《會計檔案管理辦法》修訂內(nèi)容要點解讀（之三）

編者按：

2015年12月11日，新修訂的《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局令第79號）正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實施，本刊從第二期開始連續(xù)四期刊登國家檔案局經(jīng)科司蔡盈芳同志的文章，就《會計檔案管理辦法》進(jìn)行全方位解讀，本期對《會計檔案管理辦法》保管期限的修訂內(nèi)容進(jìn)行解讀。

會計檔案保管期限的調(diào)整是本次《會計檔案管理辦法》修訂的重要內(nèi)容，也是變化最大的內(nèi)容，廣大檔案工作者和會計人員對此疑惑較多，新舊《會計檔案管理辦法》在保管期限上如何銜接，大家也覺得難以把握。本期重點對定期保管會計檔案保管期限調(diào)整進(jìn)行解讀，并對新舊保管期限規(guī)定的銜接方法進(jìn)行說明。

保管期限調(diào)整的背景和原因

新《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“新《辦法》”或“新《管理辦法》”）將會計檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年5類調(diào)整為10年、30年2類，主要以下原因：

一是與各單位其他檔案保管期限保持一致的需要。近年來，國家檔案局對機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案的定期保管期限進(jìn)行了調(diào)整，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）分別將機(jī)關(guān)文書檔案和企業(yè)檔案的定期保管期限統(tǒng)一為10年、30年。

二是與有關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)的需要。會計檔案在很多民事案件中都作為重要證據(jù)，民事案件的訴訟時效最長為20年，加上訴訟開始前事件已經(jīng)存在一定的時間了，民事案件常常需要20年以前的會計檔案作為證據(jù)。但大部分會計檔案的最低保管期限都低于20年。某法院在經(jīng)濟(jì)糾紛案審判中曾遇到過由于會計檔案到期已銷毀而無法判定錢款是否收付的情況，后該法院專門提出司法建議指出，由于民事案件的訴訟時效最長為20年，建議將會計憑證和會計賬簿的保管期限修改為20年以上。

三是與資產(chǎn)存續(xù)期限相協(xié)調(diào)。各單位都認(rèn)為原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特別是一些與使用期超過檔案保管期限的固定資產(chǎn)相關(guān)的會計檔案，在到保管期限后，與其相關(guān)的資產(chǎn)仍在使用或存續(xù)，與此有關(guān)的會計檔案需要調(diào)閱查用。

四是貫徹以人為本的理念。會計檔案與人有關(guān)，與人有關(guān)的檔案會在較長時間內(nèi)需要查閱利用。原《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“原《辦法》”或“原《管理辦法》”）規(guī)定的保管期限遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于其他與人有關(guān)的檔案的保管期限大量，為了維持各單位員工或社會其他成員的合法權(quán)益，將會計檔案的保管期限適當(dāng)延長是必要的。

五是現(xiàn)實使用反映會計原定保管期限過短。各單位大量到了原定保管期限的會計檔案也都不銷毀，有的單位50年前的會 計檔案仍舊保留著；超過15年的憑證檔案和超過25年的賬簿檔案仍舊被查閱利用。這從一個側(cè)面反映了會計檔案保管期限有延長的必要。

六是考慮會計電子檔案特點。與紙質(zhì)載體相比，會計電子檔案對庫房等物理空間占用較少，保管成本大幅降低，具備延長保管期限的條件。

七是滿足當(dāng)前反腐需要?，F(xiàn)存會計檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)不能滿足責(zé)任追查的需要。

八是原《辦法》設(shè)定的會計檔案定期保管期限類型太多，許多會計人員和檔案人員在劃定會計檔案的具體保管期限時往往無法很好掌握。

保管期限調(diào)整的內(nèi)容

一是將定期保管期限由原《管理辦法》規(guī)定的5類合并為2類。新《管理辦法》第十四條規(guī)定，“會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年”。即將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年5類調(diào)整為10年、30年2類。會計檔案的保管期限是從“會計年度終了后的第一天算起”的。例如，2014年形成的憑證類會計資料，其歸檔后會計憑證檔案的保管期限是從2015會計年度開始起算的。

二是將憑證和賬簿2類會計檔案保管期限作了適當(dāng)延長。將所有單位的銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表，財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收部門的國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證、各收入機(jī)關(guān)編送的報表、國家金庫年報（決算），基本建設(shè)撥、貸款年報（決算），行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表和稅收會計報表的保管期限統(tǒng)一為10年。將企業(yè)的原始憑證、記賬憑證等憑證類檔案由原先的15年延長為30年。將總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助性賬等賬簿類會計檔案由原先的25年延長為30年。會計檔案移交清冊保管期限為30年。將行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證，財政總預(yù)算撥款憑證和其他會計憑證由原先的15年延長為30年。將財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收部門日記賬、總賬、稅收日記賬（總賬）、明細(xì)分類、分戶賬或登記簿由原先的25年延長為30年。這些要求主要體現(xiàn)在新《辦法》的附表1和附表2。

三是在保管期限表的設(shè)置上堅持原則性與靈活性相結(jié)合。新《辦法》第十五條第一款規(guī)定 “各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。”這意味著，各單位在劃定會計檔案保管期限表可以根據(jù)需要自行設(shè)置相應(yīng)的保管期限，但自行設(shè)置的保管期限不得低于新《管理辦法》規(guī)定的最低期限。如某單位認(rèn)為部分會計憑證比較重要，可能在未來一段較長的時期里需要查詢利用，將該批會計憑證劃定為50年。這種做法是符合新《管理辦法》有關(guān)精神和要求的。但反之則不行。即不得將憑證類會計檔案劃定為低于30年。這種原則性與靈活相結(jié)合的做法，給各單位結(jié)合實際劃定會計檔案保管期限預(yù)留了空間，有利于會計檔案的管理。

會計檔案保管期限新舊標(biāo)準(zhǔn)的銜接

為確保新《辦法》有效貫徹實施，實現(xiàn)新舊管理辦法平穩(wěn)過渡，國家檔案局聯(lián)合財政部專門就有關(guān)銜接規(guī)定下發(fā)了文件，保管期限新舊銜接是主要內(nèi)容，要求如下：

一是對已到保管期限且已鑒定但未銷毀的會計檔案的處理。已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進(jìn)行銷毀的會計檔案，應(yīng)按照新《辦法》的要求組織銷毀；已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定應(yīng)繼續(xù)保管的會計檔案，應(yīng)按照新《辦法》規(guī)定的最低保管期限，確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新的最低保管期限減去已保管期限，下同）。

二是對已到保管期限但未作鑒定的會計檔案的處理。已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進(jìn)行鑒定的會計檔案，應(yīng)按照新《辦法》的要求進(jìn)行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新《辦法》的要求組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新《辦法》規(guī)定的最低保管期限，確定繼續(xù)保管期限。

三是對未到原《辦法》規(guī)定最低保管期限的會計檔案。文件規(guī)定“未到原《管理辦法》規(guī)定最低保期限的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限重新劃定保管期限。”如2005年形成的會計憑證檔案，原定保管期限是15年，保管期限2006年起算，至2015年12月，已保管10年；按照原《管理辦法》只需再保管5年，至2020年12月，即可進(jìn)行到期鑒定，如鑒定確無繼續(xù)保存價值就可銷毀。但由于新《辦法》對憑證類會計檔案保管期限進(jìn)行了延長，該批會計檔案未到原定保管期限，其保管期限應(yīng)延長為30年，即到2035年12月才算到保管期限，可在2036年進(jìn)行到期檔案鑒定后，確無繼續(xù)保存價值即可銷毀。其他各類會計檔案的處理方法照此類推。

本文轉(zhuǎn)載自《中國檔案》

（作者單位：國家檔案局）