淺議民生檔案工作

趙品

民生檔案是人民群眾在生產(chǎn)生活等社會事務(wù)活動過程中涉及民生所形成的具有查考利用價值的材料、資料，是社會管理活動的歷史記錄和維護群眾權(quán)益的原始憑證。近年來，民生檔案在調(diào)解民生關(guān)系、化解矛盾、服務(wù)民生等方面發(fā)揮了不可替代的作用，地位越來越重要。但民生檔案的管理利用與經(jīng)濟社會發(fā)展和民生需求還有不小差距，在一定程度上制約了民生檔案資政惠民作用發(fā)揮。本文就有關(guān)問題進行探討，以期不斷提高民生檔案管理利用水平。

一、民生檔案的主要特點

民生檔案與其他類別檔案相比，具有鮮明的特點。一是民本性。民生檔案工作的根本目的是做好“人”的檔案，尤其是涉及普通人的檔案，記載的全部是與人民生活、學習、工作、健康等息息相關(guān)的內(nèi)容，對于保障民生、服務(wù)民生具有重要史料價值，是以人為本的理念在檔案工作中的集中體現(xiàn)。二是廣泛性。民生檔案內(nèi)容涵蓋豐富廣泛，主要概括為：人事檔案、家庭檔案、居民健康檔案、勞動力轉(zhuǎn)移檔案、最低生活保障檔案、數(shù)字鄉(xiāng)村信息檔案、非公企業(yè)職工檔案以及與人民群眾利益相關(guān)的婚姻、兵役、公證、獨生子女、職工、人口普查、住房、突發(fā)性公共衛(wèi)生事件、二輪土地承包、林權(quán)、征地拆遷等關(guān)系民生的檔案?？梢哉f，涵蓋了最普通、最基層民眾的生活的方方面面。三是社會性。民生檔案是個人在社會生活和社會實踐中形成的，記載的是人與人、人與學校、人與單位、人與組織等發(fā)生關(guān)系的情況，反映了人在社會中的活動軌跡，因此具有鮮明的社會屬性。四是客觀性。民生檔案的形成一般都是以原始憑證、數(shù)據(jù)、資料為依據(jù)，能夠反映本來面貌和真實情況，是一種客觀存在，能夠作為證據(jù)來使用，發(fā)揮不可替代的作用。

公民通過查閱與自身直接相關(guān)的民生檔案，可以解決工作和生活中遇到的一些實際困難和問題，維護自身的合法權(quán)益。通過建立各類民生檔案，可以使有關(guān)部門在處理經(jīng)濟糾紛、化解鄰里矛盾、開展司法調(diào)解、提供社會保障等工作中得心應(yīng)手，為妥善處理突發(fā)性、群體性事件，努力把矛盾和糾紛解決在基層，消滅在萌芽狀態(tài)，為經(jīng)濟社會發(fā)展和社會穩(wěn)定創(chuàng)造條件。

二、民生檔案工作中存在的問題

近年來，不少單位在推進民生檔案工作方面有許多好的做法，創(chuàng)造了不少成功的經(jīng)驗，取得了顯著成效，發(fā)揮了很好的效益，但在工作中也存在一些不容忽視的問題，主要表現(xiàn)在：

一是部分單位對民生檔案工作重視不夠，制度落實不到位。一些部門對民生檔案工作的重要性認識不足，重視不夠，檔案意識淡薄，致使檔案工作處于無序管理狀態(tài)；一些部門在處理民生問題時，只考慮眼前工作需要，沒有從長遠利益出發(fā)，將檔案工作列入議事工作日程，建立檔案管理長效機制，加強民生檔案的管理。有的職能部門把檔案看作壟斷資源，既不依法向國家檔案館移交，也不向社會提供利用。

二是民生檔案保護經(jīng)費不足、設(shè)施設(shè)備滯后。部分單位對檔案的保護經(jīng)費投入不足，設(shè)施設(shè)備老化、配套不齊，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂；少數(shù)單位檔案室設(shè)防意識不強，檔案室變成了雜物室，檔案和其它雜物混放一起，蟲蛀和霉變現(xiàn)象時有發(fā)生，完全達不到庫房“八防”要求，檔案實體的安全、完整得不到保障。

三是民生檔案工作干部隊伍不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)素質(zhì)相對薄弱。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業(yè)性技術(shù)性很強的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。由于各種因素制約，有的單位檔案人員一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔等情況時有發(fā)生。

四是民生檔案的社會共享度不高，開發(fā)利用不夠。社會保險、社會救助、最低保障、再就業(yè)等民生檔案與群眾日常生產(chǎn)生活密切相關(guān)，利用比較頻繁，然而這些領(lǐng)域的檔案工作才剛剛起步，部分檔案分散保存于相關(guān)部門，檔案管理和利用服務(wù)手段比較落后，社會共享度不高，難以集中統(tǒng)一向公眾開放，對公民查閱利用檔案造成了極大不便。有的民生檔案開發(fā)利用工作沒有很好地開展起來，檔案只起到保管、查閱的作用，檔案信息的研究開發(fā)工作、服務(wù)經(jīng)濟、服務(wù)社會工作效果還不明顯。

三、做好民生檔案工作的途徑

1.凝聚部門共識，形成齊抓共管局面。民生檔案是眾多政府部門和企業(yè)、事業(yè)單位等涉民單位從事社會管理和內(nèi)部管理活動的產(chǎn)物，離開相關(guān)單位和部門的支持配合，規(guī)范民生檔案管理就沒有基礎(chǔ)，民生檔案服務(wù)工作就做不好。因此，要借助相關(guān)職能部門力量，齊抓共管，形成整體合力。一是聯(lián)合部署。檔案部門要緊緊依靠黨委和政府，爭取把民生檔案工作列入黨委和政府的議事日程，加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，召開與民生密切相關(guān)的民政、教育、社會保障、勞動就業(yè)、農(nóng)村信用合作社、房產(chǎn)管理等單位參加的民生檔案工作會議，提出要求，強化責任，研究推進工作的思路和措施。二是聯(lián)合執(zhí)法。定期組織相關(guān)單位人員組成執(zhí)法檢查小組，對涉及民生檔案的單位進行聯(lián)合執(zhí)法檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用及庫房建設(shè)等。對發(fā)現(xiàn)的問題發(fā)放改進意見通知書，要求涉及單位認真整改、逐項解決問題。三是共建共享。加大與相關(guān)部門的資源整合力度，將存放于各部門的民生檔案，通過移交檔案館或采取在部門檔案館加掛綜合檔案館專業(yè)分館牌子的辦法，促進民生檔案的共建共享，使檔案館真正成為既保存政府公務(wù)信息又保存社會公眾信息的中心，實現(xiàn)從“檔案館有什么，群眾查什么”向“群眾查什么，檔案館有什么”轉(zhuǎn)變。

2.建立健全制度，構(gòu)筑務(wù)實長效機制。檔案管理工作是專業(yè)性、基礎(chǔ)性、保障性較強的工作，涉及點多、線長、面廣，沒有規(guī)范的管理體系和操作規(guī)程，就難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，必須結(jié)合實際，建立長效機制。一是成立日常機構(gòu)。在政府層面成立由相關(guān)領(lǐng)導任組長的領(lǐng)導機構(gòu)，在涉及民生檔案的單位、部門成立檔案工作領(lǐng)導小組，明確分管領(lǐng)導，指定專人負責，搞好指導、協(xié)調(diào)、推進，形成齊抓共管、各司其職、層層落實、合力推動的民生檔案工作機制。二是建立健全民生檔案規(guī)章制度體系。完善檔案整理歸檔制度、檔案保密制度、檔案登記統(tǒng)計報目制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定銷毀制度等六項工作制度。同時，通過目標管理考評、農(nóng)村檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管、建立規(guī)范化民生檔案體系等措施，形成一整套適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展和人民群眾需求的檔案工作機制，確保民生檔案及時建檔，有效管理，不流失、不散失，保證各個單位和部門形成的民生檔案的齊全完整，為服務(wù)民生提供真實可靠的信息來源。三是強化監(jiān)管指導。檔案部門定期選派專業(yè)人員深入各單位按照不同專業(yè)檔案的業(yè)務(wù)標準，分類進行指導和監(jiān)督檢查，協(xié)助有關(guān)部門抓好檔案整理歸檔工作，為檔案資源整合工作提供有力技術(shù)保障。如：對檔案內(nèi)容和性質(zhì)相同或相近的進行集中指導；對內(nèi)容特殊的檔案進行個別指導，提出明確具體要求；對新形成的民生檔案加強建檔指導，確保各種新單位、新領(lǐng)域、新形式的民生檔案及時建檔。此外，通過集中開展“民生檔案建設(shè)年”活動等各種方式，調(diào)動各方面積極性，推進政策的貫徹落實，鞏固政策的執(zhí)行效果。

3.應(yīng)用信息技術(shù)，強化資源整合。一是整合拓展民生資源。堅持以民生需求為導向，以豐富民生檔案資源為手段，不斷整合各類民生檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系。集中時間、集中力量，抽調(diào)專門人員，對本區(qū)域內(nèi)所有單位逐一調(diào)查，徹底摸清民生檔案資源數(shù)量、分布情況、保管現(xiàn)狀和重要程度，做到底數(shù)清、情況明。與此同時，從實際出發(fā)，因地制宜地進行各種形式的有效整合。如：把本行政區(qū)內(nèi)的民生專業(yè)檔案列入綜合檔案館接收范圍，并按接收規(guī)定予以接收；對群眾迫切需要的民生檔案與有關(guān)部門協(xié)商，采取提前接收的方式及時接收進館；對尚未明確歸屬的民生檔案，采取為有關(guān)部門開辟民生檔案專用庫房或寄存的方式接收進館；對一些確實暫時不好接收進館的民生檔案，把檔案目錄、電子文件、數(shù)字化電子數(shù)據(jù)等接收進館。二是實施動態(tài)管理。每年指導各單位做好檔案整理工作，特別是對于農(nóng)村檔案，采取“由鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和市直單位每年上報移交電子歸檔目錄”的方式，既盤活了資源，又強化了管理。三是全面應(yīng)用信息技術(shù)。根據(jù)利用需求分析，對確定優(yōu)先數(shù)字化的檔案，有計劃地進行數(shù)字化加工，掃描后上網(wǎng)待用；對尚未數(shù)字化檔案的批量利用需求，建立快速反應(yīng)機制，以最快的速度組織力量突擊掃描加工，提供利用。不同的數(shù)字化方式，滿足不同的利用需求，既可提供便利快捷的服務(wù)，又可有效地保護檔案原件。

4.完善查閱利用體系，發(fā)揮服務(wù)民生作用。一是推進數(shù)字化進程。建立涵蓋全部館藏檔案的文件及目錄數(shù)據(jù)庫、圖像數(shù)據(jù)庫，對文書檔案、實物檔案、聲像檔案進行掃描，實現(xiàn)數(shù)字圖像與相關(guān)聯(lián)的目錄數(shù)據(jù)的掛接，建立信息目錄共享平臺，實現(xiàn)計算機快速檢索，使接待能力適應(yīng)查閱需求的增長。二是不斷豐富民生檔案服務(wù)方式和手段。以多樣化、人性化的服務(wù)為依托，采取現(xiàn)場接待、電話查詢、網(wǎng)上預(yù)約、在線查閱、舉辦講座、定期回訪、跟蹤服務(wù)等途徑，服務(wù)基層，服務(wù)百姓。三是開放檔案，強化利用。館藏的婚姻、土地、房產(chǎn)、招工用工等民生檔案，在解決人民群眾生產(chǎn)、生活中的實際問題，維護社會穩(wěn)定、促進社會和諧方面往往能夠發(fā)揮突出作用。如：石家莊市鹿泉區(qū)南故邑村為河北省廣播電視廳補辦征地手續(xù)時，與元氏縣北龍池、窯上村產(chǎn)生了土地所有權(quán)爭議，此爭議一拖13年，雖經(jīng)各方協(xié)調(diào)，未能妥善解決，后來南故邑村到檔案館找到了當年“交納公糧底薄”和“農(nóng)業(yè)稅分戶登記清冊”等有力證據(jù)，使問題得以徹底解決。

5.注重學習培訓，提高干部隊伍素質(zhì)。要利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育，通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，使廣大干部職工充分認識檔案工作的重要性，落實好依法治檔的工作機制；要結(jié)合新時期民生檔案工作的發(fā)展趨勢，按需施教，注重實效，運用“走出去、請進來”等培訓方式，既可請專業(yè)人員現(xiàn)場指導，也可到好的單位實地學習，相互借鑒，共同提高。檔案人員更要注重自學，既要學習檔案專業(yè)知識，又要學習計算機知識等與檔案管理相關(guān)的知識，做到知識面廣、業(yè)務(wù)精通。要在一定時期，保持檔案隊伍的穩(wěn)定，使檔案工作專門人才留得住、用得好，提高民生檔案管理水平。

6.加大經(jīng)費投入，確保檔案管護到位。檔案管理的好與壞，直接影響到檔案的壽命，因此，一定要加大對檔案管理工作的資金投入，引進先進的設(shè)備和技術(shù)。硬件上，要按照檔案規(guī)范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購買密集柜，要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計等必要的安全設(shè)施。要定期對檔案實體進行安全檢查，檢查是否存在水浸、霉變、粘連、字跡退色等現(xiàn)象，做好記錄，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時匯報處理，保證檔案實體的安全。軟件方面，要加強檔案信息化建設(shè)，對文件材料實行電子存檔，對歷年文件材料掃描錄入，實現(xiàn)全文數(shù)字化檢索并管理，使檔案的管理更加統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學化、簡便化，有效提高檔案利用效率，方便檔案的調(diào)閱。

總的來說，民生檔案管理工作是一門學問，一門科學，只有加強現(xiàn)代化的意識，掌握一定的管理檔案規(guī)律，以科學精神做事，才可以使民生檔案管理工作走向現(xiàn)代化，更好地為人民群眾服務(wù)。

（作者單位：石家莊市鹿泉區(qū)檔案館）