規(guī)范公文寫作基本要素的思考

胡峰力

公文寫作不同于一般的寫作，尤其講究文體規(guī)范，而我們在公文寫作的具體寫作過程中往往不知如何把握分寸，其問題主要出在對公文寫作的四要素——主旨、材料、結(jié)構(gòu)及語言的運(yùn)用上，而這四要素又恰恰是一篇公文成功的關(guān)鍵所在，筆者就如何規(guī)范公文寫作要素有以下思考。

一、以公文的主旨為先導(dǎo)

公文寫作首先要做到主旨突出、觀點(diǎn)明確，否則，公文的務(wù)實(shí)意義就會蕩然無存。公文的主旨是指貫穿于全文的行文目的和用意，那么，有主旨，必然有觀點(diǎn)，主旨越鮮明突出，觀點(diǎn)越清楚明確。例如《關(guān)于補(bǔ)助經(jīng)費(fèi)的請示》的主體部分寫道，“今年夏季，我局先后展開了專項(xiàng)綜合整治、取締非法燒烤、拆除違章建筑等行動，迎接了市、區(qū)各項(xiàng)重大檢查任務(wù)，尤其是連續(xù)幾個月周六、周日加班，開展夜間延時執(zhí)法，辦公費(fèi)用不斷加大，特懇請區(qū)政府撥付40萬元，以彌補(bǔ)經(jīng)費(fèi)不足?！彪m不足100字，卻非常明確地表達(dá)了由于各項(xiàng)工作的開展所需經(jīng)費(fèi)不足的主旨。

主旨是公文的靈魂。公文的主旨一經(jīng)確立，整篇文章便有了靈魂，同時，公文的主旨也必然決定著材料的取舍、結(jié)構(gòu)的劃分與順序以及標(biāo)題的擬定。一份任免通知、一份回復(fù)函、一份公告，其中要表達(dá)的意思必須是清晰的，是讓公文的貫徹者能夠充分理解其主要思想。有人曾經(jīng)總結(jié)了“題目顯旨，開宗明義，篇末點(diǎn)題，片言居要，一氣貫通”的主旨寫作要求，應(yīng)該說是有概括力的。此外，要想做到觀點(diǎn)明確，還應(yīng)做到公文確立的主旨力求深刻，這就要求從認(rèn)識上把握住事物的本質(zhì)和規(guī)律，從寫法上區(qū)別不同文種的不同特點(diǎn)和寫作要求。正如，批復(fù)的重點(diǎn)在于表態(tài)及指示，所以態(tài)度要鮮明，措辭要明確；總結(jié)的重點(diǎn)在于陳述經(jīng)驗(yàn)、問題和工作情況，就需要內(nèi)容充實(shí)、實(shí)事求是；計劃的重點(diǎn)在于確立目標(biāo)和措施，因而應(yīng)在文中注意條目分明，切實(shí)可行。做到這些，對于深化公文的主旨，明確、突出觀點(diǎn)都是十分必要的。

二、以公文的材料為基石

公文寫作材料是否翔實(shí)，直接影響著公文主旨的表現(xiàn)力度。所謂公文材料是指表達(dá)公文主旨所依據(jù)的一系列事實(shí)現(xiàn)象、統(tǒng)計數(shù)字、政策法規(guī)、上級精神等。公文材料不同于文學(xué)作品的素材，它主要包括兩個方面：一類是形象性材料，如人、事、物，這類材料很具體；另一類是觀念性材料，這類材料往往表現(xiàn)為抽象、概括。無論哪一類材料，都要求做到真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。

寫好公文必須盡可能廣泛地、詳盡地占有材料，因?yàn)椴牧鲜切纬捎^點(diǎn)的基礎(chǔ)，所有有價值的事實(shí)、數(shù)字必然會為主旨的充分表達(dá)埋下伏筆。公文寫作貴在將一個問題的起因、過程、結(jié)果等多種要素及其正反影響效果清晰地表現(xiàn)出來，以達(dá)到指示、教育、批評或公諸于世的目的。當(dāng)然，若要取得豐富的公文寫作材料，離不開作者的一貫積累及適時查閱文件、實(shí)地調(diào)查取材等過程。公文寫作者在廣泛占有材料的基礎(chǔ)上，還需將調(diào)查、搜集、積累而來的材料，分類整理、分析研究，做到嚴(yán)格篩選，一切皆為突出公文的主旨。作者應(yīng)以寫作意圖和逐步形成的觀點(diǎn)為依據(jù)來甄別不同的材料。納入公文的材料，凡與公文主旨有關(guān)聯(lián)，具有典型性的，且與時代同步的，均應(yīng)考慮列入公文寫作素材；對公文表現(xiàn)十分有力的材料，要寫得詳細(xì)、具體、充分；與說明觀點(diǎn)有些許關(guān)系的材料，要寫得簡略、概括。所謂“七分材料三分寫”，指的就是公文材料的質(zhì)量對于整篇公文質(zhì)量的重要作用和影響。

此外，作為負(fù)責(zé)公文起草的各類工作人員還不應(yīng)當(dāng)忽視對材料的核實(shí)，一切虛構(gòu)的、未經(jīng)核實(shí)的材料，包括情況、數(shù)字、引文等都不能隨意用于公文。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》也特別指出，公文材料中所涉及的“人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確”。公文寫作自身具有法定的權(quán)威性和特定的效用，絲毫偏差，非但起不到公文應(yīng)有的作用，而且還會影響政策的落實(shí)和各項(xiàng)工作的開展。一份商洽函、一份會議通知、一份調(diào)整匯率的公告，其中必會納入相關(guān)人員、數(shù)據(jù)、事項(xiàng)等重要資料。毫無疑問，若這些公文中的資料不符合實(shí)際情況或表述不準(zhǔn)確，那么對具體工作事務(wù)的處理是極為不利的。

三、以公文的結(jié)構(gòu)為依托

公文結(jié)構(gòu)是指公文內(nèi)容的組織和構(gòu)造，它的主要意義在于，根據(jù)公文主旨的需要合理地安排和展開材料，使一份公文保持一個有機(jī)的整體，通常也會被人們稱為布局謀篇。

公文結(jié)構(gòu)的形成，既非各類材料的機(jī)械排列，也非日常公務(wù)活動的刻板反映，而是公文寫作者實(shí)踐加理論，慎思縝密的過程。一篇完整的公文，無論其篇幅長短，在結(jié)構(gòu)形式上往往大同小異，主要有寫作原由、具體事項(xiàng)、明確要求等三部分構(gòu)成。若要從容把握公文的寫作結(jié)構(gòu)，寫作者必須根據(jù)各公文文種的特殊格式需求，保持清晰的思路，使整篇公文井然有序，主旨鮮明。現(xiàn)代人但凡做事，言語之間便會提到“層次”這一概念，它代表著一定的規(guī)律和章法。其實(shí)，對于一篇公文的結(jié)構(gòu)而言，最起碼的要求也是層次感。簡言之，就是公文的若干個組成部分，安排上要力求主旨突出，形式規(guī)范，符合事物的發(fā)展規(guī)律。在全年工作計劃、表彰性通報、指示性通知等文種的寫作中，寫作者往往會將總分式結(jié)構(gòu)形式作為首選，公文開篇先做總的概括或評價，接著展開陳述，陳述的各部分內(nèi)容可以自然段形式保持并列，結(jié)尾時通常以貫用語結(jié)束，如無固定的規(guī)范，則可用號召、希望等言辭收尾，也可以無尾而終。日常寫作情況通報、工作總結(jié)等文章時，則可沿用層層剖析的遞進(jìn)式結(jié)構(gòu)形式作為其寫作模式，使所寫公文脈絡(luò)清楚、點(diǎn)面結(jié)合、主旨明確。

說到公文結(jié)構(gòu)的細(xì)處，如何照應(yīng)、過渡以及如何開頭、結(jié)尾也是有必要提及的。文學(xué)寫作中被公允的跳躍性思維，在公文寫作中卻是絕對要排斥的。公文寫作極講究內(nèi)容上的前后照應(yīng)，上下貫通，每篇公文字里行間的銜接轉(zhuǎn)換，無不起到承上啟下的作用，加上開門見山、引領(lǐng)主旨的開頭以及落地有聲、強(qiáng)調(diào)主旨的結(jié)尾，無疑更能使一份公文的寫作體現(xiàn)出其應(yīng)有的規(guī)范性及縝密性，使公文實(shí)現(xiàn)處理公務(wù)的目的。

四、以公文的語言表達(dá)為底蘊(yùn)

公文寫作除保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)構(gòu)外，還應(yīng)注重其特定的寫作語言及表達(dá)方式，否則很難將公文的秉公性和時效性詮釋出來。因而，準(zhǔn)確地駕馭公文語言，清晰地表述公文的主旨，高效地辦理公務(wù)和解決問題，是公文寫作所追求的目標(biāo)。公文在日常操作過程中只要運(yùn)用了正確的表達(dá)方式，符合公文寫作的一般特點(diǎn)，表達(dá)得體到位，公文寫作的表述準(zhǔn)確就把握住了。表述準(zhǔn)確，對公文而言，是最基本的要求。一份完整的公文若要做到意圖明確，必須從遣詞造句入手，準(zhǔn)確、明晰、莊重就是對公文語言的基本要求。我們來看一下這份公告的主干是如何寫作的：“第十二屆全國人民代表大會第一次會議于2013年3月14日選舉：習(xí)近平為中華人民共和國主席；李源潮為中華人民共和國副主席?，F(xiàn)予公告?！比暮啙?、明確、莊重地表述了公告的主旨，絕無贅語及夸飾，若反之，就失去了公文應(yīng)有的表現(xiàn)力。

（責(zé)編 / 劉博）endprint