移動互聯(lián)網時代高校迎新系統(tǒng)的建設與實踐

方丹

摘要：移動互聯(lián)網是移動通信和傳統(tǒng)互聯(lián)網融合的產物， 能夠讓用戶隨時隨地隨心地接入互聯(lián)網。迎新系統(tǒng)是高校進行新生信息管理與服務的平臺，互聯(lián)網時代下傳統(tǒng)的迎新模式已無法適應當前的需求。文章分析了新形勢下高校迎新系統(tǒng)的研究現(xiàn)狀和解決方案，并探討了今后的研究方向和發(fā)展趨勢。

關鍵詞： 移動互聯(lián)網；迎新系統(tǒng)

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）04-0031-03

Abstract：The Mobile Internet is an integrated product of the traditional internet and mobile communications， let everyone access to the Internet anytime and anywhere.The enroll system provides information management and services for freshman，but the traditional enroll model can no longer be adapted to current needs. Article is focused on the research status and solutions of university enroll system， and future development trends were discussed.

Key words：mobile internet； enroll system

1 概述

移動互聯(lián)網是以移動網絡作為接入網絡的互聯(lián)網及服務，具有移動、即時、便利等特點。根據中國互聯(lián)網絡信息中心發(fā)布的《第39次中國互聯(lián)網絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》，“截至2016年12月，我國網民規(guī)模達7.31億，其中手機網民規(guī)模達6.95億，增長率連續(xù)三年超過10%。臺式電腦、筆記本電腦的上網比例繼續(xù)呈下降態(tài)勢，使用手機上網的網民規(guī)模保持快速增長。”接入終端的變化促進了互聯(lián)網業(yè)務的發(fā)展中心逐步從以PC為中心轉變?yōu)橐允謾C為中心。隨著移動互聯(lián)網的不斷深入廣泛應用，主要面向PC端的各類網絡應用已經不能滿足新形勢下的用戶需求。

高校迎新系統(tǒng)是實現(xiàn)高校新生入學報到工作的綜合服務平臺，國內高校大多專門建設了迎新系統(tǒng)，用于完成研究生和全日制本科生的迎新業(yè)務辦理等工作。為了更好地契合移動互聯(lián)網時代的發(fā)展，部分高校對迎新系統(tǒng)的建設模式進行了改造和升級，主要發(fā)展趨勢為由PC端為主轉變以移動端為主，由單一的固定業(yè)務流程轉變?yōu)殪`活的可自定義業(yè)務流程，由管理工作為重心轉變?yōu)槊嫦蚍諡橹匦?，?chuàng)新管理流程，實現(xiàn)數(shù)據共享，構建高效、互聯(lián)、統(tǒng)一的迎新信息服務與管理平臺。

2 建設方案

2.1 總體規(guī)劃

根據迎新過程的管理和服務特點，結合移動互聯(lián)網時代發(fā)展需求和學校實際情況，廣東外語外貿大學迎新系統(tǒng)分為迎新網站、數(shù)據準備、新生服務和現(xiàn)場迎新四個部分，具體模塊見圖1。其中，迎新網站包括信息發(fā)布、登錄系統(tǒng)兩大功能；數(shù)據準備包括新生數(shù)據、輔導員帶班、分班編學號、分宿舍等；新生服務包括服務設置、網上報到、查詢統(tǒng)計；現(xiàn)場迎新包括流程和批次設置、現(xiàn)場報到、迎新統(tǒng)計。新生服務和現(xiàn)場迎新在PC端和移動端均實現(xiàn)相應功能。

整個迎新工作耗時長、涉及部門多、業(yè)務流程復雜，按照學校常規(guī)迎新方案，迎新工作涉及的部門有教務處、學生處、財務處、后勤處、保衛(wèi)處、組織部、教育技術中心等，主要流程見圖2。具體包括：學生處進行輔導員帶班設置，設置新生服務、現(xiàn)場迎新的業(yè)務流程和人員授權，組織新生輔導員完成新生分班，再由教務處完成新生編學號；教育技術中心對新生照片格式進行批量處理并為新生分配卡號，將新生信息和照片交付制卡廠進行制卡；后勤處進行各學院宿舍房源分配，并組織新生輔導員完成新生分宿舍；新生登錄系統(tǒng)完成信息查詢和網上報到，各職能部門、學院查詢信息采集結果；財務處根據新生專業(yè)和宿舍信息制定收費標準并進行網上扣費；迎新當天，各學院組織完成現(xiàn)場報到，保衛(wèi)處、組織部分別完成戶籍、組織關系等業(yè)務；整個過程中，各類人員可根據自身權限實時查詢迎新進度和結果。

2.2 建設目標

高校迎新系統(tǒng)的建設不僅是為了完成迎新工作的各項管理任務，更主要的是面向不同角色提供所需的優(yōu)質服務。具體包括：1）面向新生提供簡單易用、界面友好的網上迎新和移動迎新服務。移動互聯(lián)網時代下用戶較關注系統(tǒng)響應速度和移動應用功能，服務需符合新生用戶習慣，提供移動、實時、便捷的個性化服務，達到較好的用戶體驗和用戶滿意度。2）面向學院領導、輔導員提供完善的現(xiàn)場迎新和信息查詢服務。迎新準備階段可提前掌握新生信息，現(xiàn)場迎新時能高效辦理迎新業(yè)務，全過程均可實時查詢各類統(tǒng)計數(shù)據。3）面向職能部門提供業(yè)務協(xié)同管理服務。整合跨部門業(yè)務數(shù)據，優(yōu)化工作流程，減輕工作量，提高工作效率和服務質量。4）面向學校領導提供全面客觀的數(shù)據統(tǒng)計分析服務，為決策支持提供合理依據。學校能夠根據實時統(tǒng)計數(shù)據調整資源配置，減少人財物投入，節(jié)約成本，提高資源使用效益和管理水平。

3 項目實踐

3.1 迎新網站

迎新網站用于實現(xiàn)迎新工作的信息發(fā)布和系統(tǒng)入口等功能，包括系統(tǒng)登錄、學號查詢、移動迎新、迎新快訊、報到須知、常用鏈接等欄目。新生可通過學號查詢獲得本人學號，作為用戶名登錄迎新系統(tǒng)；可通過移動迎新欄目或掃描首頁二維碼安裝移動應用，以便使用移動迎新服務；各職能部門在迎新快訊、報到須知等欄目發(fā)布迎新通知、報到指南、校園地圖、交通指引等信息，以便新生提前掌握報到資訊并了解學校概況。

3.2 數(shù)據準備

初始設置。在學工系統(tǒng)中導入包含招生數(shù)據全部字段的新生信息，系統(tǒng)提供數(shù)據質量檢查用于核對缺失數(shù)據。學生處學工管理員設置輔導員個人信息、帶班信息和上崗時間，完成輔導員帶班、朋輩導師設置。學生處迎新管理員為新生輔導員設置分班、編學號、分宿舍的權限。

新生分班和學號編排。迎新管理員設置班級和人數(shù)后，開啟分班。各學院新生輔導員在規(guī)定時間內進行分班操作，可采用自動分班或手工分班。自動分班可選擇按性別、民族、生源地、戶口性質、成績等條件打散分班?？蓪崟r查看分班結果統(tǒng)計情況，如各班不同性別、民族、生源地、戶口性質、政治面貌的人數(shù)和比例，以及成績平均分，為調整分班提供參考。迎新管理員可按學院查詢分班進度。所有學院完成新生分班后，教務處學籍科管理人員進行學號編排規(guī)則設置，然后進行新生學號的自動編排。

新生信息統(tǒng)計。迎新管理員可按字段授權給具體部門或學院，用于查詢并導出含班級學號的新生信息。比如圖書館、保衛(wèi)處、財務處等部門業(yè)務辦理，或教育學院、體育部等學院安排新生入學考試，均需要新生基本信息?？砂丛O定條件統(tǒng)計新生人數(shù)并授權給業(yè)務部門查看。比如后勤處需要按校區(qū)、學院、性別統(tǒng)計新生人數(shù)，以便為各學院劃分新生宿舍區(qū)域。

新生宿舍分配。迎新管理員設置宿舍房源、分宿舍批次和學生批次，后勤處宿舍負責人初始化宿舍房源數(shù)據、入住數(shù)據后，根據各學院男女生人數(shù)設定每個學院的宿舍分配范圍。新生輔導員在可選宿舍范圍內為女生和男生分別安排宿舍，默認按學號從小到大自動分配宿舍房間和床位，可選擇手工安排或對調等方式對個別新生宿舍進行微調。

3.3 新生服務

新生服務設置。迎新管理員設定新生網上預報到的流程，可設置各項服務開放時間段、是否必辦、辦理順序等。如2016年新生服務有基本信息采集、醫(yī)療保險、綠色通道、軍訓服裝、到校登記等。其中，信息采集還需設置具體信息采集批次、審核流程、學生類別、維護時間段、學生名單、信息采集詳細字段；醫(yī)療保險需設置年度、學生范圍、險種名稱及說明；綠色通道需設置年度、學生范圍、申請類別；軍訓服裝需設置尺碼表、服裝圖片等；到站登記需設置站點信息、建議路線、地圖圖片等。

新生網上報到。開通迎新批次后，新生可在服務開放時間內登錄PC端或移動端迎新系統(tǒng)，完成信息錄入和查看入學信息。在基本信息采集服務可查看并補充個人基礎信息、家庭成員信息、個人聯(lián)系方式、黨組織關系、是否辦理戶口遷移等；醫(yī)療保險、綠色通道、軍訓服裝等服務可填寫相應申請信息；到站登記服務可填寫預計報到時間、到達站點、到達車次等。新生完成全部填寫內容后，可查看報到單，包括宿舍樓和房號、輔導員和朋輩導師信息，現(xiàn)場報到環(huán)節(jié)的具體時間地點和說明。

新生網上報到信息查詢統(tǒng)計。各學院領導、輔導員可查詢本學院新生信息采集進度、新生信息明細和數(shù)據質量分析情況，可查詢醫(yī)療保險申請記錄、綠色通道申請記錄、軍訓服裝預訂記錄、到站登記統(tǒng)計情況等。學院可根據信息填報進度督促新生按時完成網上報到，還可以根據到站統(tǒng)計情況預測新生報到的峰值時間，以便更合理的安排迎新期間的人員配備。學生處、研究生院可分別查詢全校本科生、研究生新生的數(shù)據填報情況，有針對性的調整迎新方案和資源配置。

3.4 現(xiàn)場迎新

迎新流程和批次設置。流程設置：迎新管理員設定現(xiàn)場辦理的各個步驟、環(huán)節(jié)，如設置各步驟是否必辦、辦理順序及相應的前置條件等?？筛鶕嶋H迎新方案配置各個環(huán)節(jié)以及環(huán)節(jié)之間的約束關系。如2016年本科迎新分為宿舍樓領鑰匙和學院報到兩個步驟，可并行完成。批次設置：設置迎新流程、學年、學生類別、入學日期、辦理時間段。通過選擇迎新流程可直接復制已有迎新流程，便于快速進行流程配置。辦理時間段用于控制現(xiàn)場迎新的開放時間，超過該時段，只能提供相關數(shù)據的查詢，不能進行相關業(yè)務的辦理。完成設置后，進行數(shù)據初始化，導入或同步新生數(shù)據、宿舍數(shù)據、輔導員帶班等信息。

迎新權限設置?？砂礄嘞藿M對各迎新辦理環(huán)節(jié)、查詢統(tǒng)計權限進行功能授權。迎新管理員為各職能部門、新生輔導員分配權限，可為不同院系的不同辦理環(huán)節(jié)分別指定辦理人，各辦理人在現(xiàn)場迎新時只能辦理自己管轄范圍內的迎新手續(xù)。實現(xiàn)數(shù)據權限控制，迎新系統(tǒng)數(shù)據可授權到學院或職能部門，迎新時以學院為單位管理。輔導員可在自身權限范圍內進行二級授權，為志愿者或朋輩導師分配迎新權限，授權的對象為所在學院的學生或老師。

現(xiàn)場報到。新生到校后，憑錄取通知書和身份證等證件，到宿舍樓或學院報到點進行確認報到?，F(xiàn)場迎新辦理人通過手機上安裝的移動迎新應用掃描新生通知書上的條形碼，或在現(xiàn)場迎新界面輸入學號、姓名、身份證號、通知書號等數(shù)據查詢新生信息，系統(tǒng)將顯示新生詳細信息和各環(huán)節(jié)辦理狀態(tài)，辦理人可維護學生報到辦理狀態(tài)，確認辦理完畢后分發(fā)宿舍鑰匙或校園卡等材料。當因故暫時無法訪問系統(tǒng)時，可采用離線辦理方式，待系統(tǒng)恢復訪問時將辦理記錄更新至系統(tǒng)中，完成報到環(huán)節(jié)辦理。對無法按時到校報到或放棄入學的新生，可記錄推遲報到或未報到的原因。

迎新統(tǒng)計。提供完善的數(shù)據查詢與統(tǒng)計分析功能，可供各級管理人員實時的了解學生的報到情況，便于進行事中控制，協(xié)調資源分配。實時統(tǒng)計各環(huán)節(jié)辦理進度，按院系、專業(yè)、生源地、民族、校區(qū)等不同維度，以直觀的圖表展示總體進度、辦理環(huán)節(jié)、分時辦理等統(tǒng)計結果。歷史數(shù)據統(tǒng)計采用直觀的表格及趨勢圖形展示各學年、各個維度的報到率，如歷年全校報到率，歷年某生源地的報到率等。

3.5 數(shù)據流向

迎新過程中，數(shù)據的標準化、共享化、準確性、實時性至關重要，系統(tǒng)力求實現(xiàn)統(tǒng)一數(shù)據標準，保障數(shù)據質量，新生數(shù)據實時共享，為其他應用提供可靠數(shù)據來源，為智慧化服務沉淀寶貴的數(shù)據資產。數(shù)據流向大致如下：1）專業(yè)數(shù)據。由教務系統(tǒng)將新生專業(yè)和班級數(shù)據同步到共享庫，再同步到學工系統(tǒng)。2）招生數(shù)據。由招生系統(tǒng)導出全部新生數(shù)據，進行標準化處理后，再同步到學工系統(tǒng)。3）新生數(shù)據。完成分班編學號后，由學工系統(tǒng)將新生信息同步到共享庫、迎新系統(tǒng)。新生數(shù)據進入共享庫后，同步到教務系統(tǒng)、校園卡系統(tǒng)、移動平臺。4）宿舍數(shù)據。宿舍分配完成后，由宿舍系統(tǒng)將宿舍信息同步到迎新系統(tǒng)。5）輔導員數(shù)據。由學工系統(tǒng)同步到迎新系統(tǒng)。6）迎新數(shù)據。迎新統(tǒng)計結果、學生采集信息由迎新系統(tǒng)同步到學工系統(tǒng)。

4 結論

在移動互聯(lián)網時代下的高校迎新系統(tǒng)的建設與實踐，采用基于 B/S 的 J2EE 為開發(fā)架構，建成了智慧化、共享化、移動化的迎新工作信息平臺，獲得了較為顯著的成效，提升了學校迎新工作的管理和服務水平。然而系統(tǒng)仍存在一些不足之處，例如移動端的數(shù)據統(tǒng)計功能不如PC端的功能全面，對于個別手機型號的掃碼支持不好等。今后的研究方向將集中在加強移動端的功能方面，并探索擴展多樣化服務的可能，如增加智能地理位置指引、代收行李、生活用品預訂、調查問卷等內容。

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