從大數(shù)據(jù)的視角淺析高校人事工作的發(fā)展趨勢(shì)

吳作新

摘 要：目前，高校的人事部門正處在信息化改革的階段，部門里存在許多按工作模塊劃分的小系統(tǒng)。然而，這并不能在工作上帶來更多的便利，有時(shí)反而增加了工作量。因此，這種模式已經(jīng)不能滿足人事部門的工作需求，學(xué)校的發(fā)展也對(duì)人事部門提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：高校人事工作；系統(tǒng)；大數(shù)據(jù)

阿里巴巴、騰訊、百度等互聯(lián)網(wǎng)公司的崛起，使大數(shù)據(jù)觀念深入人心，社會(huì)上正在掀起大數(shù)據(jù)的改革浪潮。2015年9月，國(guó)務(wù)院印發(fā)《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》，系統(tǒng)部署大數(shù)據(jù)發(fā)展工作。其中明確指出要推動(dòng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展和應(yīng)用，在未來5至10年打造精準(zhǔn)治理、多方協(xié)作的社會(huì)治理新模式。

高校作為社會(huì)的一個(gè)組成單元，有著自己對(duì)大數(shù)據(jù)的需求，比如，與數(shù)據(jù)最密切的部門就是財(cái)務(wù)部門。堆積如山的賬目令人眼花繚亂，但那并不是所謂的大數(shù)據(jù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代化大學(xué)應(yīng)運(yùn)而生，學(xué)校的各個(gè)部門都被賦予全新的職能，人事工作也是如此。

一、大數(shù)據(jù)的概況

大數(shù)據(jù)的含義并不像其字面上看起來那樣單純指數(shù)據(jù)量很大。海量的數(shù)據(jù)只是大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，同時(shí)，要配備數(shù)據(jù)管理軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘、定位和分析。經(jīng)過高效地處理，數(shù)據(jù)中的“黃金”將被逐步挖掘出來，成為未來決策的依據(jù)，讓一堆看似紛繁雜亂的數(shù)據(jù)最終為人們所使用。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的突起，人們應(yīng)當(dāng)順應(yīng)形勢(shì)轉(zhuǎn)變自己的思維方式。過去，由于工具的限制，我們通常只分析典型性的抽樣樣本，然后，再通過“以偏概全”的方式來大致推斷整體樣本的情況。如今，隨著科技的發(fā)展，人們已經(jīng)有足夠的能力對(duì)全數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理。在大數(shù)據(jù)中挖掘有價(jià)值的信息，就像大海撈針，價(jià)值密度極低。以往在面對(duì)海量且無序的數(shù)據(jù)時(shí)，人們束手無策，而現(xiàn)在卻習(xí)慣在其中找尋事物之間的相關(guān)性，沃爾瑪?shù)哪虿己推【票闶亲詈玫淖C明。

二、高校人事工作的現(xiàn)狀

目前，各高校的人事工作正由傳統(tǒng)工作方式向無紙化辦公轉(zhuǎn)變。當(dāng)一堆堆紙質(zhì)的材料轉(zhuǎn)化為電腦中的一個(gè)個(gè)圖標(biāo)文件時(shí)，這僅僅是大數(shù)據(jù)的起步階段。隨著時(shí)間的推移，圖標(biāo)會(huì)堆滿電腦的桌面。如果有人來查詢一份半年前的材料，你可能要在電腦里尋它千百度卻依然不可得。于是，根據(jù)人事工作職能模塊的分工，相應(yīng)的招聘、工資、檔案、人才等管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。這些模塊系統(tǒng)不僅提高了工作效率，還給人事工作帶來了很大的便利。

但是，這樣的模式也帶來幾個(gè)問題。第一，這些模塊化的系統(tǒng)并不能互相關(guān)聯(lián)。例如，一位教師在職攻讀博士獲得學(xué)歷學(xué)位后，如果他只把這件事告訴了負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員而其他工作人員不知道，那么，工資和人才系統(tǒng)中他的學(xué)歷學(xué)位數(shù)據(jù)依然沒有同步更新。第二，人事工作繁瑣復(fù)雜，隨時(shí)都會(huì)有數(shù)據(jù)的更新。由于各個(gè)模塊化系統(tǒng)無法關(guān)聯(lián)同步，造成同一個(gè)數(shù)據(jù)在不同數(shù)據(jù)庫中可能會(huì)出現(xiàn)信息不對(duì)稱現(xiàn)象，導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)工作出現(xiàn)不同結(jié)果。隨著時(shí)間的推移，這類情況將會(huì)越來越多，累積到一定程度將會(huì)給人事部門的工作帶來巨大的麻煩。這顯然不是建立系統(tǒng)的初衷。

這些模塊化系統(tǒng)的由來也決定了它們不可能融合。每個(gè)模塊化系統(tǒng)都是相關(guān)職能的上級(jí)主管單位系統(tǒng)的延伸，比如，學(xué)校的上級(jí)主管單位有人社、財(cái)政、地稅等單位，它們根據(jù)自己的工作需求建立了相關(guān)系統(tǒng)，模塊化系統(tǒng)作為高校與它們連接的端口，不停地向主管單位傳輸數(shù)據(jù)。顯然，這類系統(tǒng)只為了某個(gè)單位服務(wù)，它們從源頭上就將人事工作分割開。在這樣的情況下，越來越多的單位開始構(gòu)建自己的系統(tǒng)并推廣到下級(jí)單位，作為基礎(chǔ)單位的高校將承接越來越多的模塊化系統(tǒng)。這些系統(tǒng)并不能真正地服務(wù)于高校，反而成為其工作的負(fù)擔(dān)。

三、高校人事系統(tǒng)的建立

系統(tǒng)是工具，數(shù)據(jù)是內(nèi)容。目前，建立自己的人事系統(tǒng)是各個(gè)高校的當(dāng)務(wù)之急。建立高校人事系統(tǒng)，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，目的是改變傳統(tǒng)的工作方式，消除人事工作的滯后性，提高工作的效率和科學(xué)性，為學(xué)校的發(fā)展提供盡量準(zhǔn)確的決策依據(jù)。根據(jù)人事部門工作所包含的職能，高校人事系統(tǒng)應(yīng)包含人才管理、工資待遇、師資管理、考核管理、培訓(xùn)管理、檔案管理等幾個(gè)輔助的子系統(tǒng)，是一個(gè)綜合平臺(tái)。在這個(gè)平臺(tái)之下，各個(gè)子系統(tǒng)既相對(duì)獨(dú)立，又相互關(guān)聯(lián)。

為了使人事系統(tǒng)能真正服務(wù)于工作，而不是增加工作負(fù)擔(dān)，如何處理人事系統(tǒng)與外部模塊化系統(tǒng)的關(guān)系，成了設(shè)計(jì)系統(tǒng)之初應(yīng)該考慮的部分。如圖1所示，從功能和內(nèi)容上而言，高校人事系統(tǒng)應(yīng)該涵蓋外部模塊化系統(tǒng)，也只有這樣才能滿足上級(jí)單位的工作需求。在此基礎(chǔ)上，兩個(gè)沒有關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)就能快速實(shí)現(xiàn)雙向的數(shù)據(jù)交換。簡(jiǎn)而言之，就是一方導(dǎo)出的結(jié)果能夠不用做任何更改直接被另一方系統(tǒng)導(dǎo)入。這樣不僅能保證數(shù)據(jù)的同步更新，還能極大地減少不必要的麻煩，降低重復(fù)勞動(dòng)。

四、與大數(shù)據(jù)理念的結(jié)合

系統(tǒng)建立后，系統(tǒng)的功能不能僅停留在檔案管理、核算工資、考勤、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等傳統(tǒng)工作方面。大數(shù)據(jù)理念之所以能帶來強(qiáng)大的沖擊力，是因?yàn)樗茏屜到y(tǒng)活動(dòng)起來，充滿生命力。而這股生命力來自于系統(tǒng)所具備的數(shù)據(jù)挖掘功能。

1.人才結(jié)構(gòu)分析

高校人事工作經(jīng)常會(huì)進(jìn)行各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，這些數(shù)據(jù)通常要從學(xué)校的各部門獲取，這樣不僅費(fèi)時(shí)耗力，還容易出錯(cuò)。系統(tǒng)的建立不僅能快速滿足這種需求，還能提供更多的服務(wù)。比如，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)想了解全校的職稱結(jié)構(gòu)分布情況，即高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)職稱分別有多少人，甚至還想了解每個(gè)系的職稱結(jié)構(gòu)情況，哪個(gè)系高級(jí)職稱人才比例較高，哪個(gè)系人才結(jié)構(gòu)較為合理。像這類的需求，還只是較為基礎(chǔ)的服務(wù)，未來應(yīng)該開發(fā)更多的功能。

2.人才招聘管理

根據(jù)前文所述，系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)反饋可以得知某系的人才結(jié)構(gòu)情況，如高級(jí)職稱的人才較少，中、初級(jí)職稱的人才較多。根據(jù)這樣的情況，未來兩年內(nèi)，該系的人才招聘應(yīng)以招聘高級(jí)人才為主，減少中、初級(jí)人才的招聘。如果只是這種程度的數(shù)據(jù)挖掘，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足學(xué)校的發(fā)展。高級(jí)職稱人才是學(xué)校師資力量的重要組成部分，招聘條件的制訂直接影響招聘的結(jié)果。那么，系統(tǒng)也能提供這方面的服務(wù)嗎？答案是肯定的。人事部門可以通過系統(tǒng)了解到該系的什么專業(yè)人才緊缺，該系已有的高級(jí)人才擁有哪些重要的工作經(jīng)歷和教學(xué)科研成果，這些都可以成為制訂招聘條件的重要參考。不僅如此，對(duì)于已經(jīng)在中級(jí)職稱崗位上工作多年的教師，他們一直在為高級(jí)職稱努力奮斗著。人事部門也可以通過系統(tǒng)將他們篩選出來，事先預(yù)判未來有多少人可能會(huì)申請(qǐng)高級(jí)職稱，對(duì)部門的職數(shù)管理提前作出判斷。

3.考核管理與KPI考核的建立

通常情況下，教師的考核來自上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的直接評(píng)價(jià)。這種方式帶有強(qiáng)烈的主觀性，對(duì)待不同的人，評(píng)價(jià)的結(jié)果就截然不同，很難保證公證、客觀，容易引發(fā)教師的負(fù)面情緒。為避免這類問題，考核時(shí)應(yīng)該引入多種量化指標(biāo)，盡量淡化主觀因素。此時(shí)，我們可以借鑒企業(yè)管理中KPI的理念。

Key Performance Indicators，簡(jiǎn)稱KPI，中文意思為關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，是衡量工作成效的重要指標(biāo)，是一項(xiàng)數(shù)據(jù)化管理的工具。與企業(yè)不同，高校有一套自己的績(jī)效指標(biāo)，如教學(xué)成果、科研業(yè)績(jī)、論文發(fā)表等。依托大數(shù)據(jù)的支持，高?？梢栽谙到y(tǒng)中開發(fā)考核功能，建立高校KPI考核體系。系統(tǒng)的KPI考核結(jié)果，將作為教師年度考核結(jié)果的重要參考。不僅如此，KPI考核結(jié)果還可以應(yīng)用在其他榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)的評(píng)選過程。

4.培訓(xùn)管理

高校教師的自我培養(yǎng)是提升教師素質(zhì)的重要方式。在高校教師的職業(yè)生涯中，除了攻讀學(xué)歷學(xué)位和到其他高校交流外，參加相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)是教師自我培養(yǎng)的主要方式。面對(duì)豐富多彩培訓(xùn)項(xiàng)目，傳統(tǒng)的人事部門可以說是束手無策。教師參加培訓(xùn)后，將有關(guān)的培訓(xùn)資料復(fù)印件上交至人事部門；然后人事部門將它們歸檔到檔案盒中，從此封存。那學(xué)校對(duì)于教師的培訓(xùn)起到了什么作用？?jī)H僅是提供培訓(xùn)的經(jīng)費(fèi)嗎？

假如高校人事系統(tǒng)中有培訓(xùn)管理功能，通過記錄每位教師參加培訓(xùn)的數(shù)據(jù)，那么，人事部門就可以得到以下幾點(diǎn)信息：（1）每年有幾位教師參加了培訓(xùn)，經(jīng)費(fèi)共計(jì)多少；（2）培訓(xùn)項(xiàng)目級(jí)別（國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)、校級(jí)）的比例；（3）參加培訓(xùn)的教師的職稱結(jié)構(gòu)分布情況；（4）縱向?qū)Ρ让磕甑呐嘤?xùn)經(jīng)費(fèi)，為明年的預(yù)算制訂提供參考；（5）橫向?qū)Ρ雀飨蹬嘤?xùn)經(jīng)費(fèi)的使用比例。

五、數(shù)據(jù)采集的真實(shí)性與系統(tǒng)的安全性

數(shù)據(jù)的真實(shí)性是信息化管理的基礎(chǔ)。隨著高校人事系統(tǒng)的正式啟用，定期更新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是一項(xiàng)常規(guī)且重要的工作。數(shù)據(jù)需要不斷更新，也只有定期更新才能真正體現(xiàn)它的價(jià)值，陳舊的數(shù)據(jù)讓系統(tǒng)顯得毫無意義。所以，在采集更新的數(shù)據(jù)時(shí)，要注重真實(shí)性的審核過程。這就需要建立配套的工作制度，用制度來維護(hù)系統(tǒng)。在有效的制度下，高校人事系統(tǒng)才能發(fā)揮它最大的作用。

近幾年，個(gè)人隱私受到巨大的威脅，大部分網(wǎng)民的信息都被不同程度的泄露，由此衍生的地下信息交易和電信詐騙也層出不窮。這就是大數(shù)據(jù)時(shí)代的兩面性。因此，高校人事系統(tǒng)既能幫助學(xué)校發(fā)展，同時(shí)又存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。鑒于當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，高校應(yīng)加強(qiáng)以下幾項(xiàng)工作：（1）增強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的安全管理，采取有效的硬件和軟件方面的防護(hù)措施，建立起安全屏障；（2）人事部門應(yīng)根據(jù)工作需求，建立一整套系統(tǒng)管理制度，從制度上保護(hù)系統(tǒng)；（3）強(qiáng)化法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)禁任何人泄露信息。

六、結(jié)語

在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，我們的工作離不開計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)。因此，我們需要信息系統(tǒng)來幫助我們管理海量的數(shù)據(jù)，也更需要將大數(shù)據(jù)中的價(jià)值挖掘出來，作為科學(xué)決策的依據(jù)。本文對(duì)高校人事系統(tǒng)進(jìn)行探析，雖然融入大數(shù)據(jù)的理念，但隨著科技的進(jìn)步和學(xué)校發(fā)展需求的加深，高校的人事系統(tǒng)還將不斷完善和發(fā)展，隨時(shí)應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下提出的要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱攀.基于大數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)研究[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014（4）.

[2]李新華.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].科技與創(chuàng)新，2013（6）.

[3]張霞.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（6）.