淺談企業(yè)采購管理創(chuàng)新

李玲

【摘 要】生產(chǎn)制造企業(yè)，采購管理創(chuàng)新焦點應(yīng)放在物資集中采購、采購過程的精細(xì)化管理和對采購過程的信息化建設(shè)。同時為了降低制造企業(yè)物資采購成本，應(yīng)通過嘗試一系列方式、方法、手段的使用，實現(xiàn)采購管理創(chuàng)新。首先要有一個具有創(chuàng)新思想的領(lǐng)導(dǎo)和組織；優(yōu)化交付績效；降低采購成本；提高采購質(zhì)量；提高采購靈活性和應(yīng)急響應(yīng)能力；降低商務(wù)風(fēng)險；實現(xiàn)采購商務(wù)過程的電子化和透明化。

【關(guān)鍵詞】采購模式；采購管理創(chuàng)新；降低采購成本；提高采購效率

目前，越來越多的企業(yè)意識到采購在企業(yè)核心競爭力中的重要地位，一個企業(yè)的成功和發(fā)展離不開采購的管理，要想在企業(yè)的發(fā)展道路上長久不衰，更離不開對采購管理的提升和創(chuàng)新。但同時，由于采購作為一個經(jīng)濟敏感行業(yè)，更離不開合法合規(guī)的限制和管理，難免會有企業(yè)對采購的創(chuàng)新畏首畏尾。

為有效克服制造型企業(yè)物資采購成本逐年增高、并順利解決目前采購工作中存在的各種問題，對各類物資采購模式進行分析和總結(jié)，進而摸索以找到適用于制造型企業(yè)生產(chǎn)制造需求和采購物資特性相適應(yīng)的采購模式，對于生產(chǎn)制造企業(yè)，采購管理創(chuàng)新焦點應(yīng)放在物資集中采購、采購過程的精細(xì)化管理和對采購過程的信息化建設(shè)。同時，為了降低制造企業(yè)物資采購成本，應(yīng)通過嘗試一系列方式、方法、手段的使用，實現(xiàn)采購管理創(chuàng)新。包括：要有一個具有創(chuàng)新思想的領(lǐng)導(dǎo)和組織；采購管理機制創(chuàng)新，提高采購效率。

一、首先要有一個具有創(chuàng)新思想的領(lǐng)導(dǎo)和組織

要想創(chuàng)新，主管領(lǐng)導(dǎo)首先要解放思想，當(dāng)說到要將組織改革變成更富有創(chuàng)造性的時候，通常指的是此組織領(lǐng)導(dǎo)要具備激發(fā)員工創(chuàng)新的能力。能引導(dǎo)和激勵組織，把新的采購管理要素，如新的采購方法、新的管理手段、新的管理模式等要素組合引入企業(yè)采購管理和實施系統(tǒng)。同時，以更有效地實現(xiàn)組織采購活動。組織時刻具備創(chuàng)新理念，也就是具備隨時思考出奇制勝方法的能力和習(xí)慣，一方面在采購過程中要有新方式方法，如開發(fā)新的供貨渠道或選擇更具有競爭力的供應(yīng)商；另一方面以提高采購工作的質(zhì)量和效率，從而使企業(yè)立于不敗之地。

二、采購管理機制創(chuàng)新，提高采購效率

無論什么樣的采購管理模式，萬變不離其宗，離不開以下要素：優(yōu)化交付績效；降低采購成本；提高采購質(zhì)量；提高采購靈活性和應(yīng)急響應(yīng)能力；降低商務(wù)風(fēng)險，實現(xiàn)采購商務(wù)過程的電子化和透明化。以下分別簡述采購管理模式及相應(yīng)的創(chuàng)新思路。

1.優(yōu)化交付績效

把采購流程細(xì)分，采購責(zé)任細(xì)分，對每一環(huán)節(jié)節(jié)點設(shè)置完成考核時間，采購過程主要包括以下環(huán)節(jié)：接收采購計劃、制定采購策略、發(fā)出詢價函、貨比三家、議價、推薦供應(yīng)商、擬制評審合同、合同審批、簽訂合同、到貨驗收、貨款結(jié)算。結(jié)合采購需求要求完成時間，結(jié)合每種物資的采購特性，確定各環(huán)節(jié)的預(yù)計完成時間，并全程通過信息化手段進行監(jiān)測，對結(jié)果進行考核，設(shè)置為采購人員工作績效的關(guān)鍵績效考核指標(biāo)，如果獎懲力度太小，難以引起采購人員重視，建議加大績效獎金的所占工資額度比例。如，績效獎金至少占到采購人員工資總額的50%或更多，或者通過產(chǎn)值法設(shè)置采購人員的績效獎勵，讓采購交付成為采購人員工資收入的決定因素，進而督促和提高交付績效。

2.降低采購成本

所有制造企業(yè)經(jīng)營離不開采購成本與價格的管控，大家一提到降低采購成本，很多企業(yè)直接通過壓低供應(yīng)商的供貨價格，通過制定合作要求，督促供應(yīng)商每年降價，以至于把供應(yīng)商逼得退無可退，進而影響供應(yīng)商的服務(wù)和支持，嚴(yán)重的會影響供貨質(zhì)量。所以作為采購管理者和執(zhí)行者，應(yīng)該大膽的創(chuàng)新，開拓思路。如：對于一些快銷標(biāo)準(zhǔn)商用物資，可以通過降低庫存，通過合理數(shù)據(jù)分析，是企業(yè)做到產(chǎn)、供、銷數(shù)量和規(guī)模一致，進而提高企業(yè)物資庫存周轉(zhuǎn)率，降低企業(yè)供應(yīng)鏈運營的成本。自然降低價格也就不成核心問題了。

降低成本，有時候表現(xiàn)出來的不只是降低價格，有時候，提高價格，對企業(yè)來說也是降低了成本。如：在生產(chǎn)過程中，對一些進口電子元器件屬于產(chǎn)品的關(guān)鍵器件，需求量極小，采購周期長，且對其質(zhì)量要求極高，在生產(chǎn)過程中，存在著影響生產(chǎn)延期的風(fēng)險，對此類瓶頸物資，通過提高價格，縮短供貨周期，提高供貨質(zhì)量，對企業(yè)來說，就是隱性的降低了生產(chǎn)成本。

3.提高采購質(zhì)量

關(guān)于供應(yīng)商的供貨質(zhì)量管理，對于制造企業(yè)來說，關(guān)鍵是思考：如何從根本上解決供應(yīng)商供貨存在的質(zhì)量問題，而不是一事一議，一棵樹上吊死。如何從全面的系統(tǒng)地來實施供貨質(zhì)量管理，實現(xiàn)全方位的管控供應(yīng)商的供貨質(zhì)量，通過與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系的模式，對供應(yīng)商的生產(chǎn)制造過程的質(zhì)量進行監(jiān)督管理；通過定期或不定期的監(jiān)督和檢查，對實現(xiàn)對供應(yīng)商質(zhì)量能力管理和對供應(yīng)商質(zhì)量績效管理；結(jié)合各制造企業(yè)對所需物資的質(zhì)量要求，對供應(yīng)商進行輔導(dǎo)，從根本上改善供應(yīng)商的供貨質(zhì)量。這是值得所有制造企業(yè)學(xué)習(xí)和借鑒的良好實踐，特別是對供應(yīng)商的審核和輔導(dǎo)這兩個方面，應(yīng)該貫穿于對供應(yīng)商資質(zhì)審核、批準(zhǔn)、質(zhì)量能力提升和質(zhì)量績效管理的全過程中。

4.提高采購靈活性和應(yīng)急響應(yīng)能力

為了防止采購物資到貨延期給公司造成重大危機，做到提前預(yù)防、減少影響時間并保證按約定交車，提高采購靈活性和應(yīng)急響應(yīng)能力，是增強企業(yè)核心競爭力必備條件。

（1）建立安全庫存

公司根據(jù)生產(chǎn)所需物資特性、稀缺程度、供應(yīng)難度和供應(yīng)商的流動運輸方式及周期，建立合理的庫存量和最低庫存量，以保證生產(chǎn)順利進行?；蚺c供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，請供應(yīng)商做部分庫存，以緩解供應(yīng)周期過長的影響。

（2）建立完善的供應(yīng)商體系

公司應(yīng)盡量避免，獨家供貨的形式，建議每類物資至少應(yīng)3家以上供應(yīng)商，以避免一家供應(yīng)商出現(xiàn)問題，物資供應(yīng)不上的斷頓情況，在采購過程中，可以執(zhí)行A、B點分配供應(yīng)。

（3）對瓶頸物資做好替代方案

當(dāng)出現(xiàn)供應(yīng)商交付物資延期時、采購的物資達(dá)不到生產(chǎn)制造需求的要求、或所需物料出現(xiàn)異常而無法到貨時，在不影響生產(chǎn)制造的前提下，及時采取物料替換措施，或用類似相近物料進行替代，并標(biāo)明時限及時進行更換。

（4）建立采購“綠色通道”

按照正常采購程序，時間上不能滿足需求進度要求的，可以進行緊急采購。緊急采購應(yīng)先辦理書面申請報告或口頭報告（在特別緊急情況時），說明緊急情況，按照采購管理權(quán)限報授權(quán)人批準(zhǔn)后實施，在采購?fù)瓿蓱?yīng)補辦相應(yīng)的手續(xù)。

5.降低商務(wù)風(fēng)險

（1）嚴(yán)格挑選和聘用采購人員

企業(yè)的競爭，總體還是歸為人才的競爭，同樣，人在采購工作成功與否起著決定因素。隨著采購在企業(yè)經(jīng)營中重要性提高，采購的復(fù)雜性也日益上升。這就要求采購人員必須具備與所從事采購工作發(fā)展要求相適應(yīng)的素質(zhì)和能力，并通過專業(yè)化的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，達(dá)到甚至超過與企業(yè)要求相適應(yīng)的能力和水平。選好人，相當(dāng)于在企業(yè)內(nèi)部又增加了一道防火墻。

①品德方面：采購工作雖說有一定的法律法規(guī)約束，但在實際過程中沒有固定規(guī)則可循，加上采購行為稽查困難，使得采購工作全憑采購人員的責(zé)任心和自覺性。因此，思想覺悟高、高度責(zé)任心、廉潔從業(yè)是每一個采購員所應(yīng)具備的基本素質(zhì)，同時，選擇和聘任采購人員必備的最重要的素質(zhì)，只有思想品德高尚，才能做到大公無私、克己奉公，處處為企業(yè)發(fā)展大局著想。

②專業(yè)知識和技能：采購人員所具備的個人素質(zhì)與能力及采購專業(yè)知識等方面，采購人員應(yīng)該具備較高的分析能力、預(yù)測能力、表達(dá)能力和專業(yè)知識水平；商務(wù)談判能力是采購人員需要通過培訓(xùn)和實踐而必須掌握的一項能力。采購是一項職業(yè)素養(yǎng)要求很高的工作，這就要求采購員能靈活應(yīng)對和處理采購過程中出現(xiàn)的一切問題，應(yīng)具備的基本工作能力也相當(dāng)?shù)亩鄻踊?，如此，相信采購人員在工作中就能以不變應(yīng)萬變，去應(yīng)對多變發(fā)展的采購工作。

（2）嚴(yán)格管控采購過程

將采購活動梳理出關(guān)鍵的控制環(huán)節(jié)，對采購活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須經(jīng)過審批。在采購執(zhí)行過程中市場調(diào)查、詢價比價、討價還價的采購過程中形成的記錄和文件都必須按規(guī)定進行存檔。供應(yīng)商管理和合同管理，更是采購管理的關(guān)鍵，所以只能加強，不能放松。采購過程中，除了通過對貨物驗收、質(zhì)量檢驗，監(jiān)督采購活動成果之外，公司應(yīng)該從行政監(jiān)督檢查方面，另設(shè)監(jiān)察審計部門進行重點監(jiān)控，定期進行審計和監(jiān)察，給采購執(zhí)行以威懾的作用。使所有采購活動都在雙層監(jiān)督之下，及時發(fā)現(xiàn)采購人員的任何不法舉動，給采購人員以壓力，使他不敢也不會做出違規(guī)違紀(jì)的活動。

6.實現(xiàn)采購商務(wù)過程的電子化和透明化

結(jié)合目前各大企業(yè)集團推行的ECP電子商務(wù)平臺推進實施，全面梳理從采購申請、采購執(zhí)行、合同簽訂及供應(yīng)商管理等采購工作流程，逐步實現(xiàn)采購流程標(biāo)準(zhǔn)化采購資源集約化、采購工作電子化，使采購工作過程受控、全程在案、結(jié)果公開、永久追溯；通過目前電子商務(wù)平臺實現(xiàn)對供應(yīng)商的統(tǒng)一管理；規(guī)范采購管理授權(quán)，實現(xiàn)所有采購申請的電子審批流；所有采購過程都實現(xiàn)可追溯，做到采購全過程中文件和記錄，做到所有采購工作都有章可循，有據(jù)可依。同時，為企業(yè)的經(jīng)營和管控提供，有利可靠的數(shù)據(jù)。