淺析非正式溝通的利與弊

摘 要：在組織及管理中，除了需要正式溝通外，也需要并且必然存在著一些非正式溝通。正式溝通提供信息的“骨架”；而非正式溝通則提供“血”和“肉”，非正式溝通的使用在管理中是無法避免的。因此，很有必要對其進(jìn)行分析，本文在簡單介紹非正式溝通之后，便分別對非正式溝通的利與弊進(jìn)行了簡要分析，最后提出可行建議并進(jìn)行總結(jié)。

關(guān)鍵詞：非正式溝通 管理 員工 效率

一、非正式溝通含義

所謂非正式溝通，管理學(xué)認(rèn)為是指非正式組織內(nèi)部的溝通和正式組織中不按照正式的組織程序而進(jìn)行的溝通，也就是通過正式溝通渠道之余的其他傳達(dá)方式、信息交流方式。其溝通途徑無可厚非是通過組織內(nèi)的各種關(guān)系，從部門間單位間到各層級間的各種社會關(guān)系都能夠形成便捷的非正式溝通渠道，這種社會關(guān)系超越了部門、單位以及層次。非正式溝通通常被認(rèn)為是與正式組織相輔相成的非正式組織的副產(chǎn)品，它的存在使得溝通的各方面更具有全面性：一方面它可以滿足員工的需求，使員工能夠在工作之余得到更豐富的信息和適宜的宣泄，另一方面它也能夠及時地補(bǔ)充正式溝通系統(tǒng)的不足，是一種范圍極廣、自然形成的交流方式。

二、非正式溝通的利與弊

非正式溝通的使用在管理中無法避免的，因此，我認(rèn)為對其進(jìn)行分析十分有必要。非正式溝通有這樣幾個特點：交流速度快、信息比較準(zhǔn)確、效率較高、可以滿足職工的需要和具有一定片面性。從其特點便可看出利弊皆有，所以找出其優(yōu)點加以發(fā)揮，查出不足設(shè)法克服才能使其發(fā)揮出更大作用。

1.非正式溝通的優(yōu)勢。非正式溝通在一定程度上可以加強(qiáng)團(tuán)隊之間的凝聚力，使組織中的人員關(guān)系更加緊密，從而也能夠?qū)芾頉Q策起重要作用。在這種溝通中比較容易把不方便直說的真實的想法、情緒、意見表露出來，因而也可以提供或者收獲到很多正式溝通中無法獲得的信息，從某些方面說，它也可以減輕正式溝通渠道的負(fù)荷量，便能夠促使正式溝通提高效率。它不僅溝通起來方便容易，溝通渠道便捷多樣，方式方法又十分靈活易便，而且涉及內(nèi)容豐富廣泛，使得溝通交流速度很快，因此可用以傳播很多不便進(jìn)行或者不易進(jìn)行正式溝通的信息。這些優(yōu)點實實在在提高了工作效率：

首先，對于員工個人來說，可以真實地反應(yīng)自己的思想、態(tài)度和動機(jī)。例如了解同事的工作，表達(dá)自己的需求，通過面對面的溝通了解會使相互之間更容易理解，不僅是了解需要還能夠通過同事的想法了解這項工作、這次活動的目的，態(tài)度，意義等。員工可以通過非正式溝通更加深入地了解行政工作人員私下表達(dá)的真實想法看法，為過去的決策進(jìn)行校正、為以后決策提出參照。在2月份擬定第一季度生日會的策劃方案的時候，我問了去年第四季度生日會參加人員的具體感受，收獲很多，例如，燒烤浪費時間，食物的數(shù)量不，時間偏晚，沒有主持人等。讓我在接下來的策劃中又來更多參考。其次，對于領(lǐng)導(dǎo)上級，非正式溝通可以在一定程度上彌補(bǔ)正式溝通的不足，也更容易及時了解到正式溝通難以提供的信息。就像員工的身體狀態(tài)，情感狀態(tài)。如果沒有從非正式溝通中了解到，而直接職責(zé)其工作效率或加重工作職責(zé)則勢必會引起員工的反感，產(chǎn)生隔閡。非正式溝通還可以使行政領(lǐng)導(dǎo)了解在正式場合無法或者不易獲得的重要信息，然而，身為組織中的一員卻不得不了解知道。就比如，盡管有很多關(guān)于公司的事宜已經(jīng)確定且明顯，但仍有一些信息， 如公司的前身背景， 員工之間的隔閡矛盾，或者公司內(nèi)部不便明說的做法等等， 是不好通過正式溝通直接獲得的， 在日常生活和工作中這些細(xì)節(jié)往往能夠增加團(tuán)隊中的團(tuán)結(jié)性。最后，對于管理單位來說，非正式溝通的溝通形式靈活，速度快，可以省略許多繁瑣的程序，在申請一些用款或者用車的時候，如果一味的等流程而沒有事先溝通了解，則有可能會造成影響工作，耽誤重要事項的后果。這種信息由于是個人之間的私人交流， 必然不會只在工作時間才能進(jìn)行，它不受時間的限制， 可以無時無刻地直接進(jìn)行有效傳播， 為管理的決策與進(jìn)行增加效率。

2.非正式溝通的劣勢。非正式溝通難以控制，正是由于其內(nèi)容廣泛，而且容易摻雜自身的主觀思想，因此非正式溝通的內(nèi)容沒有權(quán)威性，容易失真，也可能會影響員工之間關(guān)系的穩(wěn)定和團(tuán)體之間的凝聚力，這無論對于企業(yè)還是單位都是百害無一利的。

首先，由于非正式溝通時間地點方式各方面的不固定，具有很大的隨機(jī)性和不穩(wěn)定性，而所傳遞的內(nèi)容又是傳遞者自身所關(guān)心的信息，因此，傳遞者在傳播時通常會融入自己的主觀想象，也容易自以為地隨意增加、補(bǔ)充自己的想法或者意見，使信息的內(nèi)容失真、零碎、不可靠；具有一定的片面性。雖然不同于惡意散播留言，卻可能由于其不全面或者太主觀而演變成不相同甚至相反的樣子，信息的不準(zhǔn)確不全面是其最大的缺點。其次，因為某些片面的虛假失真的信息很容易就會造成員工對同事下屬或者對管理層的誤解， 從而有可能在工作中或者交談中會進(jìn)行惡意傳播及攻擊，甚至可能會進(jìn)行罷工或者集體抵制， 這不可避免會給管理工作帶來很多不必要的麻煩。這也是非正式溝通的一種潛在的隱患，特別是經(jīng)過日積月累的負(fù)面情緒，惡性循環(huán)，其爆發(fā)力也不容想象。再者，由于信息傳遞的隨意不規(guī)范。有些信息可能是真的毫無意義，會給接收者造成時間上的浪費。例如，同事交代臨時需辦的任務(wù)卻遲遲說不到重點，而影響了工作的程序等。再有由于沒有正式的書面文字，可能會出現(xiàn)口誤，理解不透的任務(wù)下達(dá)不清晰等情況。例如領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦了任務(wù)要求員工列一張所有未領(lǐng)到公司福利的名單，卻口誤說成了某個部門的名單，之后責(zé)怪員工做的失誤，而讓這位員工對領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)層甚至公司失望，不僅做事情帶有情緒，而且總是誤會多想，讓自己不順暢的同事也給其他同事們帶來了負(fù)面能量。

三、平衡非正式溝通的利弊

我們需要正視非正式溝通的存在，盡管它有利又有弊，但是在管理工作中，非正式溝通渠道能夠得以合理的利用和引導(dǎo)，就可以很大程度上幫助管理者獲得更全面的信息，從而最大限度提升企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，發(fā)揮整體效應(yīng)。

而克服其弊也有幾點可以實行：首先，建立暢通的正式溝通；其次，盡量消除非正式溝通所帶來的消極惡劣影響。非正式溝通可以作為正式溝通工具的一個有益補(bǔ)充：工作的下達(dá)，任務(wù)的通知卻都是以正式溝通為主的，因此在非正式溝通中也不能偏離正式內(nèi)容的大方向，更不能捕風(fēng)捉影，肆意遐想。在非正式溝通中可以注意這幾點：管理者對于下屬可以以詢問替代命令：命令一個人做某件事情看起來是很容易的，但接受命令者是否愿意做好它卻是不確定的，以采取詢問的方式要求下屬，這樣既可以最快速了解下屬內(nèi)心的真實想法，又可以讓下屬感覺到尊重。再者，談話態(tài)度要平等，這往往關(guān)系到下屬是否敢向你靠近，這個平等可以通過語氣、語調(diào)、表情、動作等細(xì)節(jié)體現(xiàn)出來。所以，不要以為是小節(jié)，就無所謂、不在意。最后，要有側(cè)重點地溝通，這是無論什么層級之間的溝通都應(yīng)該注意的，要避免談及其他人的私事及敏感話題，多建立溝通渠道會使對事物的認(rèn)識更加完善客觀。

管理中非正式溝通的存在是否合理，怎樣發(fā)揮最好的作用避免消極影響， 關(guān)鍵還是在于如何去利用， 只有在充分認(rèn)識并把握非正式溝通的特征、作用的基礎(chǔ)上，才能合理有效地利用非正式溝通。

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作者簡介：鄭楠（1993—）女。民族：漢。籍貫：黑龍江鐵力。單位：黑龍江大學(xué)政府管理學(xué)院2016級碩士研究生。研究方向：地方政府-基層社會治理。