辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用探討與研究

陸海峰

摘 要 由于當(dāng)代信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來(lái)越多的行業(yè)開(kāi)始運(yùn)用計(jì)算機(jī)辦公，計(jì)算機(jī)的廣泛使用，加快了辦公效率，節(jié)省了辦公人員時(shí)間，也就意味著給企業(yè)節(jié)省了人力資源，促進(jìn)了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。隨著行業(yè)的進(jìn)步，對(duì)辦公自動(dòng)化的要求也越來(lái)越高，所以企業(yè)的管理者不斷加大了對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)的投資。當(dāng)然，加快辦公自動(dòng)化的進(jìn)程，最基本的還是提高計(jì)算機(jī)技術(shù)，了解計(jì)算機(jī)的功能，加強(qiáng)辦公人員計(jì)算機(jī)技能。所以筆者欲在本文中探討分析計(jì)算機(jī)技術(shù)是怎樣引導(dǎo)辦公自動(dòng)化的進(jìn)步，并分析在辦公自動(dòng)化中，計(jì)算機(jī)技術(shù)起到的作用，并列舉一些例子分析計(jì)算機(jī)技術(shù)是怎樣促進(jìn)企業(yè)的辦公自動(dòng)化發(fā)展的。

關(guān)鍵詞 計(jì)算機(jī)藝術(shù)；辦公自動(dòng)化

中圖分類號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2017）182-0108-02

1 辦公自動(dòng)化中的趨勢(shì)和特點(diǎn)

我們?cè)趯?duì)企業(yè)在辦公自動(dòng)化的運(yùn)用中可以發(fā)現(xiàn)，決定一個(gè)企業(yè)辦公自動(dòng)化的發(fā)展主要是計(jì)算機(jī)技術(shù)是否先進(jìn)，當(dāng)下正是一個(gè)信息時(shí)代，人們的生活中越來(lái)越依賴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所產(chǎn)生的軟件、系統(tǒng)、平臺(tái)等，而我們辦公自動(dòng)化中所要求的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就是借助Intel？Technology來(lái)完成企業(yè)的日常任務(wù)。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，Intel？Technology是企業(yè)的辦公自動(dòng)化中的核心，它能幫助企業(yè)在日常的辦公中加快效率，可以幫助企業(yè)員工迅速在有限的時(shí)間內(nèi)搜集整合所需要的信息，還可以加快內(nèi)部傳遞信息效率，并能在辦公系統(tǒng)中保存以往的工作記錄，利用搜索功能還方便查閱以往的工作事項(xiàng)，方便查找失誤等?？偠灾?，辦公自動(dòng)化的綜合使用，幫助企業(yè)建立起更完整的內(nèi)部信息系統(tǒng)，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資源共享目標(biāo)，幫助企業(yè)更好的發(fā)展。所以，企業(yè)引入更先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、辦公系統(tǒng)、提高辦公人員的計(jì)算機(jī)技能，是現(xiàn)代化辦公中必不可少的要求。

在實(shí)際的自動(dòng)化辦公中，企業(yè)職員主要將計(jì)算機(jī)技術(shù)和用來(lái)辦公的計(jì)算機(jī)設(shè)備結(jié)合在一起，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工對(duì)日常辦公的基本需求。通常情況下，企業(yè)辦公人員日常需要接觸的有：文字和數(shù)據(jù)是必不可少的、有時(shí)會(huì)用語(yǔ)音較之文字更為方便的說(shuō)出要表達(dá)的內(nèi)容、還可以結(jié)合圖片與視頻等技術(shù)更為直觀的表現(xiàn)出產(chǎn)品信息等。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，辦公職員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜集外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的信息資料、可以通過(guò)一些軟件將搜集到的信息進(jìn)行整理歸納、可以將搜集整理好的信息資料永久保存到云端，在以后的辦公中，有需要的話，可以從云端中選取以往整理好的信息資料進(jìn)行加工等，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公的系統(tǒng)一體化處理。

2 在辦公自動(dòng)化中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的具體應(yīng)用

1）構(gòu)建企業(yè)文化，可以借助企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過(guò)程序員根據(jù)企業(yè)情況，運(yùn)用所掌握的計(jì)算機(jī)技術(shù)為企業(yè)搭建一個(gè)內(nèi)部平臺(tái)，方便企業(yè)員工間時(shí)時(shí)刻刻溝通交流，這樣就能有效避免因?yàn)闇贤ú患皶r(shí)所造成的失誤。

2）企業(yè)還可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)公開(kāi)招聘人才，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)行初步的簡(jiǎn)歷篩選，然后還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，將企業(yè)HR設(shè)計(jì)的筆試題發(fā)到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行初試，節(jié)省企業(yè)人力成本，也節(jié)約應(yīng)聘者時(shí)間。

3 辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)功能實(shí)現(xiàn)

3.1 斷網(wǎng)時(shí)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離信息傳輸

我國(guó)目前的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展現(xiàn)狀并不盡人如意。就目前而言，因?yàn)槠鸩捷^之西方的國(guó)家來(lái)說(shuō)太晚，即使現(xiàn)在卯足了勁去追趕，仍舊存在一定的鴻溝?，F(xiàn)在因?yàn)榇蠖际腥丝诿芗?，服?wù)成本低，大多數(shù)互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)提供商都選擇在大都市安營(yíng)扎寨，這就使得我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)覆蓋面受到一定的限制，使得二、三、四線等城市的信號(hào)并不是全面覆蓋的，這就影響了辦公質(zhì)量，所以解決這個(gè)由于信號(hào)問(wèn)題導(dǎo)致的辦公質(zhì)量低下的問(wèn)題勢(shì)在必行。那么就企業(yè)而言，應(yīng)該怎樣做才能在這樣的環(huán)境里傳輸信息？

最便捷的方式就是安裝BMV軟件來(lái)解決企業(yè)在信號(hào)不穩(wěn)定的環(huán)境下辦公。這款軟件是一款面向計(jì)算機(jī)的通訊應(yīng)用軟件，它的基本功能就是幫助企業(yè)在辦公中遇到無(wú)網(wǎng)時(shí)還可以方便、高效地進(jìn)行遠(yuǎn)距離的信息傳輸。這種技術(shù)的實(shí)現(xiàn)要求并不高，一臺(tái)傳真機(jī)、一條電話線等都可以滿足這種遠(yuǎn)距離的無(wú)網(wǎng)狀態(tài)下的信息傳輸。

3.2 從多種角度實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化應(yīng)用

企業(yè)辦公中并不會(huì)只遇到一種活動(dòng)形式，所以在對(duì)辦公自動(dòng)化的要求中，就提到要滿足企業(yè)的各種活動(dòng)形式，這樣才能更有利于企業(yè)辦公，才能在真正意義上提高辦公效率。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建成，方便了企業(yè)中對(duì)文字、圖像、視頻等常見(jiàn)辦公事項(xiàng)的自動(dòng)化管理，這樣的高效化管理，才能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的真正目的。

3.3 數(shù)據(jù)處理

在企業(yè)當(dāng)下的辦公自動(dòng)化管理中，企業(yè)中的分析員經(jīng)常通過(guò)定量分析來(lái)判斷某一件事物，純粹用人力來(lái)整合數(shù)據(jù)是不現(xiàn)實(shí)的，太浪費(fèi)時(shí)間，而選用office的Access軟件來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。Access軟件的運(yùn)用，方便了分析員對(duì)數(shù)據(jù)的輸入、修改、分類、計(jì)算、整合等，它方便了分析員的定量分析事物，加快了工作效率。

3.4 文字處理

對(duì)與企業(yè)職員的日常工作來(lái)說(shuō)，必不可少的就是對(duì)文字進(jìn)行處理。計(jì)算機(jī)中常用的文字處理軟件就是Office的Word以及WPS等文字處理工具，這些軟件的熟練運(yùn)用可以迅速地編輯存儲(chǔ)文檔、還可以對(duì)文檔進(jìn)行排版，美化文字信息，增加可讀性，是自動(dòng)化辦公中的重要工具。

3.5 表格處理

在企業(yè)職員的日常辦公中，還需要整理大批量的報(bào)表文件，此時(shí)，就可以用Office軟件中的Excel表格進(jìn)行報(bào)表文件的處理。Excel軟件可以幫助表格的編輯、數(shù)據(jù)的計(jì)算，而且，Excel軟件內(nèi)部中含有大量的函數(shù)，方便員工在編輯報(bào)表時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的處理，降低了企業(yè)職員處理工作的難度。

3.6 多媒體處理

在企業(yè)職員的日常辦公中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用便利了職員對(duì)語(yǔ)音、圖片文件等的處理。運(yùn)用Office軟件中的PPT軟件以及Adobe系列下的各種軟件，均能幫助職員加快對(duì)多媒體文件的處理，降低企業(yè)職員處理多媒體工作的難度，節(jié)約職員的時(shí)間，也為企業(yè)節(jié)省人力資本。

4 提升辦公人員的計(jì)算機(jī)操作技能

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，機(jī)器是死板的，只有借助于人的手，它才能發(fā)揮最大的作用，所以單單升級(jí)辦公自動(dòng)化設(shè)備是不行的，還要加強(qiáng)員工的計(jì)算機(jī)技能，讓人與機(jī)的完美結(jié)合，才能及時(shí)高效地完成企業(yè)的日常工作，從而有效提高企業(yè)的工作效率，加快企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)日后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

5 辦公自動(dòng)化未來(lái)的發(fā)展方向

當(dāng)下正處于信息時(shí)代，每時(shí)每刻都有新的計(jì)算機(jī)技術(shù)被開(kāi)發(fā)出來(lái)，隨著帶來(lái)的計(jì)算機(jī)變革不斷刷新人們現(xiàn)有的思想。未來(lái)的計(jì)算機(jī)將會(huì)在速度上、人工智能上大力發(fā)展。計(jì)算機(jī)的智能化會(huì)在主要體現(xiàn)在人機(jī)的互動(dòng)，對(duì)于計(jì)算機(jī)使用者來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)語(yǔ)音識(shí)別、光學(xué)傳感等技術(shù)，提升用戶體驗(yàn)，增強(qiáng)人與機(jī)的結(jié)合。在計(jì)算機(jī)的外觀設(shè)計(jì)上，會(huì)更符合美學(xué)理念；在計(jì)算機(jī)的適用性設(shè)計(jì)上，也會(huì)更符合現(xiàn)代人的快捷的生活方式，變得更迷你、更便于攜帶。在未來(lái)的社會(huì)中，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)普及到各個(gè)行業(yè)中，例如在醫(yī)院的自主掛號(hào)、拿藥等；國(guó)際上合作企業(yè)的會(huì)議交流可以運(yùn)用視頻電話等。任何一個(gè)人在任何一個(gè)地方都可以運(yùn)用數(shù)據(jù)流量或者無(wú)線接入網(wǎng)絡(luò)來(lái)獲取想要的資訊，以及和遠(yuǎn)距離的友人進(jìn)行溝通交流。

6 結(jié)論

就目前而言，辦公自動(dòng)化中所涉及到計(jì)算機(jī)技術(shù)，僅僅是計(jì)算機(jī)技術(shù)里的一小部分，但僅僅這一小部分的計(jì)算機(jī)技術(shù)也為現(xiàn)代的辦公中帶來(lái)了巨大的影響。對(duì)于企業(yè)的辦公人員來(lái)說(shuō)，要時(shí)刻學(xué)習(xí)不斷更新辦公自動(dòng)化中所需要的計(jì)算機(jī)技術(shù)，企業(yè)也要對(duì)員工的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行定期的培訓(xùn)，只有這樣，才可以真正提高企業(yè)中的辦公效率，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用才能真正為企業(yè)帶來(lái)好處，也才能真正促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

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