淺析人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的作用

李欣

摘 要：隨著我國經(jīng)濟地不斷發(fā)展，國內(nèi)的各個行業(yè)都開始嘗試與國際接軌，以期帶給自己更加長遠的發(fā)展，醫(yī)療市場也是如此。為了提高國內(nèi)的醫(yī)療技術(shù)水平，我國的醫(yī)療相關(guān)從業(yè)人員加深了與國際市場的合作，在帶來機遇的同時，挑戰(zhàn)也不可避免。在這種情況之下，醫(yī)院的人力資源管理問題便成為了醫(yī)院不可忽略的問題。本文就人事檔案在醫(yī)院人力資源管理當(dāng)中起到的作用進行了探索與研究。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源；醫(yī)院；作用

從歷史發(fā)展過程當(dāng)中的經(jīng)驗來看，人是組成一個企業(yè)與機構(gòu)的重要部分，也是企業(yè)與機構(gòu)壯大的不可或缺的條件。然而，人事檔案基本上涵蓋了一個人的大致的人生軌跡，從人事檔案上我們可以大概的看出一個人的經(jīng)歷與抱負，性格與能力。因此，根據(jù)人事檔案企業(yè)基本上便可以篩選出自己所需要的人才，并且能夠大致的了解這個人的情況，在做出一些決定時也可以根據(jù)每個人的具體條件來執(zhí)行，從而使得每個人都可以做到能量的最大化貢獻，促進企業(yè)的發(fā)展。相對一般企業(yè)來說，醫(yī)院的人員編制更為復(fù)雜，人事檔案的重要性便更為突出了。

一、人事檔案的作用

1.員工職位變動的重要依據(jù)。在醫(yī)院的日常工作當(dāng)中總會涉及到員工的績效考核，工作情況評估等，這些工作情況的記錄一般都會與員工的薪酬分配以及職位升遷等有著密切的關(guān)系。這便需要醫(yī)院的人力資源使用到員工的人事檔案，根據(jù)員工的工作業(yè)績，能力等進行全方位的評定，并依此做出合理的人事安排，以保證醫(yī)院工作效率的不斷提升。

2.優(yōu)化人力資源的合理配置。人之所以為人，便一定會有其存在的價值。每個人都有屬于自己的閃光點，只要在合適的職位上，充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，則會起到令人驚喜的效果。因此，用人單位在篩選人才的時候應(yīng)當(dāng)注意選擇適合該職位的人才，做到人盡其才。然而，想要做到深入的了解一個人，緊靠短短的幾分鐘的面試時間是遠遠不夠的，此時，人事檔案的優(yōu)越性便顯現(xiàn)出來了。從人事檔案當(dāng)中，我們可以看出一個人的許多方面，從而使簡短的面試變得充實起來，面試者的形象也豐滿起來，極大程度上地方便了企業(yè)人員選拔人才。

二、人事檔案發(fā)揮作用時遇到的問題

1.醫(yī)院忽視檔案管理問題。在目前的環(huán)境下，大多數(shù)醫(yī)院并不重視人事檔案的管理問題，也不看好人事檔案在人力資源管理中所起到的積極作用。因此，這些醫(yī)院在人事檔案管理上極少投入財力和人力，更遑論安排專業(yè)的團隊與部門對人事檔案進行管理了。

2.人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低。由于醫(yī)院長期以來對人事檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致了從事檔案管理的工作人員也并不在意這份工作本身，對待工作敷衍，平時工作懶散。再加上醫(yī)院本身在招聘時也并未對檔案管理的工作人員進行嚴格的篩選，從事這項工作的人員通常并不具備專業(yè)的管理能力，對人事檔案資料的收集、整理與保存等工作不熟悉。他們也缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，對人事檔案的保密意識不強，這往往導(dǎo)致了醫(yī)院人事資料的泄露。

3.人事信息更新滯后。醫(yī)院的人事調(diào)動經(jīng)常會根據(jù)醫(yī)務(wù)人員的個人信息來安排，但是醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員的人事資料往往不能夠及時更新，現(xiàn)存的人事信息大多數(shù)已經(jīng)不完整或是有錯誤，這便容易誤導(dǎo)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作出不正確不合理的判斷。

三、改進人事檔案現(xiàn)狀的建議

1.提高檔案管理人員的工作水平。醫(yī)院可以定期開展檔案管理人員的培訓(xùn)活動，根據(jù)其平時的工作內(nèi)容制定培訓(xùn)目標(biāo)，也可以根據(jù)員工的表現(xiàn)酌情獎勵，提高積極性。在一個階段的培訓(xùn)完成之后，可以開展一個與培訓(xùn)內(nèi)容相關(guān)的競賽類活動，使得員工能夠?qū)W(xué)習(xí)的內(nèi)容充分運用到具體的工作當(dāng)中去，做到真正的學(xué)以致用。再者，醫(yī)院在招聘檔案管理人員時應(yīng)當(dāng)注意專業(yè)對口，選擇專業(yè)的或是有相關(guān)管理經(jīng)驗的人才來擔(dān)任這項工作，做到事半功倍。與此同時，醫(yī)院可根據(jù)員工的工作情況來保留一部分員工，然后招收一些新的人才進入，保證人才的流動性，刺激老員工的積極性。

2.提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對人事管理的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)的所作所為基本上是一個集團或者企業(yè)員工行為的標(biāo)桿，即“上有所好，下必甚之”。只有醫(yī)院的核心人物對檔案管理工作重視之后，員工才能體會到該項工作的重要性，并且開始認真負責(zé)的踐行領(lǐng)導(dǎo)的要求，然后用自己飽滿的熱情為醫(yī)院服務(wù)。相關(guān)政府部門也應(yīng)開展相關(guān)的宣講會，給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)闡述完善人事檔案管理機制的重要性，并且應(yīng)該強調(diào)出人事檔案的有效管理對醫(yī)院的發(fā)展與壯大所起到的作用，潛移默化地改變醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的看法。

3.設(shè)立單獨的檔案管理部門。將檔案管理這一工作設(shè)立一個單獨的部門，方便管理。并且根據(jù)日常所需給予必要的款項，購買所需的設(shè)備。從而使得檔案管理這一工作形成一個體系，對平時的工作人員的考核也有了一個系統(tǒng)的評估，減少了管理當(dāng)中的漏洞，同時也避免了個別工作人員妄圖通過管理系統(tǒng)的缺陷來獲取利益的行為。通過專業(yè)化的培訓(xùn)與管理，大大地提高了從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)，減少了醫(yī)院工作人員人事資料外泄的情況。

4.人事檔案管理信息化。隨著電子科技的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)已經(jīng)逐漸取代了紙質(zhì)檔案的地位，并逐漸有成為主流的趨勢。在這種大環(huán)境的影響之下，人事檔案信息化管理也將成為必然。從本質(zhì)上來看，人事檔案信息化存在許多的優(yōu)勢。首先，它避免了紙質(zhì)檔案容易損毀與丟失的缺點，存在醫(yī)院自己的信息庫當(dāng)中，一般還會有備份，基本上等于上了雙重保險，十分可靠。再者，信息化之后檔案泄漏的風(fēng)險大大降低。醫(yī)院建立起自己的網(wǎng)站與信息庫，將人事檔案存放在只有專人才可進入的資料庫當(dāng)中，規(guī)避了資料泄漏的風(fēng)險。最后，檔案信息化管理之后方便了人事資料的更新。電子信息處理數(shù)據(jù)較人腦來說相對靈活，并且不容易出錯，人事資料一旦有了變動，便將其輸入進專門的資料庫當(dāng)中保存，便不再存在紙質(zhì)檔案查找的困難性。

四、結(jié)語

人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中有著不可忽視的作用，是醫(yī)院發(fā)掘人才，選拔人才，任命人才以及制定決策的重要參考依據(jù)。人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，將不斷推動醫(yī)院人力資源管理工作高效進行。因此，提高對人事檔案管理工作的重視，力求將醫(yī)院的人力資源管理做到漸臻完美，并做到全面保護醫(yī)務(wù)人員的隱私不被泄漏。

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