高效&簡捷兩相宜 玩轉Excel多條件查詢

愚人

很多報表都是使用Excel制作，在日常工作中常要對報表的一些信息進行多條件的查詢。比如某物流公司有多個中轉倉庫，現(xiàn)在需要統(tǒng)計發(fā)貨地為上海、收貨地為成都的發(fā)貨數(shù)量。這里就需要對收貨地、發(fā)貨地兩個條件進行查詢（圖1）。對于類似的多條件查詢，在Excel中我們可以使用函數(shù)法或者高級篩選來進行快速查找。

函數(shù)快速查找

Excel中有許多函數(shù)可以進行多條件的查詢，比如SUMPRODUCT函數(shù)，它可以對多個數(shù)組的數(shù)值進行求和。首先按提示在G2輸入函數(shù)“=SUMPRODUCT（（A2：A8="上海"）*（C2：C8="成都"）*（E2：E8））”，表示對A列（發(fā)貨地）、B列（收貨地）的數(shù)量（C列）進行求和，這樣我們只要在F2輸入需要查詢的描述，通過公式在G列就可以快速完成多條件求和的統(tǒng)計了（圖2）。

當然Excel中還有很多函數(shù)可以進行多條件的查詢。比如SUMIF函數(shù)，它可以對報表范圍中符合指定條件的值求和。在上述實例中我們是要對A列、C列中符合要求的倉庫進行發(fā)貨統(tǒng)計，這樣可以對原始數(shù)據(jù)稍微編輯一下，然后在F2（對應查詢A2：A8中的發(fā)貨倉）、G2（對應查詢C2：C8的收貨倉）輸入對應倉庫名，在G2（對A、C中符合要求的數(shù)據(jù)求和）輸入公式“=SUMIFS（E2：E8，A2：A8，F(xiàn)2，C2：C8，G2）”即可快速求和（圖3）。

類似的多條件查詢函數(shù)還有MAX函數(shù)、lOOkup函數(shù)、MIN+IF函數(shù)、INDIRECT+MATCH函數(shù)等，函數(shù)控們可以根據(jù)自己的實際需要進行選擇。

拒絕函數(shù) 使用高級篩選快速查詢

對于Excel多條件的查詢，使用函數(shù)可以快速進行查找。不過對于很多初學者來說，函數(shù)的熟練使用和理解還是有一定難度的。對于類似查詢，我們還可以直接使用Excel的高級篩選工具來進行快速查找。比如上例，需要統(tǒng)計的是上海發(fā)貨、成都收貨的數(shù)量，這樣我們只要以這兩個條件在工作表中篩選出合適的數(shù)據(jù)，然后再進行統(tǒng)計即可。

選中F1、G1、H1，在其中輸入和原表中相同的數(shù)據(jù)段，在F2、G2輸入需要統(tǒng)計的發(fā)貨倉和收貨倉，注意這里的字段一定要和原來的數(shù)據(jù)一致，這樣才可以進行篩選（圖4）。

單擊數(shù)據(jù)區(qū)域任意單元格，再依次單擊“數(shù)據(jù)一高級”，在彈出的“高級篩選”對話框中，方式選擇“將篩選過的數(shù)據(jù)復制到其他位置”（即將符合要求的數(shù)據(jù)提取出來，并將其復制到其他單元格），列表區(qū)域選擇A1：E9（即原來表格中的所有數(shù)據(jù)，符合條件的數(shù)據(jù)就是從中篩選），條件區(qū)域是選擇F1：G2（即需要統(tǒng)計的上海發(fā)貨和成都收貨兩個倉庫，使用這個條件從工作表中進行篩選），復制到選擇H1（即將篩選出來的數(shù)量排列在H列，方便后續(xù)進行統(tǒng)計），最后點擊“確定”（圖5）。

這樣工作表中所有上海發(fā)貨和成都收貨的數(shù)量會自動提取出來排列在H列，我們只要簡單使用求和方法進行最終統(tǒng)計即可（圖6）。顯然對于新手來說，圖形化的篩選操作要比運用函數(shù)更為簡單，而且篩選設置在Excel中都有詳細的文字解釋，更方便我們的使用。

當然Excel的高級篩選還可以用來進行更多的篩選，篩選關鍵是要根據(jù)實際需要設置好篩選條件。比如要在上表中快速找出每天發(fā)貨量大于5000的倉庫，首先在J1和J2輸入“數(shù)量”（這個數(shù)值一定要和F1的一致）和“>5000”，把這個作為篩選條件，在F1輸入最終篩選結果說明文字（可以任意輸入），G1、H1、11分別輸入“發(fā)貨倉”、“時間”、“數(shù)量”，把這個作為篩選范圍，即從原表中提取這些已知數(shù)據(jù)，復制到選擇G1：H1（圖7）。

同上，打開“高級篩選”對話框，其中列表區(qū)域選擇A1：E9，條件區(qū)域選擇J1：J2，復制到選擇G1：I1點擊“確定”后就可以快速將符合條件的倉庫篩選出來了（圖8）。