精細化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用

張蓉

摘要：在單位的日常管理中，辦公室一直都處在關(guān)鍵地位，是一個綜合性的管理部門。辦公室精細化管理直接影響到單位的整體形象和工作人員素質(zhì)的表現(xiàn)，還給自身管理質(zhì)量帶來影響，對整個管理流程尤為重要。因此辦公室接待工作必須做到精益求精，爭取做好辦公室接待的每一個細節(jié)工作。文章主要從精細化管理在辦公室接待工作中應(yīng)用的必要性入手，分析了精細化管理在辦公室接待工作中的具體應(yīng)用，以供參考完善。

關(guān)鍵詞：精細化管理 辦公室 接待工作 應(yīng)用

精細化管理對于辦公室接待工作的工作效率與企事業(yè)單位的運行管理具有舉足輕重的作用。所謂辦公室精細化管理，即使在傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上，實施“細致化”管理。因此在辦公室接待工作中應(yīng)用精細化管理，不僅能夠節(jié)省處理業(yè)務(wù)的時間，緩解工作人員的壓力，提升企事業(yè)單位工作的效率與質(zhì)量，還可改善工作效率，提升競爭力，從而在競爭激烈的市場中站穩(wěn)腳跟。

一、精細化管理在辦公室接待工作中應(yīng)用的必要性

現(xiàn)階段，在辦公室接待工作中應(yīng)用精細化管理，是辦公室接待工作的具體要求，也是將來辦公室發(fā)展的必然趨勢。具體表現(xiàn)為：辦公室是單位辦事的重要機構(gòu)，它具有綜合考核、工作事務(wù)以及文秘機制等功能，辦公室在單位可持續(xù)發(fā)展中起到承上啟下和協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用，辦公室接待工作直接關(guān)系到整體形象和對外名譽；辦公室接待工作側(cè)重每個工作細節(jié)的完善、細致和具體，辦公室接待工作的性質(zhì)特點決定了自身需要現(xiàn)代精細化管理。辦公室接待工作的精細化管理，要求必須將“細致”落實到每一個工作環(huán)節(jié)中，結(jié)合辦公室具體需求，將管理理念轉(zhuǎn)化為有效的管理制度，不斷探索新的管理模式，提升工作人員的規(guī)范化和精細化意識，體現(xiàn)工作的嚴謹性，以此提升辦公室的接待效率，為單位樹立良好形象。

二、精細化管理在辦公室接待工作中的具體應(yīng)用

（一）明確工作職權(quán)，加強溝通

任何單位如果沒有明確各個部門的崗位職責(zé)，工作就會出現(xiàn)混亂的情況，辦公室接待工作也不例外。辦公室接待工作實際上就是事務(wù)性工作，不能出現(xiàn)混亂。一旦出現(xiàn)任何紕漏，工作人員之間就會相互推諉，從而降低辦公室接待工作的效率與質(zhì)量，影響到發(fā)展的可持續(xù)性。因此相關(guān)負責(zé)人應(yīng)明確工作職權(quán)，將接待工作落實到部門、個人的手中，確保辦公室接待工作有序進行。除此之外，辦公室工作人員之間還應(yīng)相互溝通交流，人員之間相互理解，嚴格按照上級領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)進行，把握方向。而上級領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)人要將詳細規(guī)劃的接待方案與信息收集落實到位，適時監(jiān)督工作人員接待工作的細節(jié)，一旦出現(xiàn)問題，應(yīng)做好溝通工作，要求及時改正，為辦公室接待工作奠定扎實基礎(chǔ)。

（二）完善日常接待工作的精細化流程

辦公室接待工作與其他管理部門的工作相比，是一個沒有固定模式和隨時隨地變換服務(wù)方式的工作，要想充分發(fā)揮辦公室精細化接待工作的作用，必須完善日常接待工作的精細化流程。同時接待工作人員應(yīng)按照接待的具體情況，做到隨機應(yīng)變，及時查漏補缺，促進辦公室接待工作深層次的精細化。具體表現(xiàn)在以下幾方面：會議管理。針對會議管理的問題，辦公室接待工作人員應(yīng)詳細按照規(guī)定的標準要求來擺放會議室需要的小物件，并詳細檢查會議室的桌椅、電腦、燈光和導(dǎo)線連接是否牢固，以免出現(xiàn)差錯。特別是會議室的衛(wèi)生環(huán)境，應(yīng)定期開窗通氣，確保會議室空氣流通，為受接待者提供一個舒適、輕松的會議空間；日常工作。在日常工作時間，接待工作人員理應(yīng)做好每次常規(guī)會議參會人員、主辦單位、物品準備和座次等備案工作，方便相關(guān)工作人員查閱，一次提升會議準備工作的效率；接待管理。接待人員可按照實際情況，制定《接待服務(wù)手冊》，將收接待者的住宿房間、賓館指南、天氣預(yù)報、就餐時間、地點與日程安排詳細記錄在冊 ，方便及時了解收接待者需要的最新消息與議程安排，從細節(jié)入手，將整個接待工作的精細化服務(wù)品質(zhì)彰顯出來。例如在接待客人時，為了讓客人體會到賓至如歸的住宿感覺，接待工作人員應(yīng)詢問客人日常生活興趣、愛好，并將其詳細記錄在工作手冊中，做好備案，避免出現(xiàn)紕漏。同時在接待過程中盡量熱情、禮貌，并通過為客人提供餐后牛奶、點心、標有單位標識的相關(guān)用品與精美提示卡，來獲得客人的好感與信任，加深客人對優(yōu)質(zhì)服務(wù)的影響，以此提升單位的聲譽，為進一步工作的工作洽談奠定基礎(chǔ)。

（三）建立完善精細化管理機制

為了防止辦公室接待部門在實際進行工作過程中，發(fā)生錯誤率，除了需要完善日常接待工作的精細化流程和明確工作職權(quán)，加強溝通外，建立完善精細化管理機制對辦公室接待工作尤為重要，關(guān)乎到穩(wěn)定發(fā)展。因此相關(guān)負責(zé)人理應(yīng)建立完善精細化管理機制，制定員工激勵制約規(guī)劃，通過績效考核方式，將接待工作細致化、數(shù)字化和具體化，從而激發(fā)工作人員的工作熱情，讓他們抱有負責(zé)任態(tài)度，積極投入到自身事業(yè)中。

三、結(jié)束語

綜上所述，在辦公室接待工作中應(yīng)用精細化管理，要想提升辦公室精細化管理的質(zhì)量，必須明確工作職權(quán)，加強溝通，完善日常接待工作的精細化流程，建立完善精細化管理機制，盡可能降低接待工作的失誤率，充分發(fā)揮接待工作的作用，為單位發(fā)展的可持續(xù)性做出更大貢獻。

參考文獻：

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