基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理研究

程安琪

摘 要 信息化已經(jīng)成為辦公的必然趨勢，也是現(xiàn)代商業(yè)社會(huì)提升工作效率的主要路徑。從實(shí)踐中的檔案管理改革觀察，其主要方向即是建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)之上。本次研究選取基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息資源管理、技術(shù)管理、服務(wù)管理3個(gè)方面，分別從信息資源的整合利用、技術(shù)管理推進(jìn)措施、創(chuàng)新服務(wù)管理體系路徑進(jìn)行具體討論。

關(guān)鍵詞 計(jì)算機(jī)；技術(shù)；檔案管理；研究

中圖分類號 TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）181-0027-02

計(jì)算機(jī)的發(fā)明及應(yīng)用不僅改變了人類生存方式，在辦公方面達(dá)到了高效化；重點(diǎn)是已實(shí)現(xiàn)人與機(jī)器之間的交互，降低了人類勞動(dòng)量、運(yùn)算量。依據(jù)現(xiàn)在檔案管理革新后的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用情況，可以看到檔案利用率得到了顯著提升，檔案管理工作實(shí)踐基本完成查詢、分享、快速應(yīng)用等功能；為檔案管理工作帶來便利的同時(shí)，推進(jìn)了服務(wù)方面的品質(zhì)化發(fā)展。

1 基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理

自實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化以來，諸多不同類型的管理系統(tǒng)（如以Delphi、SOA、APS為基礎(chǔ)的系統(tǒng)）不斷被開發(fā)與廣泛應(yīng)用；而且，在通訊接口、多設(shè)備關(guān)聯(lián)等方面均獲得了較好發(fā)展。在技術(shù)利用率不斷提高之下，檔案管理自身也實(shí)現(xiàn)了基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理質(zhì)量提升。比如，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)所攜帶的“新思維”促使檔案管理實(shí)踐，不斷適應(yīng)、調(diào)整、轉(zhuǎn)變管理策略、優(yōu)化管理方案。根據(jù)現(xiàn)階段經(jīng)驗(yàn)可以觀察到，在信息資源的整合與利用方面有長足進(jìn)步；同時(shí)，技術(shù)管理工作也在不斷推進(jìn)，尤其是在檔案管理服務(wù)方面，出現(xiàn)了一些創(chuàng)新元素。以下就從這些新經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，討論進(jìn)一步促進(jìn)基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理措施。

2 基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理促進(jìn)措施

2.1 信息資源整合利用

基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理，最大功效體現(xiàn)在“數(shù)據(jù)化”方面。以此為路徑已初步實(shí)現(xiàn)檔案管理及檔案資源方面的信息化，建立了不同類型的數(shù)據(jù)庫；需要完善的地方在于將各類信息資源加以整合。比如，現(xiàn)階段基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用系統(tǒng)構(gòu)建完成后，能夠?qū)崿F(xiàn)各項(xiàng)操作，滿足查詢、數(shù)據(jù)分享、快速傳遞等基本要求。然而，通過分析發(fā)現(xiàn)，基于系統(tǒng)平臺(tái)的信息資源整合率偏低。建議實(shí)踐過程中，增加各個(gè)數(shù)據(jù)庫之間的資源整合利用。比如，通過“數(shù)據(jù)收集與分析”，增加一個(gè)數(shù)據(jù)運(yùn)算功能統(tǒng)計(jì)信息資源的利用頻率；從而對現(xiàn)有系統(tǒng)資源進(jìn)行優(yōu)化、區(qū)分，將查詢顯示方面的彈出功能效果加以提升。信息資源的整合及利用，還體現(xiàn)在權(quán)限用戶的地域限制；為了方便需要增加數(shù)據(jù)分級，利用數(shù)據(jù)庫開放一部分文獻(xiàn)資料；權(quán)限設(shè)置中也需要將信息資源對等安排，增加對應(yīng)性提升利用方面的針對性；強(qiáng)化技術(shù)管理，提高技術(shù)工具間的融合，也是促進(jìn)信息資源利用的一個(gè)重要途徑。比如，在檔案管理各個(gè)流程的融合，即可以大幅度提升管理效果。

2.2 技術(shù)管理推進(jìn)措施

檔案管理在技術(shù)管理層面，能夠滿足風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防要求，并借助計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)提高了安全管理。但是，由于停留于一般性的安全預(yù)防，未能增加進(jìn)一步優(yōu)化技術(shù)管理訓(xùn)練；因而，建議嘗試針對專業(yè)軟件制作培訓(xùn)。比如，選取HTML課程培訓(xùn)，既可以使檔案管理人員、工作人員了解系統(tǒng)平臺(tái)制作原理及相關(guān)技術(shù)；也可以使其在工作經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，按照適用程度實(shí)踐一些頁面創(chuàng)設(shè)，為系統(tǒng)進(jìn)一步更新提供素材。以查詢?yōu)槔?，現(xiàn)在的大多系統(tǒng)在這個(gè)方面很難實(shí)現(xiàn)細(xì)致內(nèi)容查詢；如輸入關(guān)鍵詞后，彈出的信息資源往往過多，說明技術(shù)工具的應(yīng)用過于泛化；因而，應(yīng)該在技術(shù)管理中增加“針對性”檢索技術(shù)功能，根據(jù)內(nèi)部權(quán)限的專業(yè)知識，實(shí)踐專門化的全稱查詢等；達(dá)到直接輸出對應(yīng)信息，提高技術(shù)功效；同時(shí)，通過頁面重新設(shè)計(jì)，使其與上述功能保持一致。

以升級為主導(dǎo)方向，應(yīng)該在基于計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理中引入系統(tǒng)評估。比如，利用調(diào)查問卷方法、技術(shù)顧問咨詢方法、問題收集改進(jìn)方法等開展技術(shù)管理實(shí)踐；前提是針對現(xiàn)階段不同機(jī)構(gòu)使用的系統(tǒng)，按照具體操作流程設(shè)置對應(yīng)評估指標(biāo)，并按照綜合評估結(jié)果實(shí)施改進(jìn)。從經(jīng)驗(yàn)分析，需增加計(jì)算機(jī)與其它媒介工具的連接；比如，除了一般的掃描之外，可以建設(shè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、增加專門化的數(shù)據(jù)交流平臺(tái)；納入類似YY的聊天工具，讓內(nèi)部人員可以增加課程培訓(xùn)、技術(shù)處理經(jīng)驗(yàn)分享、數(shù)據(jù)交流等。另外，將技術(shù)管理推進(jìn)——信息資源整合利用——?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)管理進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)；使其形成以技術(shù)管理中心，提高資源利用與服務(wù)創(chuàng)新方法。比如，嘗試從檔案類型、性質(zhì)方面以分析材料的方法切入，再制作契合度較高的系統(tǒng)。再如，增加技術(shù)監(jiān)督措施，利用“技術(shù)之眼”之類的工具功能植入，預(yù)防潛在的多次拷貝，增加一個(gè)下載、導(dǎo)出后無法進(jìn)行復(fù)制的下載頁面等。

2.3 創(chuàng)新服務(wù)管理

基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理，要求實(shí)現(xiàn)多種設(shè)備連接，并將各種資源進(jìn)行整合利用。所以形成了一個(gè)新系統(tǒng)，且要求與其功能匹配的服務(wù)創(chuàng)新。比如，多個(gè)部門需要到檔案管理室進(jìn)行信息查詢、提檔，會(huì)受到時(shí)間、地域方面的限制；因此，在服務(wù)方面需要從資源利用效率、技術(shù)管理層面增加“網(wǎng)絡(luò)建設(shè)”。與一般的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不同，它需要以類似系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)賬號設(shè)置等形式，達(dá)到可傳輸?shù)臋?quán)限開放；創(chuàng)新服務(wù)管理還需要增加技術(shù)人員在信息更新、頁面完善、入口等便利化設(shè)計(jì)等方面的服務(wù)內(nèi)容；并且，根據(jù)檔案管理的相關(guān)入檔、存檔、提檔、銷毀等信息更新，及時(shí)做出信息反饋、聲明、通告等。在新形式的技術(shù)化檔案管理中，重點(diǎn)需要突出“更新”，并根據(jù)不同部門及其需要，設(shè)計(jì)多個(gè)對接式入口為其提供便利；在導(dǎo)出、下載方面，需要在各個(gè)部門做好保密工作，而要完成這項(xiàng)任務(wù)，除了技術(shù)支持之外，還需從服務(wù)方面著手將其轉(zhuǎn)變成一個(gè)符合多個(gè)部門需求的形式，減少重復(fù)工作。

根據(jù)目前對計(jì)算機(jī)技術(shù)工具的應(yīng)用觀察，服務(wù)層面可借助“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的“融合路徑”在多個(gè)新媒介工具間選取PC端，以及移動(dòng)終端兩個(gè)路徑；在PC端利用技術(shù)算機(jī)的開發(fā)技術(shù)，選用VC++語言嘗試實(shí)踐關(guān)于該機(jī)構(gòu)的檔案管理App開發(fā)；然后，在計(jì)算機(jī)與智能手機(jī)兩個(gè)端口實(shí)施接口連接，提高兩者間的應(yīng)用對接。這種技術(shù)開發(fā)路徑既是服務(wù)創(chuàng)新的一個(gè)方面，也屬于服務(wù)創(chuàng)新體系獲得升級優(yōu)化的前提保障。建議對我國圖書館方面的微信公眾號平臺(tái)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行一些資料搜集與研究，在此基礎(chǔ)上提高轉(zhuǎn)用率；最好采用平移方法提高開發(fā)效率，節(jié)省各項(xiàng)資源，降低開發(fā)成本。檔案管理實(shí)踐表明，目前應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)踐創(chuàng)新服務(wù)方面，主要集中在信息化的速度提升方面；因此，可以開拓思路，運(yùn)用正在深化與融合的技術(shù)工具之便，構(gòu)建一個(gè)圍繞檔案服務(wù)的新體系，將一般的技術(shù)服務(wù)，轉(zhuǎn)渡到服務(wù)體系方面的全面更新。

3 結(jié)論

通過上文初步分析能夠理解基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理，其重要的價(jià)值除了以技術(shù)為主的功能體現(xiàn)之外，思維轉(zhuǎn)化與應(yīng)用也非常關(guān)鍵。因而，在未來的檔案管理工作深化過程中，可以借助其思維路徑，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用后帶來的檔案管理整體變動(dòng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)式研究。既可以促進(jìn)現(xiàn)階段成果的利用，也可以在研究基礎(chǔ)上不斷提升技術(shù)管理之外的“內(nèi)容管理”，完善我國檔案管理體系。

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