對(duì)于“被綁架”的檔案管理系統(tǒng)的幾點(diǎn)思考

何三燕

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，企業(yè)管理模式不斷走向現(xiàn)代化及信息化也是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為掌握企業(yè)知識(shí)資源最多的檔案部門，將檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的必然需要。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 計(jì)算機(jī)技術(shù)

推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的其中一個(gè)重要措施是建立檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)是用來管理檔案信息資源的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括部分硬件基礎(chǔ)設(shè)施、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等。在檔案系統(tǒng)運(yùn)用到實(shí)際工作中時(shí)，發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題：檔案信息系統(tǒng)是處在被檔案人員“綁架”的狀態(tài)。這種現(xiàn)象主要體現(xiàn)在檔案人員在檔案系統(tǒng)操作運(yùn)用過程中，根據(jù)自身需要，由檔案人員或者檔案系統(tǒng)供應(yīng)商按照企業(yè)工作實(shí)際修改檔案系統(tǒng)中的一些卡片格式、案卷目錄、移交目錄等設(shè)置。

“被綁架”的檔案管理系統(tǒng)這一現(xiàn)象引發(fā)了我對(duì)檔案管理系統(tǒng)的幾點(diǎn)思考：

首先，為什么會(huì)出現(xiàn)“被綁架”的情況呢？對(duì)此，本人總結(jié)概括為幾點(diǎn)：第一，企業(yè)檔案管理工作是具有個(gè)性化的這一特點(diǎn)。不同的單位，不同的部門，不同的機(jī)構(gòu)，所產(chǎn)生的企業(yè)檔案文件和文件類別是有差別的，不同的檔案類別，所要求的歸檔方式和歸檔內(nèi)容也是不同的。根據(jù)不同企業(yè)檔案形成的獨(dú)立個(gè)性，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的要求與設(shè)定肯定是要與企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展相適應(yīng)的，因此，檔案管理系統(tǒng)根據(jù)自身需要做更改是必不可少的。第二，檔案工作制度的不完善。檔案工作制度是系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)施的主要依據(jù)，主要內(nèi)容應(yīng)嵌入檔案信息管理系統(tǒng)。作為運(yùn)用檔案信息化管理系統(tǒng)的工作依據(jù)，檔案工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，各項(xiàng)制度標(biāo)準(zhǔn)的不完善，必然會(huì)影響檔案管理系統(tǒng)的施行，在運(yùn)用過程中肯定會(huì)存在阻礙。

那么，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)所出現(xiàn)的被綁架情況應(yīng)該怎么辦呢？

第一，完善檔案管理制度。檔案工作制度是開展檔案工作的基本法，檔案信息化過程遭遇到的操作規(guī)程問題需要通過標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來解決?！稒n案法》規(guī)定：“國(guó)家檔案行政管理部門主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。”因此，國(guó)家機(jī)關(guān)及國(guó)家檔案行政管理部門要加快制定頒布實(shí)施符合檔案管理工作中的基本法，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，做好頂層設(shè)計(jì)，確保各單位、企業(yè)在制定自身檔案管理制度時(shí)具有統(tǒng)一的、規(guī)范的、基本的標(biāo)準(zhǔn)法律、行政法規(guī)及行政規(guī)章依據(jù)。企業(yè)要在學(xué)習(xí)吸收一系列國(guó)內(nèi)外企業(yè)優(yōu)秀管理制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，根據(jù)自身行業(yè)特點(diǎn)，加快相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)的制定及出臺(tái)，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化建設(shè)提供制度基礎(chǔ)。

第二，推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的個(gè)性化。檔案信息化建設(shè)賦予新時(shí)期檔案工作嶄新的內(nèi)容，為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案信息系統(tǒng)是一項(xiàng)需運(yùn)用各種學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對(duì)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是十分必要的。由于各單位、企業(yè)自身特點(diǎn)、行業(yè)不同，如建橋單位、房地產(chǎn)企業(yè)、交通運(yùn)輸?shù)炔煌袠I(yè)，在檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用實(shí)施過程中對(duì)于檔案工作的要求和重點(diǎn)也會(huì)不同?！吨醒肫髽I(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引》中規(guī)定，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，以適應(yīng)企業(yè)檔案信息化發(fā)展為基本要求。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)必須要根據(jù)時(shí)代發(fā)展需要不斷創(chuàng)新與進(jìn)步，檔案系統(tǒng)軟件供應(yīng)商，應(yīng)該根據(jù)不同企業(yè)的需求，在保證大制度、大標(biāo)準(zhǔn)不變的前提下，繼承與創(chuàng)新，設(shè)計(jì)出符合不同企業(yè)、行業(yè)類別的檔案工作信息化管理模式，從而進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

第三，重視人才培養(yǎng)?，F(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于人員素養(yǎng)的要求也在提高，檔案信息化建設(shè)對(duì)于人才的重視度也必須提高。在舊的觀念和認(rèn)識(shí)中，很多人都認(rèn)為檔案部門就是一個(gè)“養(yǎng)老”部門、是不重要、不受重視的部門，受這種觀念影響，很多單位、企業(yè)的檔案部門安排的人員少、結(jié)構(gòu)老齡化、知識(shí)業(yè)務(wù)素養(yǎng)不夠，這就成為檔案信息化建設(shè)中的“跛腳”。檔案工作是一項(xiàng)管理性、科學(xué)性、技術(shù)性、服務(wù)性的工作。檔案部門有著這樣一個(gè)共同感慨：“既懂信息技術(shù)又懂檔案專業(yè)的人才實(shí)在太少了！”這個(gè)事實(shí)是許多企業(yè)信息化水平徘徊不前、許多檔案軟件不適用、許多檔案工作者難以準(zhǔn)確描述檔案管理軟件需求的根源所在。對(duì)于企業(yè)而言，由于專業(yè)知識(shí)在不停地快速更新，檔案信息化工作需要的人才并不僅限于復(fù)合型人才，也需要更為專業(yè)的檔案人才、管理人才、技術(shù)人才。對(duì)于整體而言，人才培養(yǎng)，需要在教材建設(shè)、師資建設(shè)等多方面同步努力，也需要學(xué)校教育、社會(huì)機(jī)構(gòu)教育、國(guó)際交流等多渠道進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)將培養(yǎng)人才和吸引人才、留住人才并重。對(duì)于企業(yè)而言，要在積極引進(jìn)人才的同時(shí)，提高現(xiàn)有檔案隊(duì)伍素質(zhì)，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)及現(xiàn)代管理知識(shí)的培訓(xùn)，盡快建立以管理型人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點(diǎn)、高科技專門人才為骨干的檔案隊(duì)伍體系，以滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需要。

企業(yè)檔案是企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)和信息資源， “知識(shí)是打開21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)霸權(quán)大門的鑰匙”。建立檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行信息化管理，建設(shè)檔案資源數(shù)據(jù)庫，健全網(wǎng)上查詢功能與程序，提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平，是企業(yè)發(fā)展的必要手段。