淺談新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

鄧良城

摘 要：隨著社會(huì)的迅猛發(fā)展，人們的生活也有了翻天覆地的變化，生活的質(zhì)量越來(lái)越高，各個(gè)行業(yè)也都有了全新的起色。伴隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作的要求也隨之變高。但是人們總是有一種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，認(rèn)為檔案管理工作并不重要，這是對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)出現(xiàn)了嚴(yán)重的偏差，檔案管理工作無(wú)論是對(duì)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位而言，還是對(duì)選擇人才、優(yōu)化管理制度而言都有著極為重要的作用，因此，它有著至關(guān)重要的地位。文章對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了具體的分析，并對(duì)其規(guī)范化展開了細(xì)致地闡述，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)從業(yè)人員帶來(lái)一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；規(guī)范化；新形勢(shì)

檔案管理工作并不是可有可無(wú)的工作，它有著極為重要的作用，所以在做檔案的管理時(shí)要與時(shí)俱進(jìn)，隨時(shí)更新，利用科學(xué)化的管理方法來(lái)規(guī)范檔案工作，對(duì)單位的建設(shè)與發(fā)展起到一定的助力作用，也能夠進(jìn)一步適應(yīng)社會(huì)的需要，對(duì)社會(huì)的發(fā)展有著較為積極的作用。每個(gè)單位都需要有管理部門，對(duì)其檔案進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化管理，這對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展和進(jìn)步將會(huì)有著極為重要的影響。如果能夠?qū)n案管理工作做好，那么不但能夠節(jié)約人員開銷、降低成本，對(duì)整個(gè)工作而言又具有著事半功倍的效果。因此，檔案工作者要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況，與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)豐富自身的職業(yè)素養(yǎng)，擴(kuò)充自己的知識(shí)面，立足于將工作進(jìn)一步完善與優(yōu)化。此外，對(duì)這項(xiàng)工作的責(zé)任感也是非常重要的，要積極努力地投身于工作當(dāng)中，從而創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益，使其管理工作逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化的道路。

1 全新認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要意義

想要將檔案管理工作做好，首先需要檔案管理者具有較高的責(zé)任意識(shí)以及工作的責(zé)任心。對(duì)檔案管理工作還要有全新的認(rèn)識(shí)，這樣才能進(jìn)一步將工作不斷完善。將這項(xiàng)工作做好，對(duì)整個(gè)單位發(fā)展而言有著非常重要的意義。檔案管理工作有著承上啟下的作用，它不但是對(duì)現(xiàn)有工作的總結(jié)還是對(duì)歷史工作的歸納，具有書寫歷史真實(shí)面貌的重要意義，并且它對(duì)衡量人員工作質(zhì)量和工作效率而言，也有著不可替代的作用。檔案管理工作規(guī)范化是當(dāng)前工作發(fā)展的需要，也是一個(gè)單位放眼未來(lái)，規(guī)劃未來(lái)的重要依據(jù)。通過(guò)檔案的記載，能夠明確單位的工作現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)其存在的諸多不足，加以改正，這對(duì)工作的進(jìn)一步開展有著不可替代的作用。對(duì)企業(yè)而言，檔案管理工作不但能夠給經(jīng)營(yíng)者和決策者一定的理論依據(jù)，還可以為企業(yè)與多放的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。當(dāng)前社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)已趨向白日化，要從根本上使工作得到進(jìn)一步改善，則需要不斷創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新思維，從而使工作與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)步與發(fā)展。

2 強(qiáng)力防御檔案管理工作的邊緣化

科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，社會(huì)的發(fā)展之快也超出了人們的想象。信息技術(shù)得到了廣泛普及，這也給人們的生活帶來(lái)了便利。檔案工作是一個(gè)傳統(tǒng)性的工作，也伴隨著人們生活的節(jié)奏加快，漸漸被遺忘和淡化，它的重要性已經(jīng)被不知不覺地被忽略。這也給很多人帶來(lái)了錯(cuò)誤的思維，認(rèn)為檔案管理工作已經(jīng)不再重要。一些檔案管理人員自身的職業(yè)素養(yǎng)不夠高，這也是他們對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)不夠造成的。工作過(guò)于敷衍，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，這也給檔案管理工作帶來(lái)了一定的弊端。一旦這種現(xiàn)象沒(méi)有被及時(shí)遏制，不斷擴(kuò)展，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案管理帶來(lái)巨大的不利影響。因此，要想將檔案管理工作進(jìn)一步優(yōu)化，則需要扭轉(zhuǎn)其錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，改變管理的模式，利用科學(xué)的方法防止檔案管理工作的邊緣化。

3 切實(shí)加強(qiáng)依法管理檔案的工作力度

3.1 依法管理，建章立制

檔案管理工作法制化非常重要，這也是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，同時(shí)為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化有著進(jìn)一步的保障，因此要依法治檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的載體也在發(fā)生著翻天覆地的變化，從傳統(tǒng)的工具逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楫?dāng)前現(xiàn)代化信息化的設(shè)備，所以，要適應(yīng)當(dāng)前的情況，檔案管理工作不斷更新才能追趕上時(shí)代發(fā)展的潮流，這樣也才能推進(jìn)其工作的發(fā)展。檔案管理工作人員要有高度的責(zé)任感，緊迫的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，并且在工作多方面要學(xué)會(huì)不斷完善與自我提高，依照規(guī)范化的規(guī)章制度來(lái)展開工作，因地制宜，科學(xué)靈活，使整個(gè)工作發(fā)揮出更高的社會(huì)作用。

3.2 求實(shí)創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)

隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)發(fā)展的速度越來(lái)越快，而當(dāng)今社會(huì)也成為了信息化的社會(huì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及了人們的日常生活，同時(shí)也給人們的生活帶來(lái)了諸多便利。檔案管理工作也要緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷適應(yīng)新的技術(shù)，將自身工作得以創(chuàng)新與優(yōu)化，在豐富專業(yè)知識(shí)的同時(shí)還要使工作效率得到提高。要進(jìn)一步將計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，將基礎(chǔ)的、原始的工作從人的手工操作脫離出來(lái)，充分利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，這樣能夠提高工作的效率。雖然信息化給檔案管理工作減輕了負(fù)擔(dān)，縮短了工作時(shí)間，但是它卻存在著一些安全隱患，因此要將文件進(jìn)一步安全化規(guī)范化，還需要有電子文件安全管理制度來(lái)進(jìn)一步完善檔案的管理?？梢栽陔娮游募芾硐到y(tǒng)的操作上進(jìn)行一定的加密設(shè)計(jì)，從而提高安全度。比如，電子簽章、口令管理、指紋識(shí)別等等。這樣對(duì)文件的安全性有了明顯的提升。

3.3 科學(xué)規(guī)范，提高效能

合理有效的檔案運(yùn)用對(duì)把握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本規(guī)律和發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒意義，加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的在于為社會(huì)和國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。檔案自身價(jià)值能夠得以實(shí)現(xiàn)往往是通過(guò)檔案利用來(lái)表現(xiàn)出來(lái)的。所以，想要將自身價(jià)值表現(xiàn)充分，那么將檔案的開發(fā)和利用這塊做好非常重要。在當(dāng)前信息社會(huì)，資源往往能夠得到共享，因此有效開發(fā)檔案資源，并將信息不斷共享非常必要。這也是接下來(lái)進(jìn)一步發(fā)展的趨勢(shì)。檔案管理人員需要將檔案的收集、整理、鑒定的等工作完善，在此之后還需要做好相應(yīng)的保管工作。切合實(shí)際的快捷的檢索工具，還需要參考每個(gè)單位的不同特點(diǎn)來(lái)制定，從而滿足工作的需求。保管好檔案十分重要，而對(duì)一些特殊的檔案可以給使用者復(fù)印件，不可將原件隨便外借。在做好對(duì)檔案的保管之后，還需要將庫(kù)房的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作做好，這樣一來(lái)，就從里外都對(duì)檔案管理的安全性有了一定程度上的保證。社會(huì)在不斷進(jìn)步，人們的生活也在每天發(fā)生著變化，對(duì)于每項(xiàng)工作而言找出新的途徑與方法，與時(shí)俱進(jìn)，增加其社會(huì)效益，才能最終促進(jìn)工作的進(jìn)一步發(fā)展與壯大。

4 結(jié)束語(yǔ)

科學(xué)技術(shù)日新月異，社會(huì)經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展。而人們的生活每天都在不斷變化，如何提升自身能力，將工作進(jìn)一步做好非常關(guān)鍵。將先進(jìn)的科學(xué)規(guī)范用于檔案管理工作中，不但能夠提升管理部門對(duì)這項(xiàng)工作本身的工作效率，還間接的對(duì)社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步產(chǎn)生不小的助力。實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，從而做到與時(shí)俱進(jìn)，開創(chuàng)檔案管理的新局面，將會(huì)是未來(lái)發(fā)展的方向和動(dòng)力。

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