內(nèi)部會(huì)計(jì)控制簡述

張新權(quán)

一、內(nèi)部控制的概念和作用

內(nèi)部控制，一般指各級管理部門在本單位、本部門內(nèi)部因分工而產(chǎn)生的相互制約、相互聯(lián)系的基礎(chǔ)上，采取一系列具有控制作用的方法、措施和程序，并即時(shí)以規(guī)范化、系統(tǒng)化、制度化，由此所形成的一整套嚴(yán)密的控制機(jī)制，也稱為內(nèi)部控制系統(tǒng)。

從財(cái)務(wù)審計(jì)的角度來看，內(nèi)部控制在一定程度上是為了規(guī)范本單位內(nèi)部行為是否合規(guī)、保證財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性，以及為了加強(qiáng)經(jīng)營管理，提高經(jīng)營效率，保護(hù)財(cái)產(chǎn)安全而設(shè)置的一系列政策和程序文件，它是實(shí)現(xiàn)經(jīng)營方針和目標(biāo)的有效管理工具和手段。因此，也越來越受到各單位的重視。

二、內(nèi)部控制的種類和內(nèi)容

一般來講，內(nèi)部控制包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制兩個(gè)方面的內(nèi)容。

內(nèi)部管理控制，主要是與內(nèi)部會(huì)計(jì)控制不直接相關(guān)、為處理單位各項(xiàng)事務(wù)、保證經(jīng)營活動(dòng)正常進(jìn)行而制定的一系列方法、措施和規(guī)定。其包括的范圍比較廣泛，如單位的人事管理、薪酬體系、培訓(xùn)計(jì)劃、會(huì)議制度、出差管理規(guī)定、技術(shù)實(shí)驗(yàn)、品質(zhì)檢查制度等等，對這些內(nèi)部事務(wù)而制定的一系列制度和文件，就屬于內(nèi)部管理控制的文字體現(xiàn)。

內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，主要是指單位為了提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，確保能按有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度執(zhí)行，而制定的一系列控制方法、措施和程序。

一般來說，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

貨幣資金方面；實(shí)物資產(chǎn)方面；采購與付款業(yè)務(wù)方面；銷售與收款方面；成本費(fèi)用方面；此外，還有對外投資、籌資、工程項(xiàng)目等方面的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。

內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重點(diǎn)，在于其控制措施的制定、執(zhí)行和監(jiān)督。由于筆者從事企業(yè)會(huì)計(jì)工作，因此，擬從企業(yè)會(huì)計(jì)的角度簡單談?wù)?，?nèi)部會(huì)計(jì)控制作為企業(yè)管理的一種手段，是如何實(shí)現(xiàn)保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)、確保財(cái)務(wù)記錄的真實(shí)可靠，以期有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化這一目標(biāo)的。

三、內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的方法措施

（一）首先是授權(quán)批準(zhǔn)制度

授權(quán)批準(zhǔn)控制，要求企業(yè)明確規(guī)定各種崗位工作的授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序和責(zé)任等等，企業(yè)內(nèi)部各級管理層必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任，保證業(yè)務(wù)交易事項(xiàng)在管理層授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行，經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。

授權(quán)批準(zhǔn)，有兩種情況，一是“一般授權(quán)”，二是“特別授權(quán)”，“特別授權(quán)”只涉及特定類別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或重大事項(xiàng)處理，超出一般授權(quán)所限制的常規(guī)交易或事項(xiàng)的范疇。

對于一個(gè)企業(yè)來說，有三大授權(quán)審批環(huán)節(jié)相當(dāng)關(guān)鍵，即：1、業(yè)務(wù)的執(zhí)行；2、貨物的進(jìn)出；3、資金的收付?？傊绻跈?quán)失控，不僅會(huì)影響到該項(xiàng)控制的執(zhí)行，相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有可能處于失控狀態(tài)，給企業(yè)造成不必要的損失。

（二）其次是職責(zé)分離制度

職責(zé)分離，即不相容職務(wù)相互分離制度，這在會(huì)計(jì)記賬、物資保管、銷售回款上體現(xiàn)最明顯。

不相容職務(wù)，是指那些如果由一個(gè)人或一個(gè)部門擔(dān)任，容易產(chǎn)生差錯(cuò)和舞弊行為，又可能掩蓋其錯(cuò)誤和舞弊行為的職務(wù)。主要表現(xiàn)為：誰授權(quán)、誰經(jīng)辦、誰記錄、誰保管、誰稽核檢查、誰報(bào)告等等，簡言之，即一人不能辦理如上所述的多種不相容業(yè)務(wù)，更不能辦理某項(xiàng)業(yè)務(wù)的全過程。

（1）還是回到會(huì)計(jì)上來看，對于貨幣資金，就必須授權(quán)、審批、收付、記錄、審核等分開由不同的人（或崗位）擔(dān)任，錢賬分開、明確分工；

（2）對于采購與付款，則有請購與審批、詢價(jià)與確定供應(yīng)商、采購的辦理與驗(yàn)收、請款與付款等職務(wù)分開，任何單位不得由同一部門或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程；

（3）銷售和收款，在《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——銷售與收款》中，則有如下一些規(guī)定：企業(yè)應(yīng)當(dāng)將辦理銷售、發(fā)貨、收款三項(xiàng)業(yè)務(wù)的部門或崗位分別設(shè)立；銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸銷貨現(xiàn)款；賒銷批準(zhǔn)職能與銷售職能分離。一般情況下，銷售人員會(huì)樂觀估計(jì)銷售數(shù)量，而不問它是否會(huì)產(chǎn)生壞賬。而賒銷的審批則可在一定程度上抑制這種樂觀傾向，因此將賒銷審批和銷售職能分離，也是一種較好的控制。

簡言之，不相容職務(wù)（職責(zé)）分離，可以概括為如下幾類：

A、授權(quán)與執(zhí)行分離； B、執(zhí)行與審核分離； C、執(zhí)行與記錄分離；

D、記錄與保管分離； E、保管與清點(diǎn)分離； F、記錄與核對分離；

G、總賬與明細(xì)賬、日記賬分離等等。

適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離有助于防止各種有意或無意的錯(cuò)誤，以便確保辦理資金收付、商品采購、銷售與收款等業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、形成有效的制約和監(jiān)督。

（三）會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制

會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的基本思路是通過對各企業(yè)所發(fā)生的各項(xiàng)能用貨幣計(jì)量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄、歸集、分類、編報(bào)等而進(jìn)行的控制。

會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制要求企業(yè)依據(jù)《會(huì)計(jì)法》和國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度，制定適合本企業(yè)的會(huì)計(jì)制度，明確會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的處理程序，建立和完善會(huì)計(jì)檔案保管和會(huì)計(jì)工作交接辦法，實(shí)行會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能。

此外，還有內(nèi)部報(bào)告控制、預(yù)算控制、風(fēng)險(xiǎn)控制和IT技術(shù)控制，以及檢查制度，每種制度措施，都是從各個(gè)不同層面，滿足企業(yè)內(nèi)部管理在時(shí)效性和針對性、節(jié)約化和效率、安全完整等方面的要求，從而保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保證企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，內(nèi)部控制可以從五個(gè)方面考察，包括：分工控制、授權(quán)控制、記錄控制、安全控制、檢查控制。而最重要的控制主要是分工和授權(quán)。再結(jié)合本文開頭提到的，三大關(guān)鍵授權(quán)審批環(huán)節(jié)：業(yè)務(wù)執(zhí)行、貨物進(jìn)出、資金收付等，在每一關(guān)鍵控制點(diǎn)，設(shè)置合理的控制措施，人人參與，假以時(shí)日，內(nèi)部控制措施得到全面施行、且一以貫之的有效執(zhí)行，并及時(shí)監(jiān)督檢查，從而確保業(yè)務(wù)活動(dòng)都能按適當(dāng)?shù)氖跈?quán)進(jìn)行，促使企業(yè)管理的經(jīng)營活動(dòng)協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行。

四、對控制的監(jiān)督

在企業(yè)的內(nèi)控運(yùn)行一段時(shí)間之后，就需要對內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)和運(yùn)行是否有效進(jìn)行評價(jià)，并根據(jù)實(shí)際情況采取必要的改進(jìn)措施。監(jiān)督對內(nèi)控能否持續(xù)有效運(yùn)行扮演者很重要的角色。

五、內(nèi)部控制的局限性

內(nèi)部控制在企業(yè)運(yùn)營過程中，雖然對企業(yè)的管理產(chǎn)生了積極影響，但仍然有賴于企業(yè)中各級人員的實(shí)施和配合。同時(shí)，從風(fēng)險(xiǎn)管理的角度來看，內(nèi)部控制是必要的，但是，需要注意的是，即使實(shí)施了良好的內(nèi)部控制系統(tǒng)，也不一定能使企業(yè)的管理變得出色，同時(shí)由于內(nèi)控系統(tǒng)會(huì)面臨發(fā)生錯(cuò)誤，因此，內(nèi)控系統(tǒng)也只能就企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供合理保證。另外，即使一個(gè)企業(yè)實(shí)施了內(nèi)控，也可能由于成本限制、串通舞弊、人為錯(cuò)誤、管理越權(quán)而導(dǎo)致內(nèi)控失效。

而企業(yè)內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的，其有效性直接依賴于負(fù)責(zé)創(chuàng)建、管理、監(jiān)督內(nèi)部控制的人員的誠信和道德價(jià)值觀念。因此，也要求企業(yè)將每個(gè)責(zé)任單位和全體員工實(shí)施內(nèi)部控制的情況納入績效考評體系之中，以期實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的持續(xù)有效運(yùn)行，從而為企業(yè)帶來價(jià)值。