信息化條件下機(jī)關(guān)文書檔案管理分析

摘 要：我國政府系統(tǒng)龐大，且機(jī)關(guān)單位數(shù)量多，且日常的任務(wù)較多，這勢必會產(chǎn)生大量的文書檔案，為實現(xiàn)對文書資源的充分利用，必須加強對文書檔案資料的科學(xué)性管理，以求為后續(xù)機(jī)關(guān)單位發(fā)展提供一定的條件。面對信息化建設(shè)的現(xiàn)代社會，為提高機(jī)關(guān)文書檔案管理水平，可將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作之中，以實現(xiàn)對檔案的信息化管理，將文字檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，管理起來更為方便、快捷。就此，本文就信息化條件下機(jī)關(guān)文書檔案管理展開了分析與探究。

關(guān)鍵詞：信息化 機(jī)關(guān)文書 檔案管理

伴隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)革新力度不斷加大，諸多先進(jìn)的技術(shù)要素被應(yīng)用，為現(xiàn)代社會各個領(lǐng)域的發(fā)展注入了活力，提供了重要的技術(shù)保證，將信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理之中，實現(xiàn)了機(jī)關(guān)文書檔案管理水平的不斷提高。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)文書檔案管理工作相對滯后，檔案管理效率低下，檔案管理人員素質(zhì)較差等，都是當(dāng)前所面臨的關(guān)鍵性問題。為了保證文書檔案資料的應(yīng)用價值，便于后續(xù)開發(fā)與利用，實現(xiàn)機(jī)關(guān)文書檔案的管理是必然趨勢。

一、信息化條件下機(jī)關(guān)文書檔案管理工作實施的重要價值

自改革開放以來，我國社會經(jīng)濟(jì)體系發(fā)展迅速，且機(jī)關(guān)行政類事務(wù)管理水平在不斷提高，且其中所涉及到的文書種類、數(shù)量等急劇增加，為保證機(jī)關(guān)單位運行的科學(xué)性，必須加強對文書檔案的科學(xué)性管理，以提高檔案管理水平。為了順應(yīng)時代的發(fā)展需求，必須對傳統(tǒng)文書檔案管理運行模式予以改變，進(jìn)而提升整個項目的管理效率。面對此項問題，應(yīng)充分利用好信息化技術(shù)，利用技術(shù)優(yōu)勢，以促進(jìn)文書檔案管理的全面建設(shè)，運用此種方式為機(jī)關(guān)單位提供高質(zhì)量的服務(wù)。在信息化條件下，開展機(jī)關(guān)文書檔案管理工作，可使用先進(jìn)的計算機(jī)軟件、硬件與信息化技術(shù)，這勢必會提升系統(tǒng)對文書檔案資料的收集、整理、分析等能力，利于提高檔案資料管理水平，相較于傳統(tǒng)的手工管理方式有了質(zhì)的突破，這樣管理起來也就更加方便快捷。運用計算機(jī)軟件時，必須保證文件資料的規(guī)范性與有序性，這樣在文書管理上也就更具現(xiàn)代化與自動化。以往開展文書檔案傳送時，傳送過程很可能發(fā)生文件丟失的現(xiàn)象，以人工傳輸與郵政等途徑進(jìn)行傳送，且傳送的時間比較長，整個傳遞過程較為復(fù)雜，進(jìn)而會為管理工作實施帶來一定的難度。借助信息化平臺能實現(xiàn)對文書檔案傳遞的及時性與安全性，進(jìn)而提高文書檔案資料管理的水平。

二、機(jī)關(guān)文書檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.對文書檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足。文書檔案工作不像其他工作那樣容易引起注意，也不容易取得明顯的成績。長期以來不少人對機(jī)關(guān)文書檔案管理的認(rèn)識不夠充分，甚至存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為文書檔案管理就是簡單的抄抄寫寫、保管和整理材料，與機(jī)關(guān)發(fā)展沒有直接聯(lián)系，也沒有利害關(guān)系，只要檔案信息不外泄、不遺失，能應(yīng)付查檔即可。這些觀念導(dǎo)致了機(jī)關(guān)的文書檔案管理工作不被重視。

2.檔案管理缺乏規(guī)范性。如今，辦公自動化已然走入到機(jī)關(guān)單位中，這為辦公的開展提供技術(shù)性支持，實現(xiàn)了文書檔案管理的信息化與數(shù)據(jù)化。然而在實際的應(yīng)用過程中，很多電子文件無法快速得到查詢，主要與辦公自動化系統(tǒng)的更新、升級存在著密切的聯(lián)系，進(jìn)而產(chǎn)生部分文書檔案數(shù)據(jù)信息丟失問題，使得文書檔案管理滋生安全風(fēng)險。

3.投入力度不足?？v觀當(dāng)前機(jī)關(guān)單位在文書檔案管理上存在著信息化投入力度不足的情況，導(dǎo)致檔案信息化管理工作無法高效的實施，可見，在此方面資金的投入力度不大。文書檔案管理的信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢，其所涉及到的范圍也比較廣，需要購置用于信息化管理的電腦、網(wǎng)絡(luò)與辦公軟件等，同時，還要加強對網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)的維護(hù)與管理，以提升電子系統(tǒng)運行的高效性與穩(wěn)定性。面對目前對文書檔案重視度不足，信息化建設(shè)不徹底、資金投入不足等等，都是當(dāng)前面臨的主要問題，最終會導(dǎo)致機(jī)關(guān)文書在檔案信息化建設(shè)力度不足，成為當(dāng)前亟待解決的問題。

4.檔案管理團(tuán)隊建設(shè)不足。開展機(jī)關(guān)文書管理工作會需要大量的人員，檔案管理人員的綜合素質(zhì)與計算機(jī)操作能力直接影響著文書檔案管理水平。但是，目前，擔(dān)任文書檔案管理職責(zé)的人員大都是一些辦公室人員所兼職的，專職檔案管理人員很少，且這些職員的素質(zhì)都不是很高，年齡也較大，對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的認(rèn)知度不強，熟練程度不高，這也會影響文書檔案信息化管理平臺性能的發(fā)揮。

三、信息化條件下機(jī)關(guān)文書檔案管理工作實施的主要策略

1.加大在檔案信息化建設(shè)的投入。信息化條件下，為實現(xiàn)機(jī)關(guān)文書檔案管理的現(xiàn)代化與信息化，必須要引起機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，意識到文書檔案信息化建設(shè)的重要性，進(jìn)而能在相關(guān)設(shè)備與技術(shù)購置上增加預(yù)算。新時期，為實現(xiàn)機(jī)關(guān)文書檔案管理的信息化，必須要構(gòu)建相配套的電子平臺，準(zhǔn)備性能穩(wěn)定、安全性強的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等，這需要機(jī)關(guān)單位投入更多的資金來進(jìn)行配置，分別設(shè)計、技術(shù)兩個層面出發(fā)，以滿足現(xiàn)代機(jī)關(guān)文書檔案信息化管理的基本需求，以求為檔案信息化提供良好的平臺。

2.構(gòu)建更為完善的文書檔案電子化平臺。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式較為滯后，管理手段以手工為主，且文書資料以書面為主，其占據(jù)較大的空間，管理起來較為麻煩。面對信息化快速發(fā)展的今天，為實現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新性，應(yīng)將信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理之中，形成了一個電子平臺，及時將文書檔案的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮幽Ｊ?，實現(xiàn)對電子檔案的科學(xué)性管理。然而，信息技術(shù)在文書檔案系統(tǒng)中的應(yīng)用，是一種新興的管理模式，其在管理上缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)，讓整個系統(tǒng)變得更為復(fù)雜，對檔案傳遞與傳輸帶來一定的困境與約束。為保證電子平臺運行的科學(xué)性與規(guī)范性，必須加強對電子文書的科學(xué)性收集、整理與歸檔，制定相關(guān)的操作標(biāo)準(zhǔn)，能為后續(xù)電子系統(tǒng)操作提供模板，以保證操作的規(guī)范性與合理性。此外，機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的實施，還應(yīng)配備穩(wěn)定性與安全性強的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為檔案管理信息化的實現(xiàn)提供條件。此外，為提升電子系統(tǒng)的穩(wěn)定性，還要對整個檔案管理系統(tǒng)予以升級，定時對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)，以提升系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

3.打造專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊。信息化條件下，為實現(xiàn)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的高效實施，必須打造更為專業(yè)化的管理團(tuán)隊，強化對文書檔案的科學(xué)性管理，熟練掌握檔案管理知識與計算機(jī)操作技術(shù)，是提高檔案管理水平的重要前提。為實現(xiàn)對文書檔案資料的科學(xué)性管理，必須制定更為嚴(yán)格的人才篩選機(jī)制，選擇專業(yè)性的檔案管理人士，保證管理者既要具備基礎(chǔ)檔案管理知識，還要熟練掌握信息技術(shù)，能熟練操作文書檔案信息化系統(tǒng)，進(jìn)而提高文書檔案管理水平。在檔案管理人員選擇上，禁止使用裙帶關(guān)系來安排非專業(yè)人員來任職，一旦存在此種情況應(yīng)及時舉報。此外，為保證檔案管理人員操作的專業(yè)性與規(guī)范性，上崗前還要及時開展人員技能審核，對檔案管理人員的專業(yè)知識、計算機(jī)操作能力、軟件操作技能等開展系統(tǒng)性的考核，合格者才可有任職的機(jī)會，然后，后續(xù)開展定期的考核。

四、結(jié)語

綜上所述，新時期，政府部門、機(jī)關(guān)單位等在實際運作時，會產(chǎn)生大量的文書，這些文書中都記錄著政府部門的相關(guān)政策、決策等，具有重要的政治價值與社會價值，為提升文書檔案的應(yīng)用價值，就必須重視對機(jī)關(guān)文書的科學(xué)性管理，合理分配檔案管理職責(zé)，構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，打造更為專業(yè)、高資質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊，打造穩(wěn)定的文書檔案信息化管理系統(tǒng)，將原本的紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，形成多種數(shù)據(jù)，借助信息化平臺進(jìn)行管理，管理效率更高、更便捷，利于提高機(jī)關(guān)文書檔案管理水平。

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