論檔案管理與信息化

田艷紅

【摘 要】檔案管理是單位管理工作的一個重要部分，檔案管理有助于提高單位的管理質量、為單位信息化打下堅實的基礎?，F已踏進信息化時代，創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，它能起到單位的事務工作隨時查閱、備查。檔案管理使單位管理信息科、科學化奠定良好的信息化基礎。

【關鍵詞】檔案管理；信息化

一、檔案管理創(chuàng)新離不開實踐基礎

單位的檔案工作是單位工作計劃管理的一個重要組成部分，單位檔案管理人員應該做到年初有檔案管理計劃，年終有檔案管理總結，做到有計劃有結果有反饋的循環(huán)工作機制。單位還應將對檔案管理工作進行職責制定，并納入到工作人員的考核中來。做到有考核有結果有獎懲。只有單位將檔案工作列入到單位的工作計劃及各處室的計劃管理中，才能依據計劃抓落實，有一定的時間與工作積累后形成了工作習慣，檔案工作才能夠步入到一個正常的軌道開展運行。

檔案管理的創(chuàng)新要從重視顯示、面向未來，從實際出發(fā)，必須進過一定的調查和研究，掌握調查研究的基本方法，要真實、全面的留住歷史記錄、就必須深入實際的調查研究，全面的了解和實踐的真實面貌。檔案管理創(chuàng)新既要學習檔案管理的專業(yè)知識、借鑒其他案例的成功經驗和方式，當然也不能照搬照抄，要根據單位的實際情況進行改良和創(chuàng)新。同事還要學習相關專業(yè)、其他行業(yè)的知識，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新的方法和成功經驗。

檔案管理是一項專業(yè)性的系統(tǒng)化工程，要保證大難管理機制的正常運轉，必須強化單位的管理機制和領導的高度重視，在近幾年的檔案管理交流會中發(fā)現，只有單位的領導檔案意識強、處室和工作人員的工作規(guī)范重視，從基本的文件歸檔。例如：年度計劃和總結、會議紀要本、辦公花名冊等歸檔過程中盡然有序的做好歸檔工作。就有利于檔案的工作開展。檔案歸檔工作一年也就幾次，但集中到歸檔再去整理就會發(fā)現需要資料已經忘記當時的情況或者模糊不清，因此在平時一定要做好檔案的分類工作，平時對檔案進行良好的分類，在進行檔案歸檔的時候才能做到按類、按序的有機化工作，搞好檔案的分類也是檔案管理關鍵工作和重要工作。

二、信息網絡與檔案管理的拓展工作

信息化檔案管理，借助于信息化的手段，開發(fā)網上檔案館系統(tǒng)，利用網上檔案館為檔案管理服務。

隨著檔案管理的信息化的推進，建立單位內部局域網，基于內部局域網開發(fā)一套內部檔案館管理系統(tǒng)，積極組織檔案的信息電子化、網絡化，使得網上檔案館的信息充盈、飽滿，使得電子檔案館能為單位服務，實現電子檔案館的在線檢索、為單位的工作人員提供更好的服務。當電子檔案館有了一定的成效后，根據業(yè)務的范圍和實際的需要建立電子檔案數據中心。電子檔案數據中心集中管理單位內部的各類電子文件和業(yè)務數據，并基于電子檔子館數據中心建立限制與非限制的權限電子文件查閱、利用電子檔案館數據中心實現電子文件的信息資源共享，電子檔案館數據中心覆蓋面廣、內容充盈飽滿，利用率高。與傳統(tǒng)的紙質檔案形成了鮮明的對比。

單位電子檔案館數據中心，應積極開創(chuàng)檔案信息開發(fā)利用的新局面，努力做到信息檔案為單位的工作服務，為工作人員的便利查詢資料服務。電子檔案館數據中心的數據不同于一般常規(guī)文獻資料，他是由單位組織和工作人員直接使用原始工作文件材料的轉化物，不是事后補錄或者編寫出來的。因此，單位的事務計劃須依賴于檔案，并以檔案為可靠的信息依據，為領導的決策支撐提供有效的參考數據。單位的檔案同時也能從不同的角度和不同的層次反映出單位的全方位歷史真實面貌，在評估工作中發(fā)揮著重要的憑證參考作用。

三、信息化時代檔案管理的產業(yè)化

處于信息化社會的我們，從信息資源的開發(fā)角度來看，單位的檔案管理不再單純是檔案的保管，分類工作。還應是檔案信息財富的擁有者和提供者，單位檔案館也不再是單純的收藏機構、文物保護者，還是檔案信息的聚集中心、交互中心和信息技術的用戶，知識經濟時代的檔案館的改革創(chuàng)新方向必然是信息化技術手段的道路，在為單位提供檔案信息服務的基礎上，創(chuàng)建檔案信息服務，建立以檔案為信息的收集、加工、存儲、檢索、服務為主要內容的工作實體。面對單位工作人員的知識和信息總量的急劇增長，面對浩瀚復雜的文獻資料，任何一個部門都不可能將所有的知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。只有利用信息化的手段，通過長期的積累和不斷的完成。根據自身要求收集本單位相關的業(yè)務文獻資料。

檔案管理還因注重信息反饋，工作人員在瀏覽電子檔案的時候發(fā)現與探索才能對檔案館的建立提供源源不斷的信息源，使得檔案館的檔案更加完善，為檔案的分析研究，提供科學性、合理性和系統(tǒng)性。

四、總結

檔案管理不是一個倉管員，更不是一個文物保護者，檔案管理是一個復雜性、系統(tǒng)性的工作，作為一個合格的檔案管理人員應將自己站立與更高的臺面上進行思考和落實檔案管理工作，利用信息化的手段建立一套符合自身單位的電子檔案系統(tǒng)，在電子檔案的不斷完善中進行檔案的數據挖掘為單位領導在決策支持中提供有效的參考數據，為單位的業(yè)務、服務提供數據保障。

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