍.淺談若干國際貿(mào)易慣例與合同條款之間關(guān)系的處理[J].福建商業(yè)高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2006（3）：15-18.

[3]張建義.公司法務(wù)工作中合同審查和風(fēng)險防范[J].法制與社會，2014（9）：77-78.

[4]吳江水.完美的合同——合同的基本原理及審查與修改[M].北京：北京大學(xué)出版社，2015.