信息化環(huán)境下加強(qiáng)檔案管理的思考

黨華麗

【摘要】在社會(huì)高速發(fā)展的當(dāng)下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入我們生活的方方面面，在這信息化的大潮下，檔案管理正面臨著一場(chǎng)技術(shù)革命。本文就分析了信息化環(huán)境下加強(qiáng)檔案管理的思路和措施。

【關(guān)鍵詞】信息化 檔案管理 思路 措施

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種電子信息載體應(yīng)運(yùn)而生，影響著人們生活的方方面面，檔案管理作為一種技術(shù)性很強(qiáng)的服務(wù)型工作，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)、完善的服務(wù)。

一、信息化環(huán)境下檔案管理工作的現(xiàn)狀

伴隨著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化大潮的推進(jìn)，檔案管理正面臨著一次全方位的技術(shù)革新，電子檔案替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已是大勢(shì)所趨，但在自我發(fā)展的迫切需求因素面前，檔案管理工作應(yīng)該克難奮進(jìn)，努力進(jìn)行不斷創(chuàng)新，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案有機(jī)結(jié)合起來(lái)，加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化改造，主動(dòng)跨入數(shù)字化時(shí)代，以取得令人滿(mǎn)意的效果。目前，檔案工作存在以下幾方面問(wèn)題。一是對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位。當(dāng)前檔案管理存在著一定程度的矛盾性：一方面，相當(dāng)一部分檔案由于各種原因疏于管理，管理效率低下；但另一方面，在進(jìn)行人才考核、選拔和獎(jiǎng)勵(lì)等工作時(shí)很大程度上要參考工作人員的檔案信息，這就使得檔案管理工作長(zhǎng)期處于邊緣化和被動(dòng)的狀態(tài)。究其原因，還是相關(guān)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，以傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念看待問(wèn)題，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)和記錄工作，導(dǎo)致了檔案管理的低效率。二是檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)。檔案管理工作作為一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)化的信息管理工作，要求檔案管理人員必須對(duì)信息管理工作具有系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，而由于對(duì)檔案信息獨(dú)特重視程度，檔案管理人員更需要具備較高的信息管理水平和技能。但在實(shí)際工作中，相當(dāng)一部分檔案管理工作人員持著傳統(tǒng)的工作觀念，只具備基本的文本抄寫(xiě)和記錄能力，且不思學(xué)習(xí)，無(wú)法掌握信息化條件下對(duì)檔案資料管理的技能要求。甚至在一部分單位中，檔案管理人員還兼顧著其他的信息管理工作，不具備足夠的專(zhuān)業(yè)性。三是檔案管理的方式方法有待改進(jìn)。當(dāng)前許多單位在檔案管理工作中，仍然采用傳統(tǒng)的檔案記錄方式，已經(jīng)不符合信息時(shí)代的發(fā)展需要。尤其是在檔案管理的自動(dòng)化程度方面，還存在著大量的無(wú)謂重復(fù)勞動(dòng)，同時(shí)也缺乏完善的檔案管理制度。因此檔案管理工作的效率仍然相對(duì)較低。

二、信息化環(huán)境下加強(qiáng)檔案管理的措施

社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，許多單位已經(jīng)逐漸認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，推動(dòng)了檔案管理工作開(kāi)展。在相關(guān)工作開(kāi)展過(guò)程中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息化管理工作發(fā)生了質(zhì)的飛躍，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中，其內(nèi)存較大、能夠滿(mǎn)足一些大規(guī)模的檔案儲(chǔ)存需求，推動(dòng)了檔案信息化的發(fā)展。下面就談?wù)劗?dāng)下檔案管理的具體措施。

首先，加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)提高管理素質(zhì)。檔案電子化的專(zhuān)業(yè)人員、管理人員及其后續(xù)儲(chǔ)備人才，是建設(shè)電子檔案的關(guān)鍵。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時(shí)代的工作人員的工作基本模式是人與檔案的結(jié)合，或者說(shuō)是以檔案為媒介與工作的結(jié)合，也就是人與人的結(jié)合。而電子檔案時(shí)代檔案工作的基本模式是人與計(jì)算機(jī)的結(jié)合，也就是所謂的 “人機(jī)結(jié)合”，工作人員得通過(guò)計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)來(lái)獲取或提供信息服務(wù)。因此，數(shù)字時(shí)代檔案管理員既要有扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案知識(shí)，又要兼?zhèn)溆?jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)知識(shí)，是通才、復(fù)合型的人才。檔案要實(shí)施數(shù)字化建設(shè)，第一步要解決人力資源這條“短腿”問(wèn)題，必須注重對(duì)現(xiàn)有人員的信息素質(zhì)培養(yǎng)，突出檔案信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專(zhuān)業(yè)教育，使之緊跟信息化的發(fā)展步伐。同時(shí)，要花大力氣聘請(qǐng)一批能熟練掌握計(jì)算機(jī)運(yùn)行管理和維護(hù)的專(zhuān)業(yè)人才，并配備若干名專(zhuān)業(yè)人才，為檔案的數(shù)字化改造、信息化發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)化管理作好人力資源的準(zhǔn)備。

其次，改善檔案管理的設(shè)施條件。在信息化環(huán)境下的檔案管理工作中，不僅要確?；镜霓k公等場(chǎng)地條件，還要適應(yīng)時(shí)代科技發(fā)展，將新興的信息管理技術(shù)引入檔案管理工作。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，檔案管理部門(mén)要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作本質(zhì)上也是一項(xiàng)信息管理工作，因此要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，根據(jù)信息管理的特點(diǎn)和技術(shù)手段，使檔案管理工作進(jìn)入信息化和數(shù)字化的時(shí)代。對(duì)此，一方面檔案管理部門(mén)要保障具備計(jì)算機(jī)、光盤(pán)和電子儲(chǔ)存設(shè)備等硬件條件，同時(shí)管理人員也要進(jìn)行相關(guān)信息管理知識(shí)的培訓(xùn)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息的聯(lián)網(wǎng)管理也是一大必然趨勢(shì)，因此開(kāi)發(fā)和引進(jìn)檔案管理軟件、建立檔案管理聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，也是改進(jìn)檔案管理?xiàng)l件、提高工作效率的重要措施。

三是要建立一套科學(xué)合理的電子檔案管理制度。電子文件的可復(fù)制性和刪改無(wú)痕跡性，電子檔案的保護(hù)工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開(kāi)始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

四是檔案管理要靈活。在檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能使得檔案管理更加靈活，能夠及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行修改、復(fù)制、補(bǔ)充等，有效的提高了檔案管理的工作效率，還能保證良好的工作質(zhì)量。就目前來(lái)看，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理工作中的各個(gè)方面，提供了便捷的服務(wù)。

總之，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案管理具有重要意義，不僅能夠提高檔案管理的水平，還能促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。在實(shí)際的工作過(guò)程中，檔案管理工作人員應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，將檔案管理工作和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融合，不斷對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，才能達(dá)到良好的效果。

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