淺析高校人事檔案規(guī)范化管理措施

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，高等教育愈發(fā)受到重視，全國(guó)高校已達(dá)到2 000所以上，同時(shí)高中畢業(yè)生每年進(jìn)入到高校的多達(dá)幾十萬(wàn)人，教師隊(duì)伍也相應(yīng)不定期存在一定的變化，因此高校的人員流動(dòng)相對(duì)較大。長(zhǎng)期看來，國(guó)內(nèi)高校內(nèi)人事檔案的管理較為落后，許多高校仍停留于人工整理、紙版歸檔階段，工作僅停留于資料匯總及保存方面，這導(dǎo)致現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)高校檔案管理過于死板，且不夠規(guī)范，無法充分發(fā)揮其作用，也未得到學(xué)校、教師及學(xué)生的廣泛關(guān)注。如今社會(huì)有著強(qiáng)烈的信息化和科技化趨勢(shì)，怎樣改善高校中人事檔案問題，做好管理工作是一個(gè)值得分析與思考的話題。

關(guān)鍵詞：人事檔案 規(guī)范化 管理

一、引言

高校人事檔案管理指的是對(duì)反映高校人才情況的人事檔案的管理，是高校工作的重要組成部分。近年來，由于人事制度、教育制度改革的不斷深化，高校人員流動(dòng)頻繁，人事檔案管理的專業(yè)性和復(fù)雜性不斷提高。為了在選擇、培訓(xùn)、使用和考核人才過程中實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理地記錄跟蹤每一位教職員工的工作、思想等方面的狀態(tài)，全面考察高校教職工的綜合素質(zhì)，提高辦學(xué)質(zhì)量，改革高校人事檔案管理成為重要的內(nèi)容。在新的形勢(shì)下，堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以人為本的核心理念，積極推動(dòng)高校人事檔案管理的深化改革。

二、高校人事檔案規(guī)范化管理的必要性

人事檔案記錄了一個(gè)人的發(fā)展腳步，影響著一個(gè)人的自身利益。就單位看來人事檔案則是聘用、調(diào)動(dòng)、晉升及工資變動(dòng)等許多方面的參考基礎(chǔ)。伴隨社會(huì)的進(jìn)步促使更頻繁的人才流動(dòng)，高校人才引進(jìn)通過人事檔案可以更快捷、更具體地了解一個(gè)人，這充分地體現(xiàn)了人事檔案信息優(yōu)勢(shì)向人才優(yōu)勢(shì)的轉(zhuǎn)化，從而促進(jìn)并推動(dòng)了各大高校的健康發(fā)展。高校對(duì)人事管理制度的改革需要不斷進(jìn)行檔案管理方面相關(guān)體制的完善，完善檔案管理方式，進(jìn)而適應(yīng)制度改革的腳步。以往人事檔案管理工作偏重政治性服務(wù)，目前則要偏重服務(wù)高校的教育工作發(fā)展和高?？蒲泄ぷ鬟M(jìn)步；過去更看重人才政治經(jīng)歷，當(dāng)前更看重人才品德、勤奮、能力、廉潔的品質(zhì)，為黨及國(guó)家培育和甄選人才提供有力參考。伴隨時(shí)代發(fā)展，不斷完善和擴(kuò)充高校的人事檔案，將為高校的改革與進(jìn)步提供價(jià)值性服務(wù)。

三、高校人事檔案管理存在的主要問題分析

1.檔案資料不全，內(nèi)容單一。就檔案歸檔內(nèi)容看來，檔案資料無法系統(tǒng)全面反映一個(gè)人的真實(shí)情況與進(jìn)步潛力，檔案資料收集不全，資料內(nèi)容歷史性強(qiáng)、現(xiàn)實(shí)性差，政治性強(qiáng)、業(yè)務(wù)性差，不夠全面、系統(tǒng)和連續(xù)性，在很大程度上降低了檔案利用價(jià)值。具體的表現(xiàn)有：一、檔案資料記載注重政治面貌、履歷、學(xué)業(yè)、職稱和工資等問題，缺少能夠反映業(yè)務(wù)水平和績(jī)效的資料；二、考核和鑒定資料大部分是空洞的術(shù)語(yǔ)統(tǒng)一格式的鑒定，缺少能夠系統(tǒng)反映品德、勤奮、能力、廉潔的資料，無法體現(xiàn)一個(gè)人個(gè)性化特點(diǎn)。就收集檔案的范圍看來，還不夠全面和準(zhǔn)確，例如教職工的工作成績(jī)和表現(xiàn)，學(xué)生民主評(píng)價(jià)、業(yè)績(jī)考評(píng)、專業(yè)能力考核，科研成果、論文發(fā)表、獲獎(jiǎng)情況等。在人事檔案當(dāng)中，如果缺少以上真實(shí)、系統(tǒng)的資料，高校的人事檔案會(huì)缺少本源性信息功能。

2.存在一定的造假現(xiàn)象。高校人事檔案的作假源于文憑作假或者當(dāng)事人欺詐。第一，當(dāng)某些人為謀取某些利益而又受到條件和資格限制的時(shí)候，就會(huì)想辦法在高校人事檔案上打主意。第二，從目前社會(huì)大環(huán)境來看，社會(huì)上還有很多所謂的高校變相頒發(fā)假文憑。而這些檔案中的學(xué)習(xí)成績(jī)、所取得的學(xué)歷和學(xué)位都要被以后的單位或組織考慮，比如當(dāng)晉升、評(píng)職稱、轉(zhuǎn)正的依據(jù)之一。高校里還有各種各樣的速成培訓(xùn)班，有的根本沒有認(rèn)真組織考試，有的干脆不用考試，只要交錢就能給發(fā)成績(jī)單和合格證。這些假的檔案材料掩蓋了造假人的真實(shí)情況，使得高校人事檔案混亂。

3.管理方式落后，資源整合困難。在目前許多高校的檔案管理過程中，仍然以傳統(tǒng)手工檔案歸檔方式為主要的管理手段，并且在人事檔案管理的過程中，比較重視檔案實(shí)體形式。即使目前高校已逐步加快信息化管理進(jìn)程，但是檔案信息化進(jìn)程仍然處在初級(jí)發(fā)展時(shí)期，不但還未實(shí)現(xiàn)檔案整體全文錄入與掃描工作，且人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)還不夠完善。管理方式落后，導(dǎo)致高校人事檔案資料在歸檔時(shí)很容易出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，與此同時(shí)落后的人事檔案管理手段對(duì)當(dāng)前各高校檔案管理的工作量越來越大，工作人員也越發(fā)面臨更強(qiáng)的檔案管理工作壓力。基于此，各高校加快信息化人事檔案管理工作迫在眉睫。

四、完善高校人事檔案規(guī)范化管理措施

1.增強(qiáng)人事檔案信息收集工作。檔案資料收集是人事檔案管理工作核心，應(yīng)根據(jù)新型人力管理思想來擴(kuò)充檔案管理的內(nèi)容。人事信息檔案吸引力和競(jìng)爭(zhēng)力通常由數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量和檔案詳實(shí)性、完整性決定；人事信息檔案不但可以明確反映個(gè)人的思想狀態(tài)和政治思想，與此同時(shí)對(duì)個(gè)人工作技能和熱情及興趣愛好等均有一定的體現(xiàn)。要保證把個(gè)人不同階段不同方面資料信息完全收錄至檔案中，人事信息檔案資源開發(fā)和運(yùn)用到最大化。在目前時(shí)代背景下，對(duì)一個(gè)人的評(píng)價(jià)角度和方法越來越趨向多元化，在收集人事信息檔案資料過程中要進(jìn)行內(nèi)容適當(dāng)擴(kuò)展，促使人事信息檔案可以更全面、更系統(tǒng)地反映一個(gè)人的真實(shí)面貌。新時(shí)期開展檔案信息的收集要在原先被動(dòng)地接收信息的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)收集信息，將定量和定性相結(jié)合，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案的使用價(jià)值可以得到有效提升。

2.杜絕資料作假問題。檔案資料收集的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容就是把好資料源頭關(guān)及做好資料鑒定工作。高校人事檔案管理人員要堅(jiān)持實(shí)事求是的基本原則，做到絕對(duì)遵從事實(shí)。高校內(nèi)人事檔案資料所收納的內(nèi)容要求必須與實(shí)際相符合，不能出現(xiàn)前后不一致或是內(nèi)容模糊的現(xiàn)象。這要求人事檔案管理人員在工作過程中做好把關(guān)。首先要嚴(yán)把材料入門關(guān)，要做到入檔資料親自調(diào)查并核實(shí)無誤，查驗(yàn)真?zhèn)?，做好資料初步的認(rèn)定，仔細(xì)把握材料的鑒定工作，避免假文件資料的出現(xiàn)。另外，我國(guó)所有高校、有關(guān)主管教育的部門要實(shí)施有效措施，高度執(zhí)行國(guó)家教育部學(xué)籍管理相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格把好入學(xué)程序這一關(guān)。尤其是繼續(xù)教育者，需單獨(dú)建立學(xué)籍檔案管理機(jī)構(gòu)，做好教學(xué)質(zhì)量和學(xué)習(xí)質(zhì)量的監(jiān)管，幫助繼續(xù)教育人員保質(zhì)保量地完成繼續(xù)教育學(xué)業(yè)目標(biāo)。學(xué)校要堅(jiān)持對(duì)每位學(xué)生學(xué)習(xí)負(fù)責(zé)任，對(duì)社會(huì)發(fā)展負(fù)責(zé)任，對(duì)國(guó)家進(jìn)步負(fù)責(zé)任，從制度方面防范出現(xiàn)假文憑，確保高校教育質(zhì)量和學(xué)籍、畢業(yè)證書、學(xué)位證書的真實(shí)有效。

3.創(chuàng)新管理方式。并實(shí)現(xiàn)集中管理模式的構(gòu)建。首先，在管理方式上，要求高校要積極的引進(jìn)信息技術(shù)手段，通過對(duì)現(xiàn)有信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的進(jìn)一步更新與完善，來實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化操作，以在降低檔案管理人員工作壓力的同時(shí)，確保檔案的完整與真實(shí)性，為最大化發(fā)揮出檔案信息資源價(jià)值奠定基礎(chǔ)。其次，在管理模式上，要逐步構(gòu)建出集中化管理模式，建立相應(yīng)的管理職能部門，規(guī)范劃分各職能部門，以綜合管理的形式來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的集中化管理，以強(qiáng)化管理效率，并提高檔案信息資源的利用率。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上，人事檔案管理在各高校事業(yè)發(fā)展過程中處于基礎(chǔ)和關(guān)鍵地位，其重要性不可忽視。堅(jiān)持維護(hù)高校人事檔案真實(shí)性與完整性，確保人事信息檔案嚴(yán)肅性與安全性，檔案信息方便、快捷利用是檔案工作的責(zé)任和目標(biāo)，也是高校人事檔案管理創(chuàng)新的必然要求。

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