寧夏高校數(shù)字檔案室建設(shè)路徑思考

摘 要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的深入推進(jìn)，寧夏高校檔案室與校內(nèi)各部門信息化建設(shè)的矛盾日益突出，應(yīng)建立數(shù)字檔案室，盡快補齊高校信息化建設(shè)中的這一短板。

關(guān)鍵詞：高校；數(shù)字檔案室；建設(shè)；思考

一、寧夏高校數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

筆者通過實地調(diào)研發(fā)現(xiàn)，寧夏高校職能部門系統(tǒng)數(shù)據(jù)條塊分割，包括行政辦公、學(xué)籍管理、教育科研項目管理、后勤管理等系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案無法歸檔利用；需要數(shù)字化的大量紙質(zhì)檔案還沒有列入議事日程。檔案系統(tǒng)與校內(nèi)圖書館、電子閱覽室之間的資源共享沒有形成，高校數(shù)字檔案室建設(shè)還處在初級階段。

二、寧夏高校數(shù)字檔案室建設(shè)優(yōu)劣勢

1.優(yōu)勢分析。（1）人才優(yōu)勢。高校是人才聚集的場所，雖然集“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”于一身的高素質(zhì)復(fù)合型人才不多，但如果將“互聯(lián)網(wǎng)人才+檔案人才”組合，各高校就能輕松化解人才困境。（2）地域優(yōu)勢。目前，銀川的數(shù)字化建設(shè)已走在了全國的前列?！皵?shù)字化銀川”一次性敷設(shè)的通信網(wǎng)絡(luò)電纜工程和覆蓋全市的寬帶城域網(wǎng)，已為數(shù)字檔案室建設(shè)提供了通訊保障，各高校建設(shè)數(shù)字檔案室的大環(huán)境已經(jīng)具備。（3）教育優(yōu)勢。高校職能相同，便于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，而且大部分高校數(shù)字檔案室處于初級階段，所謂“一張白紙好繪藍(lán)圖”。

2.劣勢分析。（1）各高校檔案管理系統(tǒng)成為高校信息化建設(shè)中的短板。目前，高校職能部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)大多早于檔案系統(tǒng)建設(shè)，導(dǎo)致各部門系統(tǒng)條塊分割共享程度差，由此產(chǎn)生的大量電子文件不能進(jìn)入檔案系統(tǒng)，檔案接收的任務(wù)越來越重，檔案室成了高校信息化建設(shè)中的短板。（2）實現(xiàn)檔案前端控制是未來趨勢，各高校卻無從入手。統(tǒng)籌建立覆蓋全校的檔案網(wǎng)絡(luò)管理大系統(tǒng)，真正實現(xiàn)檔案前端控制，是目前高校數(shù)字檔案室建設(shè)大趨勢。雖然高校有人才優(yōu)勢，但自行開發(fā)研究卻需要大量的人才、資金和時間投入。寧夏屬于落后省份，如果由其自主研發(fā)，無論從資金還是人才上，都不占優(yōu)勢。

三、寧夏高校數(shù)字檔案室建設(shè)路徑

1.充分借鑒和利用“銀川樣本”建設(shè)的先進(jìn)理念和硬件建設(shè)，為數(shù)字檔案室建設(shè)提供理論依據(jù)和硬件支持。目前，銀川正通過建設(shè)大數(shù)據(jù)中心打造名副其實的智慧城市。銀川在“智慧城市”建設(shè)上的解決方案得到了世界最權(quán)威機構(gòu)TM Forum（簡稱TMF）的認(rèn)可，成為未來我國智慧城市建設(shè)的主流模式，進(jìn)而成為可以復(fù)制推廣的案例，即“銀川樣本”。高校數(shù)字檔案室的建設(shè)，完全可以充分借鑒“銀川樣本”建設(shè)的先進(jìn)理念和新一代的信息技術(shù)，為數(shù)字檔案室的建設(shè)提供最前沿的技術(shù)支持。

2.采用“拿來主義”，讓高校數(shù)字檔案室建設(shè)成為寧夏首批試點。筆者認(rèn)為，在數(shù)字檔案室的建設(shè)上完全可以采用“拿來主義”。充分借鑒“銀川樣本”、東南沿海發(fā)達(dá)城市或者國外成熟模式，并和他們開展技術(shù)合作或統(tǒng)一采購他們的技術(shù)。

3.邀請權(quán)威人士組建聯(lián)合專家團(tuán)隊，確定新時期寧夏高校數(shù)字檔案室頂層設(shè)計建設(shè)方案。由檔案行政管理部門牽頭，邀請國內(nèi)知名檔案專家，招募區(qū)內(nèi)檔案高級人才，由各高校選派本單位高精尖計算機人才，組成陣容強大的聯(lián)合專家團(tuán)隊，到銀川IBI育成中心調(diào)研；到已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字檔案館的南京大學(xué)、上海交通大學(xué)調(diào)研；到我國第一個數(shù)字化檔案館——深圳城市檔案館，數(shù)字化程度較高的青島市海軍檔案館，甚至國外數(shù)字檔案館等地進(jìn)行考察調(diào)研，結(jié)合“智慧銀川”所能提供的軟硬件保障，從而設(shè)計“寧夏數(shù)字檔案室建設(shè)樣本”。

4.通過實地觀摩，拓寬眼界，提升“復(fù)合型”人才的服務(wù)理念。通過觀摩和培訓(xùn)，拓寬檔案管理人員和計算機高級人才的眼界，快速提升他們的理念和技能，從而以檔案服務(wù)理念的創(chuàng)新來引導(dǎo)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新。

5.依托高校，確定數(shù)字檔案室培訓(xùn)基地。充分借助高校的師資、場地、設(shè)備等優(yōu)勢資源，確定數(shù)字檔案室建設(shè)培訓(xùn)基地，不定期地對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。其核心是要求他們能夠準(zhǔn)確掌握和熟練操作“寧夏數(shù)字檔案室建設(shè)樣本”。

6.結(jié)合實際，制訂數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)劃。有了樣本、標(biāo)準(zhǔn)并接受了培訓(xùn)，各單位就可結(jié)合自身實際情況制訂數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)劃，從而改變以往“老虎吃天無從下手”的局面。

總之，高校數(shù)字檔案室建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不可能一蹴而就。然而，一旦下決心制訂出“樣本”，就能推動寧夏高校檔案管理由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，以充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)背景下檔案的社會職能，同時，也將為“智慧銀川”增添一縷靚麗的風(fēng)景。

參考文獻(xiàn)：

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[2]水漪靜.高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2014（2）：32.

基金項目：本文系江蘇省高校檔案研究會科研項目“大數(shù)據(jù)時代高校網(wǎng)絡(luò)信息檔案建設(shè)研究”的研究成果，項目編號：jsgdz2013-01。

作者簡介：蘇玉香（1968— ），女，寧夏鹽池人，本科學(xué)歷，寧夏司法警官職業(yè)學(xué)院辦公室文員，研究方向：檔案管理。