淺析一體化管理體系和內(nèi)控手冊的結(jié)合點

溫竹林

摘 要 通過分析一體化管理體系和內(nèi)控手冊建立的背景和目的，探討二者結(jié)合的必要性和可能性，尋找管理的共同點和結(jié)合點，將二者的要求落實到公司文件管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)制度全生命周期的動態(tài)管理，及時反映制度修訂最新版本信息，防止失效文件的誤用。用一套完整的文件體系支撐一體化管理體系、內(nèi)部控制、三基管理、黨建管理等各項管理，并且在一體化管理體系和內(nèi)控手冊等各項管理的相關制度使用和修訂、培訓、檢查方法、考核等方面進行有機結(jié)合。

關鍵詞 一體化管理體系 內(nèi)控手冊結(jié)合點

一、分析一體化管理體系和內(nèi)控手冊建立的共同點

目前，公司實施并保持持續(xù)改進一體化管理體系，符合質(zhì)量管理、環(huán)境管理、職業(yè)健康和安全管理、能源管理標準要求，同時兼容中石化煉化企業(yè)HSE管理規(guī)范要求，保護顧客權益、社會效益和員工權益。它是公司自我提升的企業(yè)行為，并不是強制性的。

根據(jù)美國《薩班斯法案》，以及《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，上市公司必須建立并執(zhí)行內(nèi)控制度，從維護股東的利益出發(fā)來實施管控。實施內(nèi)部控制的目標是經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。內(nèi)控制度是上市公司所屬企業(yè)必須執(zhí)行的“家法”。

一體化管理體系注重的是企業(yè)生產(chǎn)出的產(chǎn)品本身，所以它側(cè)重的是產(chǎn)品生產(chǎn)的過程與產(chǎn)品的質(zhì)量，同時關注減少環(huán)境污染，改善環(huán)境質(zhì)量，消除或降低企業(yè)安全風險，預防事故發(fā)生，保護員工的安全健康，并無涉及財務方面的規(guī)定。而內(nèi)控制度主要就經(jīng)營風險的識別、評價、控制、信息溝通以及監(jiān)視和測量改進提出管理要求，且內(nèi)控制度更專注資金流、資產(chǎn)流、信息流中的關鍵風險點進行控制，以維護股東（投資者）的利益為出發(fā)點，確保財務數(shù)據(jù)的真實性與公允性，防范財務數(shù)據(jù)的虛假信息，最終目標是達到股東的滿意。

一體化管理體系和內(nèi)控制度從不同的出發(fā)點提出了一個共同的問題，即企業(yè)應提高管理水平，識別、評價和控制各類風險，滿足顧客和其他相關方要求，達到企業(yè)經(jīng)營管理目標。二者有以下共同點：

均重視建立企業(yè)組織機構(gòu)及管理職責；均需建立文件化體系；均對企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)提供合理的承諾；均強調(diào)管理層的作用，對體系的運行和內(nèi)控制度的有效性負最終責任；均重視作業(yè)流程的標準化；均要求定期監(jiān)測，并對不合格提出糾正和糾正措施；均強調(diào)過程管理控制、強調(diào)持續(xù)改進。

二、一體化管理體系和內(nèi)控手冊結(jié)合的必要性和可能性

為避免管理重疊和真空，避免重復檢查且標準不一，一個公司宜建立一套綜合管理體系，各專業(yè)管理是該體系的分體系。實踐證明，一體化管理體系可以將質(zhì)量管理、環(huán)境管理、職業(yè)健康和安全管理、測量管理、能源管理、兩化融合等專業(yè)管理體系整合在一起，延伸到企業(yè)三基管理、黨建管理等其他管理活動。運行一套文件、進行統(tǒng)一檢查、統(tǒng)一內(nèi)外審核和管理評審，節(jié)約了管理成本，提高了體系有效性。但是，鑒于內(nèi)控制度對上市公司要求的特殊性，尚未能整合在一起。對上市公司內(nèi)控制度公司層面和業(yè)務層面的內(nèi)容要求，凡適用的所屬企業(yè)均要遵照執(zhí)行，控制點描述的內(nèi)容與公司保持一致，但可以從嚴細化，落實到相應制度中。所以，所屬企業(yè)應將一體化管理手冊、職責界定手冊和內(nèi)控手冊都視為第一層次文件，屬上位法，體系管理和內(nèi)控管理不可替代，但可以尋求結(jié)合點，由業(yè)務流程和工作程序圖、制度、記錄共同支撐，從而構(gòu)建包括內(nèi)控、體系管理等各項管理的文件管理體系。

內(nèi)控制度主張包容性原則，內(nèi)控手冊力求避免與公司現(xiàn)行各項管理制度相矛盾，盡可能包容現(xiàn)行制度中的內(nèi)部控制，比如符合內(nèi)控制度且從嚴要求的一體化管理體系程序文件、作業(yè)文件。對確實脫離實際的其他各項管理制度，應及時進行修改、完善，并以內(nèi)控手冊為準。

三、一體化管理體系和內(nèi)控手冊的結(jié)合點

（一）分析一體化管理體系與內(nèi)控手冊之間的對應關系，尋求文件執(zhí)行結(jié)合點

公司一體化管理體系程序文件與內(nèi)控實施細則業(yè)務層面控制流程之間在生產(chǎn)運行、產(chǎn)品質(zhì)量、科研開發(fā)、產(chǎn)品銷售、檢維修、外包方控制、物資采購、培訓、信息資源管理、HSE管理等方面存對應關系，研究二者的關系，全面把握體系管理和內(nèi)控要求，提高文件執(zhí)行效果，避免管理的重疊或空白。

公司一體化管理體系程序文件《檢維修控制程序》與內(nèi)控實施細則業(yè)務層面控制的《3.4固定資產(chǎn)修理管理》內(nèi)容存在一定的重疊，共同適用的制度有六項，在修訂相關制度時，將管理體系和內(nèi)控要求落實到相應制度中，精簡體系程序文件和內(nèi)控業(yè)務流程的描述，引用相應專業(yè)制度，特別是共同適用的制度。

公司一體化管理體系程序文件職業(yè)健康、安全隱患治理、清潔生產(chǎn)審核、應急準備和響應、事故事件管理等控制程序?qū)獌?nèi)控手冊業(yè)務層面控制的15.1HSE管理，體系程序文件要求更全面，依據(jù)體系程序文件相應流程進行檢查更深入。

公司一體化管理體系程序文件《項目建設控制程序》對應內(nèi)控實施細則業(yè)務層面控制的1.2資本支出管理、6.2工程項目管理、6.3工程分包管理和6.4工程招標管理，內(nèi)控手冊要求更全面、細致，體系程序文件《項目建設控制程序》未涉及的內(nèi)容，執(zhí)行內(nèi)控實施細則相應流程控制點，防止管理空白。

（二）一體化管理體系和內(nèi)控手冊相關文件制訂、修訂的結(jié)合點

公司通過建立文件管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)包括體系管理手冊、職責界定手冊、內(nèi)控手冊、業(yè)務流程圖、程序文件、制度、崗位職責、技術文件、記錄等文件運行動態(tài)管理，及時反映文件修訂最新版本信息。一體化管理體系、內(nèi)控手冊引用的文件均要按文件控制管理辦法，統(tǒng)一編號標識，防止誤用失效版本的風險。各層級文件的制訂、修訂要兼顧一體化管理體系和內(nèi)控要求，避免兩層皮現(xiàn)象，同時優(yōu)化精簡制度，體現(xiàn)一體化管理體系和內(nèi)控對特定業(yè)務流程或工作程序的必要描述，體現(xiàn)二者對監(jiān)督、檢查與考核標準的要求，提升文件的可執(zhí)行、可考核性。

（三）建立內(nèi)控、風控、制度流程和崗位職責“四位一體”的全面風險管理長效機制

修訂企業(yè)內(nèi)部控制手冊，要重點做好風險清單的梳理修訂和動態(tài)更新工作，全面收集風險信息，扎實推進崗位風險識別與評估，落實崗位責任，明確崗位風險應對措施，建立內(nèi)控、風控、制度流程和崗位職責“四位一體”的全面風險管理長效機制，努力推進全面風險管理工作常規(guī)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化和標準化。

（四）一體化管理體系、內(nèi)控手冊等的聯(lián)合培訓

公司每年要進行一體化管理體系、內(nèi)控手冊、QC應用工具方法等培訓，可以根據(jù)培訓對象優(yōu)化培訓方案，讓受訓人員全面了解業(yè)務管理相關的管理體系和內(nèi)控手冊的要求，避免執(zhí)行的片面性。對內(nèi)控聯(lián)絡員和一體化管理體系內(nèi)審員可以進行聯(lián)合培訓，培訓能熟悉體系管理和內(nèi)控制度的內(nèi)部監(jiān)督（審核）人員，為體系管理與內(nèi)控等管理的聯(lián)合檢查儲備人才。

（五）進行公司體系管理與內(nèi)控的聯(lián)合檢查，提高檢查的效率效果

公司優(yōu)化整合體系管理、風控、內(nèi)控、崗檢及其他專業(yè)管理檢查評價、考核機制，避免重復檢查、防止檢查漏洞。將優(yōu)化后系統(tǒng)控制點、崗位職責、崗檢標準、考核要求嵌入到內(nèi)控信息管理系統(tǒng)中的風險控制操作流程節(jié)點，并逐一建立映射關系，不斷強化風險閉環(huán)管理，落實風險適時預警和崗位識別、評估及應對風險的動態(tài)監(jiān)控機制，確保全面風險管理（內(nèi)控）機制落地生根、執(zhí)行到位。

體系管理可以借鑒內(nèi)控制度風險分析的檢查方法，針對風險高低采取相應風險控制措施。優(yōu)化內(nèi)控穿行測試抽樣方案，擴大抽查樣本量，既要查完全貫穿控制點且符合的樣本，也要查未執(zhí)行到位的樣本，督促風險控制點的全面執(zhí)行和問題的及時整改。

（作者單位為中國石油化工股份有限公司天津分公司）