高校干部人事檔案管理模式現(xiàn)狀探討

摘 要：納入式管理和非納入式管理是高校人事檔案兩種基本模式，各高校應(yīng)加以優(yōu)化，創(chuàng)造適合自己的管理模式，從而促進(jìn)干部人事檔案的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案 管理模式 現(xiàn)狀 探討

高校在職在編干部分為管理人員、專業(yè)技術(shù)人員、工勤人員三大類組成干部人事檔案的構(gòu)成。管理人員、專業(yè)技術(shù)人員屬于干部檔案，工勤人員屬于工人檔案。高校干部檔案按不同的分類標(biāo)準(zhǔn)可分為不同的類型。探討高校職工干部人事檔案管理模式，提高人事檔案管理水平和人事檔案資源利用率，具有積極和現(xiàn)實意義。

一、高校檔案管理模式現(xiàn)狀

高校通常以在校生數(shù)為衡量是否建立檔案館的標(biāo)準(zhǔn)。部分己建館高校把現(xiàn)有檔案室集中管理（包括干部人事檔案）作為一種管理模式，或者雖己成立檔案館，但把干部人事檔案室劃為組織人事處專用檔案作為另一種管理模式。我們把第一種叫做納入式管理模式，第二種叫做非納入式管理模式。

二、高校干部人事檔案管理模式法規(guī)依據(jù)

1.《干部人事檔案工作條例》規(guī)定：干部人事檔案管理按照干部管理權(quán)限，由組織人事部門建立相應(yīng)的干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中或相對集中管理；干部檔案工作納入全國檔案工作管理體系后，各級檔案行政管理部門按《檔案法》等有關(guān)規(guī)定進(jìn)行宏觀管理、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)工作，但干部人事檔案的具體管理和干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，仍以各級黨委組織部門為主，納入綜合檔案館管理的單位，要固定專人管理，業(yè)務(wù)工作要接受組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，條例中干部人事檔案沒有明確規(guī)定用哪一種管理方式。

2.國家教育部、檔案局2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》雖然也沒有明確規(guī)定高校干部人事檔案是否實行納入式管理，但明確規(guī)定：“需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據(jù)實際需要設(shè)立檔案館分室保管?？梢娊M織人部門可以設(shè)立檔案館分室或在檔案館設(shè)干部人事檔案室單獨保管。

三、高校干部人事檔案納入式管理與非納入式管理之利弊

1.高校干部人事檔案納入式管理優(yōu)缺點。納入式管理模式是指，己經(jīng)建立檔案館的高校把干部人事檔案室納入管理做為檔案館的分室的管理模式，業(yè)務(wù)上受校組織人事處領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)。這種管理方式的優(yōu)點在于可以減少資源和人員，充分利用綜合檔案館的保管場所和管理設(shè)備，實現(xiàn)干部人事檔案信息和其它檔案信息資源的共享。把干部人事檔案室納入檔案館實行統(tǒng)一管理的模式，優(yōu)點在于既節(jié)約了人力、場地、經(jīng)費，也更有利于資源的整合。缺點在于，可能組織人事部門會覺得使用檔案不太方便，同時不便于組織人事部門對干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)職能。一是，教職工人事檔案工作是一項政治性、政策性、保密性、專業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，不僅在配備人員有特殊的要求，并且在檔案材料的管理上都是一套不同于綜合檔案的管理制度，組織人事部門是使用干部檔案最多的部門，干部檔案的進(jìn)檔材料大多是來自組織人事部門各口材料的收集，所以組織人事部門可能會認(rèn)為干部人事檔案是組織人事的專用檔案，交給綜合檔案館管理使用上不方便。

2.高校干部人事檔案非納入式管理優(yōu)缺點。非納入式管理模式是指高校己建立檔案館，但干部人事檔案室劃為由組織人事部門管理，作為組織人事處專用檔案室的管理模式。非納入式的優(yōu)點在于組織人事部門在直接領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)業(yè)務(wù)方面有利于干部人事檔案的發(fā)展。缺點：一是浪費人力、物力、資源上達(dá)不到整合利用的效果，比如：在綜合檔案的每年的收集范圍里包括：各類行政發(fā)文、各類獎項、工資材料、新進(jìn)人員材料、干部任免材料等等。但這些材料中有一部分是干部人事檔案里需收集的材料，往往人事部門原件只有孤份，而人事檔案又必須原件進(jìn)檔，所以綜合檔案室只能收集復(fù)制件或是空缺這些材料。二是，非納入式管理方式對于檔案管理員自身來說也有一定的影響，因為組織人事部門是行政部門，雖然檔案屬專業(yè)技術(shù)崗位，但組織人事部門并非專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，干部人事檔案在組織人事部門只能劃為組織科或人事科管理，不能單獨成立科室，因此檔案工作并非屬于組織人事部門主桿，只是組織人事部門的一個分枝，得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案管理員在職稱晉升和職務(wù)晉級、評優(yōu)評先上往往吃虧。

四、高校干部人事檔案管理模式優(yōu)化

納入式管理與非納入式管理都有其存在的法規(guī)和依據(jù)各有優(yōu)點和不足，現(xiàn)行干部人事檔案法規(guī)并未規(guī)定只能實行某一種管理模式而不能實行另一種管理模式。各高校應(yīng)以是否有利于提高干部人事檔案管理水平，是否有利于學(xué)校檔案設(shè)施、人員、經(jīng)費等合理的配置，是否有利于提高人事檔案利用率為出發(fā)點，按照有利管理、方便利用、便于指導(dǎo)的原則對所選擇管理的模式進(jìn)行優(yōu)化，揚其優(yōu)點和長處，棄其弊端和不足，創(chuàng)造適合本校特點的最佳檔案管理模式，實現(xiàn)各類檔案資源共享，使干部人事檔案管理水平處在一個最佳的運行狀態(tài)，以提高干部人事檔案管理水平和利用率。

1.建立一套全校檔案材料收集機(jī)制，整合檔案信息資源。綜合檔案、干部人事檔案以及科技檔案雖在管理模上存在著些差異，但在收集制度上有著相對統(tǒng)一的模式。高校綜合檔案材料來源于各處室、系部的各類有收集價值、能體現(xiàn)本校特點的材料，而干部人事檔案收集材料主要來源于校組織人事部門形成的各類材料，把這些材料集中收集進(jìn)館，館內(nèi)分別歸為不同的檔案室，這樣全校檔案實體與信息達(dá)到資源集中整合，合理利用是高校檔案機(jī)制不錯的選擇。

2.建立一套齊備的管檔設(shè)備，培養(yǎng)一批過硬的檔案專業(yè)技術(shù)管理人員。建館高校如果己有一套完善的管檔硬件、管檔人員和管檔經(jīng)費，實行納入式管理對干部人事檔案有一定優(yōu)勢。干部人事檔案做為校檔案館的一個分室，一方面可共享檔案館的硬件資源，并且收集來的材料也可以同綜合檔案室資源互補，在業(yè)務(wù)上又可隸屬于校組織人事部門管理與指導(dǎo)。另一方面，檔案館工作人員屬檔案專業(yè)技術(shù)人員，充分了解檔案的日常工作規(guī)章制度，組織人事部門只需要在更新業(yè)務(wù)上給予管理人事檔案管檔人員指導(dǎo)，省去了組織人事部門培養(yǎng)檔案專業(yè)人員的步驟。

3.完善干部人事檔案和綜合檔案館管理制度，確保納入式管理目標(biāo)實現(xiàn)。干部人事檔案因其特殊性，在查閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度等方面與綜合檔案有著完全不同的管理流程，實行納入式管理，即實行檔案館與校組織人事處對干部人事檔案室的雙重管理機(jī)制，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。校檔案館應(yīng)在管理干部人事檔案室?guī)旆堪踩?、硬件配置、人員配置上給于干部人事檔案室合理管理，組織人事部門應(yīng)指定專人不定期向檔案館干部人事檔案管理員進(jìn)行指導(dǎo)和業(yè)務(wù)政策更新，不要出現(xiàn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)滯后狀況，否則帶來的將是干部人事檔案整體業(yè)務(wù)上的滯后，干部人事檔案的利用價值將大打折扣。干部人事檔案管理員應(yīng)聽從檔案館與人事處的雙重管理，不僅需熟悉人事檔案和綜合檔案的管理模式，并且應(yīng)擅長把人事檔案和綜合檔案在資源共享上進(jìn)行有利的整合，以便利用。由此可確保納入式管理目標(biāo)實現(xiàn)。

因此，無論是納入式管理還是非納入式管理，首先要對學(xué)校檔案整體資源、人員配備進(jìn)行總體規(guī)劃，應(yīng)建立整合資源、合理利用的管理制度，從根本在管理環(huán)節(jié)上不掉鏈、不滯后，方可創(chuàng)造出適合本校的一套干部人事檔案管理制度。

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作者簡介：解云菲（1979.12—）女。民族：漢。湖北武漢人。中央廣播電視大學(xué)本科。武漢軟件工程職業(yè)學(xué)院，館員。研究方向：檔案管理學(xué)。