高校行政管理中的組織溝通

溝通是組織的生命線。管理的過(guò)程，也就是溝通的過(guò)程。通過(guò)了解，整合各種資源，做到成本優(yōu)化提升產(chǎn)出，從而為組織和社會(huì)創(chuàng)造價(jià)值和財(cái)富。如果將組織比喻為生命體，那么溝通就是生命體內(nèi)的血管，通過(guò)流動(dòng)來(lái)給組織系統(tǒng)提供養(yǎng)分，實(shí)現(xiàn)機(jī)體的良性循環(huán)。溝通管理是組織管理的重要組成部分?，F(xiàn)代高校的組織架構(gòu)多為科層組織結(jié)構(gòu)，這類結(jié)構(gòu)形式在管理上有諸多優(yōu)點(diǎn)，可以使管理具有自上而下的權(quán)威，有權(quán)力的集權(quán)與分權(quán)[1]、有專業(yè)人員對(duì)應(yīng)的職位分工，有詳細(xì)的規(guī)章制度保障，因此管理運(yùn)行的效率是比較高的[2]。同時(shí)也存在弊病，各部門之間的橫向聯(lián)系和協(xié)作變得復(fù)雜和困難；隨著職能部門增加，會(huì)有功能重復(fù)/疊加，容易造成職責(zé)不明，陷入走形式的怪圈；科層組織的高效率是建立在其成員對(duì)組織行為和組織目標(biāo)不承擔(dān)任何個(gè)人責(zé)任的基礎(chǔ)上的，組織成員的每一個(gè)人都只能對(duì)他所從事的局部工作承擔(dān)有限責(zé)任，容易導(dǎo)致組織成員對(duì)工作整體缺乏全面感，造成工作效率低下，服務(wù)質(zhì)量下降。本文針對(duì)現(xiàn)代高校的組織架構(gòu)的缺陷，從組織溝通方面入手討論解決存在的弊端，提高組織工作效率，加強(qiáng)部門間協(xié)作，提高服務(wù)水平。

一、組織溝通的定義、形式、特點(diǎn)

1.溝通的定義及重要性。溝通是為了某一個(gè)特定目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)人與人、組織與組織之間信息交流，從而達(dá)成協(xié)議的一個(gè)過(guò)程。組織內(nèi)部溝通因組織架構(gòu)的不同而呈現(xiàn)不同特點(diǎn)。但是許多管理人員認(rèn)為溝通存在于工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，每天都在進(jìn)行，就如同人類呼吸空氣般自然，因此對(duì)此沒(méi)有提起足夠的重視，導(dǎo)致組織溝通的進(jìn)行不夠完善、高效。由此而導(dǎo)致的結(jié)果則是信息的不完善、扭曲，組織內(nèi)部協(xié)作混亂，上下層掌握信息不對(duì)稱等問(wèn)題。如何有效的改善組織溝通，提高組織運(yùn)作效率，是當(dāng)今信息社會(huì)背景下管理人員需要重視的問(wèn)題。一般情況下，溝通由信息發(fā)出者、傳播渠道、接受者三部分組成。在溝通的整個(gè)過(guò)程中，由信息發(fā)布者組織信息準(zhǔn)備溝通，通過(guò)特定渠道傳播有效信息給接受者，接受者接收信息，進(jìn)行分析，然后將分析過(guò)后的的信息直接或者間接反饋給信息發(fā)出者。有信息的發(fā)出及反饋才算是完整的組織溝通，缺一不可。如圖1所示。

2.溝通的幾種方式。

2.1正式溝通。正式溝通是指在正式場(chǎng)合發(fā)生的，有組織、有規(guī)則要求、有紀(jì)律約束的信息傳遞和交流。正式溝通一般目的明確，紀(jì)律嚴(yán)明。有助于節(jié)約時(shí)間和資源，具有保密性強(qiáng)，信息流失程度低的有點(diǎn)。但是速度受制，依照一定程序逐級(jí)逐層進(jìn)行，容易公式化而失去靈活度。主要有上行溝通，下行溝通，平行溝通三種類型。

2.2非正式溝通。非正式溝通是指正式溝通之外的信息傳遞和交流，不受紀(jì)律、時(shí)間、場(chǎng)合約束的溝通渠道。包括小道消息，馬路新聞，私下交談等方式。具有內(nèi)容廣泛，傳播速度快，內(nèi)容容易失真的特點(diǎn)。

二、科層組織結(jié)構(gòu)在溝通過(guò)程中的障礙

1.社會(huì)環(huán)境。社會(huì)環(huán)境是影響組織溝通的基本因素。不同的社會(huì)環(huán)境具有不同的文化價(jià)值觀念，這些價(jià)值觀念左右著溝通行為。其次，社會(huì)環(huán)境對(duì)組織溝通的影響還表現(xiàn)在社會(huì)技術(shù)進(jìn)步所帶來(lái)的信息傳遞手段的變化。高校內(nèi)部是一個(gè)小型社會(huì)環(huán)境，獨(dú)特的學(xué)術(shù)人文環(huán)境決定該組織內(nèi)部溝通的獨(dú)特性。該組織的組成人群以學(xué)術(shù)研究者、教育工作者、學(xué)生為主，因此在溝通方法上，需針對(duì)不同人群采取不同的方式，才能有效的將信息傳遞，并得到相應(yīng)的反饋。

2.組織結(jié)構(gòu)造成的溝通障礙。組織結(jié)構(gòu)是組織根據(jù)目標(biāo)和任務(wù)，把組織劃分成若干部分，確定各部門的職責(zé)和職權(quán)，并進(jìn)行合理人員配備。只有組織的各個(gè)層次、部門能夠協(xié)調(diào)與合作，組織才可以實(shí)現(xiàn)自己的功能。組織結(jié)構(gòu)形式在某種程度上決定著組織的信息流動(dòng)的渠道，而合理的組織結(jié)構(gòu)有利于提高信息溝通的效率。

科層組織結(jié)構(gòu)障礙的類型一般有兩種：層次太多，機(jī)構(gòu)重疊。層次太多：管理層次是指領(lǐng)導(dǎo)縱向管理的層級(jí)數(shù)目。由于組織規(guī)模擴(kuò)大，分工專業(yè)化，客觀上造成龐大的結(jié)構(gòu)，管理層次增多。管理層次增多會(huì)造成信息過(guò)濾層次增多，增加了信息失真、信息遺漏的機(jī)會(huì)；而由于環(huán)節(jié)增加，信息傳遞時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，嚴(yán)重影響溝通的正確性和時(shí)效性。一般來(lái)說(shuō)，組織的管理層次以三層為宜，五層為止。機(jī)構(gòu)重疊：組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)重復(fù)設(shè)置，部門太多，人員配備過(guò)量。管理人員職責(zé)難明，人浮于事，造成互相扯皮、互相爭(zhēng)執(zhí)的現(xiàn)象，彼此間需花費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，導(dǎo)致信息傳遞效率降低。存在分工過(guò)細(xì)、部門設(shè)置太多、職能相同或者相近導(dǎo)致信息流通緩慢的情況。

3.渠道不當(dāng)?shù)恼系K。不同的信息對(duì)于渠道選擇有不同的要求，真實(shí)的信息選擇了不恰當(dāng)?shù)膫鞑デ?，就?huì)產(chǎn)生信息扭曲或者誤讀，導(dǎo)致組織溝通受挫或者受阻。在這其中，最常發(fā)生的是信息發(fā)送者依靠主觀想像來(lái)選擇溝通方式，或者是經(jīng)驗(yàn)主義者慣用舊例，缺乏對(duì)實(shí)際情況的考量。有時(shí)候還會(huì)過(guò)于依賴正式溝通，忽視了非正式溝通的實(shí)用性，導(dǎo)致一些信息不能得到有效傳遞。

4.距離和時(shí)間的障礙。由于高校是一個(gè)獨(dú)特的社會(huì)環(huán)境，里面包括了行政工作人員，科研人員和學(xué)生，這三個(gè)群體從某種角度來(lái)說(shuō)處于對(duì)立面，互相不了解各自的工作領(lǐng)域特點(diǎn)。由于這一種空間背景和社會(huì)背景差距，容易造成相互之間的誤解。 還有一種情況就是，信息傳遞的有效時(shí)間太短，導(dǎo)致信息傳遞過(guò)程中的時(shí)間壓力太大，讓信息傳遞者和接受者難以進(jìn)行合理的溝通，導(dǎo)致信息誤解或者扭曲。

5.員工獨(dú)特個(gè)性障礙。對(duì)于不同的崗位特征，不同個(gè)性的員工也會(huì)對(duì)信息傳遞產(chǎn)生影響。同時(shí)對(duì)于不同性格的員工也需要不同的溝通方式。比如慢性子的員工和急性子的員工，對(duì)于信息傳遞的時(shí)間有效性和信息傳遞的完整準(zhǔn)確性都有一定的影響。

三、如何保證組織溝通有效進(jìn)行

1.確保組織溝通在平等的基礎(chǔ)上進(jìn)行。無(wú)論是平級(jí)之間還是上下級(jí)之間，要做到相互平等，相互尊重，相互理解，才能進(jìn)行有效溝通，才能如實(shí)傳遞完整信息，達(dá)到目標(biāo)一致。具體需要從以下幾點(diǎn)著手：

1.1換位思考。站在對(duì)方的立場(chǎng)思考問(wèn)題，將對(duì)方的利益與我方利益或者整體組織的利益相結(jié)合，謀求共同利益，不要過(guò)于強(qiáng)調(diào)個(gè)別的立場(chǎng)與觀點(diǎn)。

1.2主動(dòng)關(guān)心。主動(dòng)理解、傾聽(tīng)溝通者的難處和不便，做到親切、友愛(ài)的溝通方式。

1.3民主交流。營(yíng)造相互尊重的溝通環(huán)境氛圍，讓各方暢所欲言，并專心聽(tīng)取各方意見(jiàn)后積極反饋。

2.要有統(tǒng)一明確的溝通目標(biāo)。組織溝通是為了通過(guò)交流后達(dá)到共同的目標(biāo)。因此確認(rèn)各方的溝通目的顯得非常重要，否則會(huì)造成信息混亂，從而造成溝通誤差或者溝通失敗。具體首先需要明確己方的溝通目的，并且在溝通之前要思考清楚如何闡述可以讓對(duì)方有更加清晰的理解。其次是要認(rèn)清對(duì)方的目標(biāo)，正確認(rèn)識(shí)對(duì)方的思想狀態(tài)、能力現(xiàn)狀對(duì)于溝通進(jìn)程至關(guān)重要。

3.有效的組織溝通必須在溝通發(fā)生的有效時(shí)間內(nèi)完成。明確溝通內(nèi)容的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，根據(jù)溝通者的個(gè)性特點(diǎn)調(diào)整己方的溝通方式，確保在有效時(shí)間內(nèi)完成。

4.確立信息傳遞和反饋制度。對(duì)不同的信息分門別類，確立不同類別的信息的傳遞渠道及方式，同時(shí)確立所有的信息傳遞必須有所反饋。在確立信息傳遞渠道的同時(shí)，需要減少信息傳遞環(huán)節(jié)，拓寬渠道。保證信息傳遞的正確性和完整性，以及信息傳遞方式的多樣性。

5.設(shè)置綜合協(xié)調(diào)部門，由上層領(lǐng)導(dǎo)直接管理。針對(duì)一些關(guān)系復(fù)雜、意見(jiàn)較多的事務(wù)，各部門之間沖突較大、無(wú)法達(dá)成一致的，則需要該部門進(jìn)行調(diào)查協(xié)調(diào)，必要時(shí)由上級(jí)（主管校領(lǐng)導(dǎo)或者分管校領(lǐng)導(dǎo)）組織協(xié)調(diào)會(huì)，一起參加組織溝通?！?/p>

作者簡(jiǎn)介：巫穎琳（1986.07—）女。廣東人。碩士。廣東工業(yè)大學(xué)。科員。管理學(xué)。