如何做一個(gè)合格的行政秘書(shū)

石鴻志

領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)一般指協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理信息和綜合事務(wù)的專(zhuān)職秘書(shū)。中央“八項(xiàng)規(guī)定”出臺(tái)后，省部級(jí)以下領(lǐng)導(dǎo)干部不再配專(zhuān)職秘書(shū)，但是秘書(shū)工作還需要有人來(lái)做。廣義上講，各單位辦公室、綜合處室?guī)椭幚砣粘Ｊ聞?wù)的人員，都可稱為行政秘書(shū)。這項(xiàng)工作也大都由年輕人來(lái)承擔(dān)，使他們可以盡快進(jìn)入角色、適應(yīng)環(huán)境。所以年輕干部要珍惜這個(gè)崗位，抓住機(jī)會(huì)，不斷提高素質(zhì)和能力，為個(gè)人成長(zhǎng)和事業(yè)進(jìn)步奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。如何做一個(gè)合格的行政秘書(shū)，筆者個(gè)人的體會(huì)，需要在以下六個(gè)方面努力。

把寫(xiě)好公文當(dāng)作“敲門(mén)磚”。人們常常把寫(xiě)公文標(biāo)簽化，認(rèn)為是筆桿子的事，其實(shí)能寫(xiě)是對(duì)公務(wù)員的基本要求，寫(xiě)得好是通向成功的捷徑。一要有自信。進(jìn)入機(jī)關(guān)工作的人，通過(guò)“千里挑一”的公考選拔，都具備一定的理論基礎(chǔ)、文字功底和較強(qiáng)的綜合概括能力，缺的只是實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，而這些都可以在行政秘書(shū)崗位上得到鍛煉提高，要有成為筆桿子的自信。二要低起點(diǎn)。寫(xiě)東西不能一口吃個(gè)胖子，要從最基本的公文形式寫(xiě)起，把請(qǐng)示、報(bào)告、通知等簡(jiǎn)單公文寫(xiě)好，逐步把握機(jī)關(guān)公文的基本要求和寫(xiě)作規(guī)范，在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)幫助下，逐步寫(xiě)總結(jié)、匯報(bào)、講話等大一點(diǎn)兒的材料。寫(xiě)的過(guò)程也是搜集材料、構(gòu)思框架、整理思路的過(guò)程，這無(wú)形中為做好業(yè)務(wù)工作奠定了基礎(chǔ)。三要高目標(biāo)。人們常說(shuō)，不想當(dāng)將軍的士兵不是好士兵。領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)過(guò)職場(chǎng)磨煉、實(shí)踐鍛煉，都是公文寫(xiě)作的高手，級(jí)別越高掌握信息越多，視野越開(kāi)闊，公文寫(xiě)作水平也就越高。年輕干部要想盡快成長(zhǎng)進(jìn)步，必須從寫(xiě)好公文做起，磨煉得越久，基礎(chǔ)越扎實(shí)，成長(zhǎng)的空間越大，事業(yè)的大廈也會(huì)建得越高。

把練好口才當(dāng)作“基本功”。秘書(shū)工作需要轉(zhuǎn)述領(lǐng)導(dǎo)指示、通知精神，需要溝通信息、協(xié)調(diào)事務(wù)等，好口才也是基本功，要真誠(chéng)溝通、用心交流，做到表述準(zhǔn)確、邏輯清晰。一要表述準(zhǔn)確。文字信息傳遞的準(zhǔn)確性強(qiáng)，也便于查詢。而語(yǔ)言在傳遞過(guò)程中會(huì)因雙方關(guān)注點(diǎn)不同，以及當(dāng)時(shí)環(huán)境的影響，難免會(huì)有遺漏，或者選擇性回避，無(wú)意中會(huì)漏掉重要信息，不能完全領(lǐng)會(huì)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖。好記性不如爛筆頭。要養(yǎng)成拿筆記錄的習(xí)慣，隨時(shí)記下重要信息，梳理出要點(diǎn)，盡可能全面準(zhǔn)確表述。遇到聽(tīng)不清或者把握不準(zhǔn)時(shí)，還要向領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)，不能怕麻煩、有顧慮，確保準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)、不出偏差。二要邏輯清晰。無(wú)論是向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，還是向同事傳達(dá)信息，一定要提前準(zhǔn)備提綱，明確先后順序，做到邏輯清晰、傳達(dá)準(zhǔn)確、信息完整。要注重語(yǔ)言藝術(shù)，有節(jié)奏，有頓挫，不能主次不分，自己講得很熱鬧，大家聽(tīng)得一頭霧水。三要真誠(chéng)溝通。不管是給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)還是和同事溝通，盡量上門(mén)面對(duì)面進(jìn)行，用心交流、真誠(chéng)溝通，并通過(guò)豐富的肢體語(yǔ)言拉近雙方的距離，使溝通更順暢、交流更融洽。同時(shí)在面對(duì)面交流中也能鍛煉表達(dá)能力，增強(qiáng)心理素質(zhì)，慢慢在討論交流時(shí)也敢于發(fā)言、不怯場(chǎng)。

把能受委屈當(dāng)作“墊腳石”。秘書(shū)工作事務(wù)繁雜瑣碎，需要與各方面打交道，工作不可能完美無(wú)缺。人們常說(shuō)，出錯(cuò)的都是干活兒多的。秘書(shū)受領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)自然是家常便飯，如果干得了工作受不得委屈，不能算是一個(gè)合格的行政秘書(shū)。一要能受氣。遇到領(lǐng)導(dǎo)發(fā)脾氣，不管原因是什么，都要認(rèn)真聽(tīng)、不反駁、不辯解、不頂撞，用誠(chéng)懇的態(tài)度、積極的心態(tài)給領(lǐng)導(dǎo)消氣滅火，尤其不能強(qiáng)詞奪理、當(dāng)眾頂撞。這不是說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)就應(yīng)該不問(wèn)青紅皂白地發(fā)脾氣，而是領(lǐng)導(dǎo)工作任務(wù)重、面臨壓力大，他也許知道責(zé)任不全在你，批評(píng)也是一種壓力釋放，秘書(shū)要能理解體諒領(lǐng)導(dǎo)的辛苦，這本身也是一種涵養(yǎng)。二要肯吃虧。機(jī)關(guān)沒(méi)有不加班的職員，把多做一件事情，看成多一次鍛煉的機(jī)會(huì)。有些臨時(shí)任務(wù)誰(shuí)干都行，但總得有人干，你干了活兒，就替別人解了圍，人人心中有桿秤，長(zhǎng)遠(yuǎn)看沒(méi)有白受的苦。中央黨校有位領(lǐng)導(dǎo)講過(guò)，中青年干部不能助長(zhǎng)“討巧”之風(fēng)，這也是告訴人們不要怕吃苦，再聰明的人也要下笨功夫。三要愿奉獻(xiàn)。要樂(lè)于當(dāng)“無(wú)名英雄”，甘于當(dāng)配角，即使做了點(diǎn)兒工作，也不要過(guò)分宣揚(yáng)，低頭做事、低調(diào)做人，只問(wèn)耕耘、不求收獲，在名利面前保持一顆平常心。如果干一點(diǎn)兒工作就提要求、要待遇，干一點(diǎn)兒工作就唯恐領(lǐng)導(dǎo)看不見(jiàn)，這不但讓人懷疑你的工作動(dòng)機(jī)，也會(huì)引起同事反感。

把提升品格當(dāng)作“必修課”。每名領(lǐng)導(dǎo)性格特點(diǎn)不同、工作方式也有不同，一個(gè)合格的秘書(shū)能很快適應(yīng)不同的領(lǐng)導(dǎo)，以實(shí)際行動(dòng)博得領(lǐng)導(dǎo)和同事的信任，最終讓人都愿意把重要的事情交給你辦。一要靠得住。秘書(shū)是離領(lǐng)導(dǎo)最近的人，有機(jī)會(huì)接觸一些涉密文件，或者正在討論的議題、尚未公開(kāi)的決策，如果有意無(wú)意泄露出去，就會(huì)將工作陷入被動(dòng)之中，帶來(lái)消極影響。特別是現(xiàn)在即時(shí)媒體很發(fā)達(dá)，不經(jīng)意透出的信息、傳送的圖片，會(huì)迅速通過(guò)微信、QQ等方式擴(kuò)散，不利于工作的開(kāi)展，輕則給予批評(píng)教育，重則就會(huì)觸犯法律，要受到法律的制裁。所以從事秘書(shū)工作要時(shí)刻繃緊這根弦，不在小事上犯錯(cuò)，避免無(wú)意間犯錯(cuò)，讓大家覺(jué)得靠得住。二要坐得住。守時(shí)是生活習(xí)慣，也是工作態(tài)度。凡是有領(lǐng)導(dǎo)出席的會(huì)議、參與的活動(dòng)，要留出富余時(shí)間，寧肯提前半小時(shí)，絕不能遲到1分鐘，更不能以堵車(chē)、走錯(cuò)道等理由解釋。即使在日常工作中，也要避免遲到、早退，讓大家隨時(shí)能找得到，感覺(jué)你能坐得住。三要不謀私。日常工作中會(huì)遇到很多需要協(xié)調(diào)解決的事情，要從大局出發(fā)，按先后、主次合理安排，不能存私心、做選擇，有利的先辦，有困難的后辦，不利的頂著不辦，甚至掩蓋事實(shí)，故意不向領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)情況，這樣下去影響的不僅是工作，還有自己的前途。

把干好工作當(dāng)作“總目標(biāo)”。稱職的秘書(shū)不僅要出活兒快，還要做到“熱心辦、馬上辦、辦得好”。一要熱心辦。工作中有激情、有熱情，不挑三揀四，不管分內(nèi)分外，積極辦理，如果一時(shí)不能辦，也要講明原因，求得對(duì)方的諒解。當(dāng)然熱情不是沒(méi)有原則、不講規(guī)矩，尤其是其他領(lǐng)導(dǎo)或者同事需要幫忙時(shí)，盡量提前請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)，切不可擅作主張外出幫忙，到頭來(lái)種了別人的地，荒了自己的田，出力不討好。二要馬上辦。馬上辦也是為了防止漏事、誤事，特別是多項(xiàng)工作同時(shí)部署時(shí)，要講效率、分主次，學(xué)會(huì)彈鋼琴，千萬(wàn)不能亂了陣腳。要把所辦的事項(xiàng)進(jìn)行分類(lèi)，建立專(zhuān)門(mén)記事本，根據(jù)不同任務(wù)的時(shí)間要求作出安排部署，及時(shí)提醒相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，避免要結(jié)果時(shí)還沒(méi)有落實(shí)，給工作帶來(lái)被動(dòng)。三要辦得好。秘書(shū)工作是工作能力的展示臺(tái)，也是缺點(diǎn)不足的曝光臺(tái)，要做到細(xì)致、精致、極致，切不可不拘小節(jié)，馬虎大意。細(xì)致就是確保少出錯(cuò)?，F(xiàn)在都是信息化辦公，最容易犯的是文字校對(duì)錯(cuò)誤，越是任務(wù)急時(shí)越容易忙中出錯(cuò)，有位領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)是“稿子出手之前讀一遍”，這樣可能會(huì)耽誤幾分鐘，但是出錯(cuò)的概率就小多了。精致就是要有精品意識(shí)。不出錯(cuò)不一定保證能出彩，還要有精品意識(shí)，把每項(xiàng)工作像打造工藝品一樣精雕細(xì)刻，這就需要平時(shí)用心，不斷總結(jié)，日益完善，不斷提高。極致就是不斷追求高目標(biāo)，追求極致是個(gè)不斷完善提高的過(guò)程。我剛參加工作時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)手把手教我寫(xiě)材料，當(dāng)時(shí)辦公條件不好，我的任務(wù)是把領(lǐng)導(dǎo)手寫(xiě)的稿子打印出來(lái)，再供領(lǐng)導(dǎo)修改。有一次趕寫(xiě)一篇重要講話稿，領(lǐng)導(dǎo)帶著我足足忙了一個(gè)晚上，每一稿我都感覺(jué)已經(jīng)很好了，但是領(lǐng)導(dǎo)還是不滿意，不斷修改完善，改動(dòng)的部分越來(lái)越少，天也越來(lái)越亮，直到第二天開(kāi)會(huì)前才完成，改過(guò)的稿子有七八遍之多，直到現(xiàn)在我還保留著改過(guò)的底稿，這種追求極致的精神一直是我學(xué)習(xí)的榜樣。

把增強(qiáng)素質(zhì)當(dāng)作“終身事”。行政秘書(shū)要提高自身的素質(zhì)和能力，最終還得靠學(xué)習(xí)，要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，勤于學(xué)習(xí)、善于思考、不斷總結(jié)，活到老、學(xué)到老。一要勤于學(xué)習(xí)。要向書(shū)本學(xué)習(xí)、向他人學(xué)習(xí)、向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，養(yǎng)成邊學(xué)、邊記、邊寫(xiě)的習(xí)慣，記要點(diǎn)、寫(xiě)心得、談體會(huì)，這樣既鞏固了所學(xué)知識(shí)，也提高了寫(xiě)作能力。要注重建立資料庫(kù)，將業(yè)務(wù)工作、領(lǐng)導(dǎo)講話、政策法規(guī)等內(nèi)容分類(lèi)存檔，既便于自己學(xué)習(xí)，也便于給領(lǐng)導(dǎo)提供信息，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的左右手、資料員。二要善于思考?！皩W(xué)而不思則罔”，思考是學(xué)習(xí)過(guò)程的延伸，要事事留心、勤于觀察、善于思考，分析領(lǐng)導(dǎo)意圖，研究辦事規(guī)律，把握工作重點(diǎn)，在比較中尋找差距、提高自己，在比較中發(fā)現(xiàn)規(guī)律、明確方向，時(shí)間長(zhǎng)了工作會(huì)越來(lái)越順手。三要不斷總結(jié)?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)才能推動(dòng)工作，既要總結(jié)成績(jī)，也要梳理失誤，一件事辦得漂亮，既要看好在哪里，也要看還有什么提高空間；一項(xiàng)工作受到領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，要看錯(cuò)在哪里，是原則性錯(cuò)誤還是一時(shí)大意，下步怎么改，把總結(jié)和思考記下來(lái)，經(jīng)?？纯?，時(shí)常反思，不斷超越自我，不斷提升綜合素質(zhì)和能力。

（責(zé)編 / 劉博）endprint