淺析水利勘測設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理及產(chǎn)生的變更分析及應(yīng)對(duì)

【摘要】隨著水利工程勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目的管理與實(shí)踐的發(fā)展，合同各方在合同實(shí)施過程會(huì)遇到各種各樣的問題，合同的隨著工程變化引起了合同一系列的變更，合同的管理的簽訂及應(yīng)用給使用方帶來了非常重要的作用，對(duì)于合同變更的管理關(guān)系到項(xiàng)目合同各方的利益。本文就水利勘測設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同訂立過程和履行過程中的變更情況進(jìn)行分析，并提供相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】勘測設(shè)計(jì)； 合同；管理；變更； 流程

1、水利勘測設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同訂立過程中的變更分析

1.1、勘測設(shè)計(jì)合同變更的必要

隨著工程管理理論研究與實(shí)踐的發(fā)展，合同變更引起人們的重視。合同各方在合同實(shí)施過程會(huì)遇到各種各樣的問題，對(duì)于合同變更的管理關(guān)系到項(xiàng)目合同各方的利益。只有不斷地對(duì)研究和探討合同變更控制措施，才能有效地減輕合同變更對(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的影響。水利工程在實(shí)施上工作面大，工期較長，且在合同簽訂時(shí)很多事情無法一一預(yù)見，因此會(huì)出現(xiàn)一些和合同文件的內(nèi)容不太一致的現(xiàn)象。因此需要修改原合同的相關(guān)內(nèi)容，即合同變更。

此外，勘察設(shè)計(jì)工作者在工作上出現(xiàn)疏忽，或者業(yè)主對(duì)于工程項(xiàng)目費(fèi)用和質(zhì)量的考慮，部分水利勘測設(shè)計(jì)有些因素考慮不周到，設(shè)計(jì)變更現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。合同管理的第一階段是合同簽訂階段，對(duì)于合同變更風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防來說十分重要。合同方的信譽(yù)和合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)編排能夠有效保障合同順利履行，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于合同設(shè)計(jì)存在范圍不清，或者變更設(shè)計(jì)條款操作不便的問題，需要進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)。

1.2、合同變更的影響

對(duì)于水利勘測設(shè)計(jì)項(xiàng)目而言，變更合同要求必然會(huì)對(duì)工程的正常實(shí)施造成影響，從而在一定情況下使項(xiàng)目資金增加，給投資人的收益情況造成不利影響。這樣一來，項(xiàng)目上的資金投入增多或減少，投資失去控制，給建設(shè)項(xiàng)目的投資帶來不好的后果。合同變更太過頻繁，容易使業(yè)主方和承包方不清楚工作步驟，使各方的協(xié)調(diào)者的組織協(xié)調(diào)量增多，從而不利于合同管理和質(zhì)量監(jiān)控，是勘測設(shè)計(jì)項(xiàng)目在管理上更為復(fù)雜多變，增大工程造價(jià)成本，減少了投資造成部分工程無法實(shí)施。

1.3、合同變更存在的類型

從廣義上來講，合同變更涉及到內(nèi)容和主體的變更。合同內(nèi)容變更，即當(dāng)事人相同，內(nèi)容卻有所變化。合同主體變更，合同關(guān)系不變，而債權(quán)人或債務(wù)人發(fā)生變化，實(shí)際上是轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)。而從狹義上來講，合同的變更即合同法上所記載的合同變更。合同變更有以下類型：

（1）根據(jù)法律所規(guī)定的內(nèi)容實(shí)行合同變更。比如在訂立合同時(shí)存在重大誤解，違背真實(shí)情況，那么當(dāng)事人可以根據(jù)《合同法》的相關(guān)要求變更合同。

（2）在當(dāng)事人對(duì)合同內(nèi)容不太滿意，而經(jīng)過相互協(xié)商之后實(shí)行合同變更。

（3）當(dāng)事人在具有形成權(quán)的情況下，可以對(duì)合同行使形成權(quán)變更合同。

（4）由于情勢變更，合同履行不具有公平性可言時(shí)，當(dāng)事人就有權(quán)向法院提出訴請(qǐng)，要求其變更合同。

2、水利勘測設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同履行過程中的變更管理應(yīng)對(duì)措施

2.1、明確應(yīng)對(duì)條款

簽訂合同時(shí)，要寫清勘測設(shè)計(jì)合同內(nèi)容和交付成果，不能模凌兩可，因?yàn)檎呔哂卸嘧冃郧宜こ塘㈨?xiàng)審批的要求也在不斷改變。如果設(shè)計(jì)合同要求在勘測設(shè)計(jì)工作中，進(jìn)行初步設(shè)計(jì)時(shí)要對(duì)設(shè)計(jì)報(bào)告和附件進(jìn)行提交。勘測設(shè)計(jì)單位本來是根據(jù)規(guī)范要求進(jìn)行設(shè)計(jì)的，但卻向業(yè)主聲稱自己是按照主管部門的審批要求進(jìn)行設(shè)計(jì)的?；旧铣醪皆O(shè)計(jì)報(bào)告的附件包括專題設(shè)計(jì)報(bào)告和計(jì)算書。所以勘測設(shè)計(jì)單位在這方面要更加注重。

在簽訂合同的過程中，應(yīng)該與業(yè)主商量好對(duì)于設(shè)計(jì)變更應(yīng)該如何計(jì)算設(shè)計(jì)工作量的增加費(fèi)用，并對(duì)此達(dá)成書面協(xié)議。據(jù)協(xié)議內(nèi)容，設(shè)計(jì)單位對(duì)于設(shè)計(jì)工作量的增加費(fèi)用就有了依據(jù)。

如果之前在原合同中應(yīng)增加這項(xiàng)條款：“由于國家規(guī)范的調(diào)整或政策的改變，合同變更所產(chǎn)生的費(fèi)用應(yīng)該加以明確，同時(shí)應(yīng)設(shè)計(jì)變更的確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用的計(jì)算方法等?！笨偠灾?，對(duì)于勘測設(shè)計(jì)單位的生產(chǎn)經(jīng)營工作而言，簽訂合同尤為重要，因?yàn)楹贤暮炗喴馕吨贤男械某跏茧A段，是勘測設(shè)計(jì)合同順利履行以及法律風(fēng)險(xiǎn)被有效控制的前提。

2.2、對(duì)設(shè)計(jì)變更書面確認(rèn)程序進(jìn)行完善

在履行水利勘測設(shè)計(jì)工程合同時(shí)，存在合同變更情況。就二級(jí)電站的擴(kuò)機(jī)設(shè)計(jì)而言，初設(shè)階段的一級(jí)電站在招標(biāo)階段時(shí)需要增設(shè)為二級(jí)電站，其中由于合同變更所追加的合同經(jīng)費(fèi)，可以根據(jù)會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)招標(biāo)文件進(jìn)行。這么說來，設(shè)計(jì)單位應(yīng)該收集項(xiàng)目變更書面材料，以應(yīng)對(duì)合同變更所帶來的問題，完成書面?zhèn)浒负蛥f(xié)議補(bǔ)充工作。

2.3 完善合同管理，合理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)

合同管理的好壞直接體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的管理水平的高低，對(duì)企業(yè)今后的生存和發(fā)展至關(guān)重要。在市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善和發(fā)展中，完善合同管理，合理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)是一項(xiàng)非常重要的工作。許多業(yè)主利用施工企業(yè)急于攬到工程任務(wù)的迫切心理，在簽訂合同時(shí)附加某些不平等條款，致使施工企業(yè)在承接工程初期就處于非常不利的地位，甚至囿于合同陷阱[4]，為此，必須增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。水利勘測設(shè)計(jì)企業(yè)可根據(jù)各自的實(shí)際情況，重視和完善合同管理，增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)、加強(qiáng)合同管理及履約過程控制意識(shí)、提高合同管理人員的素質(zhì)，取得最大效益的有效途徑。項(xiàng)目合同簽訂期間，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目合同進(jìn)行評(píng)審，尤其合同存在的不合理要求。例如工期、支付、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、變更及停止等不平等條款，給予分析，合理的規(guī)避，爭取合同條款保護(hù)，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提高合同管理水平，維護(hù)自身權(quán)益。

2.4、項(xiàng)目的組織形式應(yīng)根據(jù)具體情況決定

項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)形式不同，就決定了項(xiàng)目的類型不同。就現(xiàn)階段來說，水利勘測設(shè)計(jì)項(xiàng)目工期較長，一般需花費(fèi)兩年到八年的時(shí)間；且參與人員數(shù)量多；涉及專業(yè)復(fù)雜，需要多專業(yè)才能完成；規(guī)模大且管理要求高，屬于現(xiàn)代化的大生產(chǎn)?，F(xiàn)在對(duì)設(shè)計(jì)變更合同進(jìn)行管理時(shí)，不能有效地掙脫舊的人事制度和組織機(jī)構(gòu)形式的束縛，合同管理工作進(jìn)行不便，部門沖突矛盾出現(xiàn)，使得項(xiàng)目管理無效。因此進(jìn)行分析之后，筆者認(rèn)為項(xiàng)目部應(yīng)該設(shè)置專門化的項(xiàng)目管理辦公室，對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行開發(fā)維護(hù)，同時(shí)協(xié)助合同管理部對(duì)設(shè)計(jì)變更合同進(jìn)行管理。其中項(xiàng)目經(jīng)理與合同部有明確的分工。項(xiàng)目經(jīng)理提出相關(guān)要求，并對(duì)合同變更的書面材料進(jìn)行收集，在項(xiàng)目管理部的協(xié)助下執(zhí)行變更合同。而合同部對(duì)變更合同進(jìn)行擬定，并組織評(píng)審工作，在完成項(xiàng)目后對(duì)合同進(jìn)行結(jié)算。

2.5、強(qiáng)化合同變更管理流程合同變更相關(guān)管理流程

2.5.1、合同變更的工作流程

為了更好地配合合同管理部，項(xiàng)目管理辦公室有必要設(shè)立。如果設(shè)計(jì)合同范圍發(fā)生變更現(xiàn)象，各部門應(yīng)該按以下要求參與到合同管理工作中來。其中合同變更需求應(yīng)該由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)提出，項(xiàng)目管理部和合同部在交流溝通之后提供書面材料，合同部需在項(xiàng)目管理辦公室的幫助下起草合同變更內(nèi)容。對(duì)于合同變更的擬稿評(píng)審工作需在合同部的組織下進(jìn)行，且項(xiàng)目管理辦公室應(yīng)該對(duì)其加以配合。在變更合同通過評(píng)審的要求之后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)與業(yè)主進(jìn)行協(xié)商，最后上報(bào)主管經(jīng)營副總對(duì)變更合同進(jìn)行簽訂。在完成合同簽訂這一過程后，項(xiàng)目經(jīng)理開始履行變更合同的內(nèi)容。之后，合同部和業(yè)主開始對(duì)合同進(jìn)行結(jié)算。

2.5.2、確認(rèn)與評(píng)審階段

（1）確定產(chǎn)品相關(guān)要求

對(duì)明確的項(xiàng)目在和業(yè)主進(jìn)行溝通之后，合同管理組才能對(duì)項(xiàng)目要求加以明確，并分析判斷業(yè)主沒具體說明的要求，對(duì)溝通內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記載并形成書面文件，經(jīng)過業(yè)主確認(rèn)之后才能評(píng)審合同內(nèi)容。在合同、任務(wù)書以及委托書等相關(guān)資料中，涉及到很多與項(xiàng)目相關(guān)的內(nèi)容。

（2）合同評(píng)審與產(chǎn)品要求相關(guān)

合同評(píng)審主要包括以下內(nèi)容：是否確認(rèn)業(yè)主所提出的變更要求，是否能夠履行合同要求，是否能夠解決與業(yè)主意見不一致的情況。應(yīng)該把握適當(dāng)?shù)脑u(píng)審時(shí)機(jī)，在對(duì)招標(biāo)文件、合同草案以及業(yè)主的要求進(jìn)行評(píng)審之后，才能簽訂合同或者變更合同。合同評(píng)審應(yīng)該分階段進(jìn)行，首先要評(píng)審委托書內(nèi)容，其次在完成對(duì)合同草案的評(píng)審之后才能確定合同。

（3）評(píng)審的具體流程

一級(jí)經(jīng)營項(xiàng)目或者重要項(xiàng)目，合同管理組應(yīng)組織工作人員共同決策，以防止合同發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。法定代表應(yīng)該代表公司主持設(shè)計(jì)方，在授權(quán)范圍內(nèi)由總經(jīng)理組織人員進(jìn)行評(píng)審活動(dòng)。對(duì)于三級(jí)項(xiàng)目，日常合同管理組對(duì)合同評(píng)審進(jìn)行組織和聯(lián)絡(luò)。

3、加強(qiáng)合同管理等注意事項(xiàng)

根據(jù)合同審批意見，合同經(jīng)辦人員對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行起草，并對(duì)其進(jìn)行修改已達(dá)到雙方認(rèn)可，在合同內(nèi)容經(jīng)過確認(rèn)后再提交合同簽署人簽署并加蓋合同專用章。在雙方簽字后，合同內(nèi)容具有法律效力，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)該對(duì)合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理安排。如果合同雙方在執(zhí)行合同時(shí)，情況和預(yù)想的不一致，且合同其中一方需要修改變更合同內(nèi)容，必須將修改內(nèi)容交由日常合同管理組人員進(jìn)行評(píng)審。在雙方達(dá)成一致之后，才能進(jìn)行修改。日常合同管理組將合同修改內(nèi)容由以書面形式傳遞給相關(guān)工作人員。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同正本進(jìn)行保管，副本則由日常合同管理組和有關(guān)部門保存。日常合同管理組應(yīng)該對(duì)實(shí)際簽訂情況，回款情況等信息進(jìn)行分析，并對(duì)合同、合同評(píng)審記錄以及業(yè)主信息加以收集和保存。此外，借閱和復(fù)印合同文件必須按照嚴(yán)格的登記制度進(jìn)行，從而保障業(yè)主信息的安全。

4、結(jié)語

只有不斷地對(duì)研究和探討合同變更控制措施，才能有效地減輕合同變更對(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的影響。

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