評(píng)析一份通知

姚剛

在機(jī)關(guān)單位常用文書中，通知的使用頻率較高，尤其是在向相關(guān)單位傳達(dá)某些重要事項(xiàng)并希望對(duì)方加以執(zhí)行時(shí)。但在實(shí)際的機(jī)關(guān)公文寫作實(shí)踐中，通知的寫作也會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)一些問題。請(qǐng)先閱讀一份通知：

關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生節(jié)假日期間安全出行

宣傳的通知

××交發(fā)〔2015〕5號(hào)

××學(xué)院、××學(xué)院、××××大學(xué)、××學(xué)院：

當(dāng)前×××國道××段進(jìn)入緊張的施工階段，進(jìn)入夏天，××轄區(qū)旅游人數(shù)增加，高校學(xué)生和居民往返市區(qū)人流量較大，由于受當(dāng)前道路施工和××區(qū)公共交通覆蓋面的限制，本地居民和學(xué)生到市區(qū)往返還不方便，在目前公交車難以滿足的情況下還依靠搭乘永福、六塘等過境班線車出行，現(xiàn)存在節(jié)假日期間出行人流量大，乘車擁擠和交通安全問題較多的情況，現(xiàn)建議貴校加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的出行安全教育，引導(dǎo)學(xué)生在節(jié)假日期間錯(cuò)峰出行，搭乘正規(guī)運(yùn)輸車輛，確保學(xué)生安全出行。

聯(lián)系人：××××（姓名）

××××××××（電話）

××區(qū)交通運(yùn)輸局（公章）

二○一五年五月二十八日

閱讀之后不難發(fā)現(xiàn)，這份通知其實(shí)存在不少問題：

一、文種使用不當(dāng)

根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）有關(guān)規(guī)定，公文標(biāo)題主要由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種這三個(gè)部分組成。在實(shí)際的公文擬制過程中，標(biāo)題擬制衍生出四種構(gòu)成形式：完全式標(biāo)題、省去發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)題、省去事由的標(biāo)題和只使用文種的標(biāo)題。在筆者即將評(píng)析的這篇公文里，其為求標(biāo)題精簡，省去了發(fā)文機(jī)關(guān)“××區(qū)交通運(yùn)輸局”。

筆者認(rèn)為標(biāo)題“關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生節(jié)假日期間安全出行宣傳的通知”文種使用不盡合理，主要基于以下考慮。

其一，公文的行文對(duì)象。首先，通讀全文即可發(fā)現(xiàn)，受文單位中的“××學(xué)院”“××××大學(xué)”作為教育機(jī)構(gòu)，隸屬于教育系統(tǒng)，彼此之間亦是相互平行的關(guān)系，同時(shí)這些高校更不是××區(qū)交通運(yùn)輸局內(nèi)部單位。由此可見，這篇公文是一篇對(duì)外行文。再者，從“××區(qū)交通運(yùn)輸局”與“××學(xué)院”“××××大學(xué)”等教育機(jī)構(gòu)在行政、業(yè)務(wù)上的工作關(guān)系來看，發(fā)文單位與受文單位之間既非上下級(jí)關(guān)系，也非隸屬關(guān)系，所以，這篇公文歸為平行文最為適宜。而所謂“平行”，即公文向發(fā)文機(jī)關(guān)的同級(jí)單位或者不相隸屬的單位發(fā)文。

其二，公文的行文目的。公文標(biāo)題“關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生節(jié)假日期間安全出行宣傳的通知”及正文已經(jīng)明確指出，行文目的就是希望各高校能夠在一定程度上加強(qiáng)對(duì)學(xué)生節(jié)假日期間安全出行的宣傳教育，更重要的則在于，××區(qū)交通運(yùn)輸局需要××區(qū)轄區(qū)內(nèi)高校的協(xié)助，以便度過當(dāng)下人流量大、道路通行不暢的困難時(shí)期。在這里，發(fā)文單位在行文中應(yīng)當(dāng)持有一種商洽探討、謙恭有禮的語氣。

在前述的基礎(chǔ)之上，筆者再結(jié)合誤用文種“通知”及應(yīng)用正確文種“函”的定義來加以佐證?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》認(rèn)為“通知”適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。對(duì)于“函”，則認(rèn)為其用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢答問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。據(jù)此，盡管“通知”并非僅限于對(duì)下級(jí)單位行文，符合此篇公文行文方向，但與“函”相較，在發(fā)文、受文單位間關(guān)系及行文用語、商洽事由等細(xì)節(jié)方面還是不可同日而語。相較而言，用“函”似乎更合適。

二、內(nèi)容拖沓，語義重復(fù)

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第十九條第三款規(guī)定：公文擬制應(yīng)當(dāng)“內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練”。

對(duì)照例文，全文二百余字，自成一段，只有文末一處句號(hào)，文中悉數(shù)使用逗號(hào)，毫無層次感可言，從格式上看顯得十分不嚴(yán)謹(jǐn)。另外，例文正文內(nèi)容十分繁冗，通讀之后發(fā)現(xiàn)，例文無非是想表達(dá)以下幾點(diǎn)意思：人流量大（游客、本地居民及學(xué)生），道路施工，公共交通落后，希望高校協(xié)助配合引導(dǎo)學(xué)生錯(cuò)峰出行、搭乘正規(guī)車輛。但在行文中卻出現(xiàn)多次語義重復(fù)，邏輯混亂，應(yīng)當(dāng)加以精簡修正。

三、落款格式有誤

對(duì)于落款中的發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期的編排，例文存在明顯不當(dāng)?！啊痢羺^(qū)交通運(yùn)輸局”及成文日期不應(yīng)右對(duì)齊頂格編排，而應(yīng)該右空四字；同時(shí)，成文日期“二○一五年五月二十八日”也不應(yīng)再沿舊例，需要將其替換成阿拉伯?dāng)?shù)字“2015年5月28日”。

（摘自《應(yīng)用寫作》）