二元工作流模式在協(xié)同管理應(yīng)用領(lǐng)域的研究①

袁海濤

（遼寧經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院公共管理系，遼寧沈陽(yáng)110122）

二元工作流模式在協(xié)同管理應(yīng)用領(lǐng)域的研究①

袁海濤

（遼寧經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院公共管理系，遼寧沈陽(yáng)110122）

工作流是協(xié)同管理軟件的核心，二元工作流融合了管理制度的剛性流程和人性的柔性流程，通過流程震蕩、流程變更、流程自由功能，采用智能表單、流程管控、多維呈現(xiàn)等工具，能夠較好地實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理目標(biāo)。

工作流；二元工作流；協(xié)同管理；模式與功能；局限性

一、工作流理論

工作流（workflow）不僅是協(xié)同管理軟件的核心，也是協(xié)同軟件管理思想中的主要理論模型。

（一）工作流的時(shí)間特性

工作流理論將業(yè)務(wù)看作所有構(gòu)成管理要素的集合，在這個(gè)集合中，它涉及的所有的各個(gè)要素都將會(huì)根據(jù)不同業(yè)務(wù)的發(fā)展需要被進(jìn)行重新整合，整合之后從而演化出各種不同類型的功能。其內(nèi)在的含義是告訴我們，在管理的組織形態(tài)中，即使其他所有的要素都在不斷地變化著，但是時(shí)間還是絕對(duì)的。

（二）工作流的制度特性

由于工作流的主導(dǎo)思想來(lái)自制度管理學(xué)派，因此它對(duì)制度存在一定的依賴性。在中國(guó)的協(xié)同發(fā)展過程中，有關(guān)方面先期在制度的發(fā)展與建設(shè)上投入大量的人力與物力，現(xiàn)在看來(lái)已經(jīng)取得了一些有效的成果。協(xié)同軟件與傳統(tǒng)紙質(zhì)流程之間互相轉(zhuǎn)換圖所展示的轉(zhuǎn)換過程是在協(xié)同管理領(lǐng)域中人們所認(rèn)同的一個(gè)思維工具，很好地展現(xiàn)了將傳統(tǒng)的紙質(zhì)流程轉(zhuǎn)化為協(xié)同軟件的操作規(guī)律（如右圖所示）。筆者總結(jié)為：協(xié)同規(guī)則由權(quán)限、流程和表單構(gòu)成。同時(shí)，這一公式也充分揭示了在進(jìn)行協(xié)同管理中所應(yīng)用到的核心工具：權(quán)限、流程、表單。

協(xié)同軟件與紙質(zhì)流程之間的互換圖

二、二元工作流的探索

二元工作流中所提出的“二元”充分融合了管理中所熟悉的管理的剛、柔兩方面，筆者把協(xié)同管理中的由自循環(huán)系統(tǒng)所達(dá)成的組織級(jí)的協(xié)同工作稱之為“一元”，即剛性流程。此外，筆者把具有中國(guó)特色的人性化管理，稱之為二元工作流的另“一元”，即自由協(xié)同。

（一）二元工作流的管理思想模式

1.剛?cè)嵯酀?jì)

在協(xié)同管理中，剛性流程能夠做到與柔性流程相輔相成，共同作用保障管理工作流的順利運(yùn)行。在其中，剛性制度、流程、權(quán)限等都被固化下來(lái)，人們?cè)谌粘９ぷ髦斜仨毎凑者@個(gè)進(jìn)行，不能隨便處理。

但同時(shí)，中國(guó)式的人性化管理系統(tǒng)也支持對(duì)功能用戶進(jìn)行自定義的改動(dòng)，而不必修改代碼，而往往這么做所體現(xiàn)出來(lái)的柔性化的改動(dòng)會(huì)更加適應(yīng)實(shí)際情況，致使傳統(tǒng)管理中的剛性流程不再那么僵化死板，這樣在全新的協(xié)同管理中能夠使剛、柔兩種力量同時(shí)存在，相輔相成。

2.剛?cè)岵⑴e

二元工作流管理思想模式中的剛性和柔性流程不僅可以同時(shí)存在，還獨(dú)立發(fā)揮著作用。在二元工作流中，針對(duì)同一個(gè)事情，在應(yīng)用剛性流程的同時(shí)，還應(yīng)使用柔性流程，用這兩種流程各自的作用來(lái)疊加來(lái)提升管理效率。

3.以柔克剛

二元工作流的特點(diǎn)是在處理那些難以建立剛性流程的行為中凸顯與眾不同。在實(shí)施過程中，應(yīng)用的協(xié)同軟件會(huì)為構(gòu)建一個(gè)異于常規(guī)的工作流提供支持，并保證其能夠正常平穩(wěn)的運(yùn)行，以報(bào)銷流程為例：

假如企業(yè)由于某種特殊原因，發(fā)生了一張數(shù)額巨大的接待費(fèi)用發(fā)票，由于審批權(quán)限的原因，它顯然超出了主管級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限，而此時(shí)假若按照剛性報(bào)銷流程進(jìn)行的話，顯然是“越權(quán)犯上”，那么只能先以非常規(guī)措施，將事情向主管乃至總經(jīng)理進(jìn)行匯報(bào)，在獲得他們的理解和同意后，再找一個(gè)制度允許的方式來(lái)走剛性報(bào)銷流程，這樣才能將事情辦妥。

4.外柔內(nèi)剛

在這個(gè)過程中，主要以剛性流程為主，而在某些特別環(huán)節(jié)可以表現(xiàn)的得柔性一些，目的是提高本流程被接受和認(rèn)可的可能性。在組織中，很多時(shí)候需要堅(jiān)持原則，按照規(guī)章制度辦事，但是在具體處理中可以講究方式方法，把某些環(huán)節(jié)處理得更人性化一些，讓原則不被人所抵制。二元工作流中，要允許將剛性工作流轉(zhuǎn)化為柔性方式來(lái)處理。

比如在某些重大報(bào)銷流程中，協(xié)同軟件應(yīng)該允許將流轉(zhuǎn)制轉(zhuǎn)化為協(xié)商制，即全部環(huán)節(jié)都由人與人的直接協(xié)商往前推進(jìn)，其中可能有反復(fù)、協(xié)調(diào)和商量，與報(bào)銷模板的流程會(huì)大相徑庭，但總的原則卻還是遵照?qǐng)?bào)銷制度來(lái)進(jìn)行的。

由此可見，二元工作流的思想模型是多種多樣的，它并非絕對(duì)的“二元對(duì)立”，也不是中庸的“二元混用”，而是實(shí)際問題實(shí)際分析，為問題的解決提供各種可能性，并以技術(shù)手段來(lái)保證所有可能性的實(shí)現(xiàn)。

（二）二元工作流的典型功能

二元工作流的特別功能主要包括流程震蕩、流程變更和流程自由三種類型。

1.流程震蕩

流程震蕩屬于“動(dòng)態(tài)改變”，在整個(gè)流程中它更多強(qiáng)調(diào)流程的往復(fù)性，最終以實(shí)現(xiàn)協(xié)同過程中的信息反饋、閉環(huán)控制的需求。處于震蕩形態(tài)中的工作流可以自始至終地處于運(yùn)動(dòng)狀態(tài)，以致最終達(dá)成終極結(jié)果，在運(yùn)行中它始終處于動(dòng)態(tài)平衡狀態(tài)，更好地展現(xiàn)了“外柔內(nèi)剛”的主要思想。

通過二元工作流中的流程震蕩，可以清楚地看到剛?cè)嶂g的靈動(dòng)配合關(guān)系。它的運(yùn)行將“柔”這個(gè)性質(zhì)發(fā)揮到極點(diǎn)，但又能讓它轉(zhuǎn)化為實(shí)際流程的操作和運(yùn)行。

2.流程變更

流程變更是指對(duì)剛性流程進(jìn)行的改造與完善，主要目的是為了讓它能夠適應(yīng)特殊的或新的協(xié)同需求。在組織中的剛性流程，由于它們的來(lái)源原因，以至于它們往往并不能很好地符合組織的實(shí)際工作需求特性，就更不要說適應(yīng)不同的管理者風(fēng)格的問題了。

而協(xié)同軟件的流程變更這一功能為剛性流程的改善提供了可能。經(jīng)過改造后的變更流程，有可能是一次性的，也有可能被重新定義為剛性模板，這樣就能為后續(xù)相似協(xié)同活動(dòng)所復(fù)用。而在這一過程中通過對(duì)流程變更所進(jìn)行的監(jiān)測(cè)、總結(jié)與分析，就可以很容易地發(fā)現(xiàn)流程在實(shí)際運(yùn)行方面的規(guī)律和特性，這樣就可以對(duì)原有的剛性流程進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)改造。協(xié)同軟件正是因?yàn)橛辛诉@一功能，才能將“二元工作流”從思想變?yōu)榭蓪?shí)際操作的功能。

3.流程自由

流程自由是指在協(xié)同軟件的二元工作流中，可以不使用現(xiàn)有的任何流程，從無(wú)到有創(chuàng)建一個(gè)流程，并可以按照自己的意愿推動(dòng)該流程運(yùn)行發(fā)展，直至最終達(dá)成完整的協(xié)同。從理論上講，這種協(xié)同可以沒有制度性、時(shí)間性和流向性，它可以自由運(yùn)行，由任何力量推動(dòng)，向任何方向發(fā)展，帶來(lái)意料之外的結(jié)果。這種狀況，可以叫作自由協(xié)同。

（三）二元工作流的實(shí)現(xiàn)工具

在協(xié)同軟件中有一系列具體技術(shù)和工具，這里筆者主要分析其中最重要的三種：智能表單、流程管控、多維呈現(xiàn)。

1.智能表單

智能表單將管理中的制度流程與要素很好地結(jié)合起來(lái)，讓兩者生成一張具有某種規(guī)律性的表格，然后在參與者手中流轉(zhuǎn)、審批。通過它，協(xié)同軟件可以在人員、制度、流程之間自由轉(zhuǎn)換，這樣不僅確保了管理制度的剛性，同時(shí)又實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的柔性。

2.流程管控

流程管控是指協(xié)同軟件為每一個(gè)參與者所提供的各種檢查、監(jiān)控及督促流程進(jìn)展的方法和手段。

流程管控是協(xié)同軟件應(yīng)用中的重要功能，它雖然在運(yùn)行過程中與工作流沒有交集，但在實(shí)際管理應(yīng)用中確是與工作流所涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)密不可分，并在特定的時(shí)候發(fā)揮作用。

3.多維呈現(xiàn)

二元工作流的信息在兩個(gè)層面呈現(xiàn)多樣性。在系統(tǒng)的協(xié)同管理應(yīng)用中由于所涉及的信息在溝通環(huán)節(jié)上反復(fù)的比較多，因此很難做逐一展示。

三、二元工作流的局限性

（一）工作流并非徹底的協(xié)同理論

在工作流理論中，“協(xié)同”是一種以信息為中心、非結(jié)構(gòu)化的行為，這一方面揭示了工作流理論對(duì)協(xié)同行為的誤解，另一方面也從反面說明了協(xié)同軟件與工作流的確存在本質(zhì)差異。從中國(guó)的協(xié)同管理思想史上來(lái)看，筆者所提倡和貫徹的協(xié)同理論架構(gòu)與工作流理論中的以流程為核心、結(jié)構(gòu)化等特征完全是兩碼事。

（二）二元未能突破協(xié)同難點(diǎn)

管理學(xué)理論的發(fā)展早就說明了人不僅是“經(jīng)濟(jì)人”，還是“社會(huì)人”。組織中的人除了是員工，還是一個(gè)社會(huì)人，他的行為方式，絕非簡(jiǎn)單的工作流程可以設(shè)定、限制和規(guī)約的。所以說，二元工作流的應(yīng)用發(fā)展也有自己無(wú)法解決的難點(diǎn)：

1.人的主觀能動(dòng)性

筆者所希望的是參與協(xié)同中的每一個(gè)人都能夠自愿參與協(xié)同，并通過良好協(xié)同運(yùn)行以最終達(dá)到自身價(jià)值的追求，而不是處于“被協(xié)同”的狀態(tài)。

2.信息的自由傳遞

在整個(gè)協(xié)同中需要依靠大量的信息，而信息的傳遞是依靠一種傳遞自由的機(jī)制，而不是在后臺(tái)就預(yù)先設(shè)定好的規(guī)則。

3.組織的不確定性

二元工作流的運(yùn)行程度還是受制于組織的正規(guī)化程度。如果組織是處于高度制度化、流程化的，那么二元工作流就能很好發(fā)揮作用；但是，如果組織是處于非常規(guī)狀態(tài)，則它將失去架構(gòu)的基礎(chǔ)條件。

四、解決二元工作流協(xié)同管理局限性的建議

筆者對(duì)二元工作流在協(xié)同管理中的應(yīng)用做了一個(gè)較為系統(tǒng)的闡述，由此可見它不僅有理論源流，還有完善的思維模式、功能設(shè)計(jì)及工具實(shí)現(xiàn)。以二元工作流為特征的協(xié)同軟件，觸及到了協(xié)同管理本質(zhì)，做了“從大處下手，從小處上手”。

解決二元工作流協(xié)同管理的局限性，建議從發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，促進(jìn)信息的自由傳遞，提高組織的制度化、流程化程度等方面著手，當(dāng)然，人們對(duì)二元工作流的苛求，是源于對(duì)協(xié)同管理未來(lái)發(fā)展的期待。協(xié)同軟件迄今為止在中國(guó)也只不過走過了十幾年的時(shí)間，按照“低頭插秧”的態(tài)度，現(xiàn)在只不過剛把秧苗插上，把協(xié)同管理這塊土地播上種，未來(lái)還需要研究者和實(shí)踐者為中國(guó)協(xié)同管理發(fā)展不斷努力。

〔1〕王力，趙渤.管理學(xué)流派思想評(píng)注圖鑒〔M〕.北京：社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)出版社，2011：109.

〔2〕〔美〕約翰·奈斯比特.梅艷，譯.大趨勢(shì)——改變我們生活的十個(gè)新方向〔M〕.北京：中國(guó)社會(huì)科學(xué)出版社，1984：38.

〔3〕〔美〕曼紐爾·卡斯特.網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的崛起〔M〕.北京：社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)出版社，2006：64-70.

〔4〕范玉順.工作流管理技術(shù)基礎(chǔ)〔M〕.北京：清華大學(xué)出版社，2001.

〔5〕Wil vander Aalst.工作流管理——模型、方法和系統(tǒng)〔M〕.北京：清華大學(xué)出版社，2004.

〔6〕許艷.基于數(shù)據(jù)庫(kù)的工作流管理的研究〔J〕.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2008，（13）：248.

〔7〕徐屹.基于工作流技術(shù)的管理信息系統(tǒng)的研究與開發(fā)〔J〕.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2009，（10）：1248.

（責(zé)任編輯 煜旸）

C93-03

A

1672-5646（2017）02-0017-03

①本文系遼寧省社科聯(lián)2016年度課題“‘二元工作流’模式在協(xié)同管理應(yīng)用領(lǐng)域的研究——以教育協(xié)同辦公軟件為例”的階段性成果，負(fù)責(zé)人：袁海濤，編號(hào)：lslgslhl-073。

袁海濤（1976-），男（回族），遼寧丹東人，主要從事信息科學(xué)管理研究。